（3）实行《群众来访处理意见书》形式。对上访事项，负有直接处理责任的主管部门、街道办事处，应当主动受理，在规定时间内调查处理并出具《群众来访处理意见书》一式两份，一份留存，一份交上访人作为上访凭证。上访人可持《意见书》到本区上一级信访部门申请复查或到区政府法制办提起复议。
（4）建立内部流转机制。对不属于本级政府或职能部门解决的群众来信来访案件，区有关部门应先受理下来，再转呈上级有关部门或市信访局，由市信访局批转至有权处理的部门，限时予以答复，处理意见转区受理单位，再由区受理单位答复信访当事人，使上访案件及时得到处理，以避免当事人越级上访。（流程示意图）
（5）建议实行信访公开原则。区信访局及有关职能部门、街道办事处要将受理范围公开、处理过程公开。可以实行信访听证会或辩论会的形式处理信访案件，即在信访主管机关的主持下，信访人与被信访机关面对面，互相陈述理由、提交依据、展开辩论，然后由主管部门主持调解，调解结束后由主管部门制作《群众来访处理意见书》。
（6）加强信访软件建设。在健全信访档案管理的基础上，逐步健全信访工作电子化、网络化。区信访局可与各街道、社区居委会、企事业单位及党政机关联网，并且与司法“148”法律服务热线联动，实现信息的快速传递、分析、资源的合理调配，为形成快速、高效的预警、处理机制创造条件。
2、建立有效的预警机制
（1）要建立健全信访信息工作网络发挥三级信访网络的作用。及时了解、掌握上访的苗头，做到早知道、早发现、早解决。做好人民建议征集工作，大力推进社区信访，实行信息预报制，将信访的热点、难点等问题及时反馈给有关单位并将需某单位处理的来信来访情况函告有关单位。建立区街两级公安、信访稳定工作领导小组定期联席会制度，疏理可能引发集体上访和不稳定因素，排查信访热点、难点问题和解决的办法，建立老上访户档案。
（2）在社区设立信访接待、法律帮助和调解联动窗口。在社区服务中心内，信访窗口接待、法律服务窗口提供法律宣传、咨询和法律帮助、调解处理窗口由司法所和人民调解组织以及综合治理及时跟进，能够及时疏导、化解、调处矛盾纠纷。
（3）认真落实三级信访组织网络的领导接待日制度。应充实社区信访工作的人员使社区信访受理接待正常化、规范化。实行街道领导和街道中层干部轮流接待，使领导对群众上访问题有更直接、直观的了解，老百姓的心声，落实问题的解决。
（4）深入开展法律进社区活动。司法行政机关的职能及其所指导的基层队伍在社会基层稳定中具有特殊的作用，是社会稳定的第一道防线，深入开展法律进社区活动，发挥司法行政职能，为营造安全、文明、祥和的小区做出贡献。一是加强居民自治组织、企事业单位人民调解委员会建设，使其网络覆盖全区，对于社会上各种矛盾及时发现，提高调处的成功率，及时介入调处，并定期汇总社会矛盾动态，与信访局等部门共同研究，针对可能引发上访的现象，超前做工作，尽可能将矛盾化解于萌芽状态，避免小矛盾形成大纠纷。二是发挥社区居委会法律顾问队伍的作用，为社区居委会调处民间纠纷提供法律支持，并参与到对社区群众的法制宣传，法律咨询活动中，运用专业法律知识，为群众答疑解惑，引导群众可以通过法律途径、协商途径解决的纠纷，尽可能通过法律途径和协商途径解决，特别是发挥民事调解协议的法律效力，引导群众通过调解达成协议并自觉执行，以减少上访事件的发生。三是发挥社区法律人才资源，如借助社区中法律部门退休老同志丰厚的法律功底和在群众中有较高威望和热心社会公益事业的特点，动员和组织他们参与社会纠纷的调处，特别是上访事件的调处。四是发挥法律服务和法律援助队伍的作用，为社区群众特别是贫困家庭提供便捷、有效的法律服务，维护弱势群体的合法权益。五是深入开展社区法制宣传教育，教育群众树立正确的权利义务观，依法维护自身的合法权益，依法信访维护社会稳定。六是组织律师参与信访接待工作，及时疏导涉法的上访群众采取合法的形式或进入法律程序，依法解决信访问题，发挥信访窗口法制宣传和教育作用，提高接待质量和结案率。