文件和记录管理程序有限公司
编号：SFS-2-4.2-01 日期：2011-01-05 页码： 3 of 6 版本：G01
4.3.2 登记 a) 文控编制各层文件的《文件清单》及《表单及记录清单》 ,文件修改时应及 时更新，并发行到相关部门。 b) 各部门的文件发行，由文控根据发行范围给予受控发行。 c) 文件的发行需填写《文件发行/回收记录》 。 4.3.3 标识 文件分为“受控”和“非受控”两类。 a) “受控”文件的标识 “受控”文件的标识方式如下： ——质量手册、程序文件、技术文件和其他三、四级文件作成时，由文
控负责加盖蓝色“受 控”字样印章进行管控。如需发行到各个部门时由文控负责加盖蓝色“发行”字样印章。 ——外来文件如须发行应受控后进行发行。 b) “非受控”文件的标识 “非受控”文件的标识由文控加盖“非受控”予以标识。 c) 文件名称标识 二级文件名称为“程序” 。三级文件名称为“基准”或者“手顺书” ,仅限此两种用法。另外 四级文件，根据目的不同，表示形式为“记录表”“条件表”“〇〇表”“〇〇单”等。 、 、 、 4.4 文件的发行和签收 4.4.1 新规及新版文件发行时，由文控填写《文件发行/回收记录》 ,接收部门进行签收。各种 文件的发行范围由发行部门根据需要确定。 4.5 文件的回收和处理 4.5.1 失效或作废文件由文控按原发行部门收回，回收的作废文件，并加盖“作废”印章，一 般作废文件保留 1 年。 4.5.2 持有受控文件的人员，因工作调动或其他原因离开原工作岗位，文控应收回该人员持有 的受控文件。 4.6 文件的修改 4.6.1 修改权限 一、二级文件修改时，应填写《文件更改申请表》 ,由原审批部门审批后由文件管理人员进 行修改，修改完成后由发行部门负责更换最新版本文件，同时收回作废文件。三、四级文件 修改时，需口头通知文控进行修改，并由文控及时发行最新版本到相关部门。 4.6.2 修改方式