文件和记录管理程序有限公司
编号：SFS-2-4.2-01 日期：2011-01-05 页码： 4 of 6 版本：G01
a)
一、二级文件由文控以换页、换版的形式进行修改，并负责更换。
——换页：当一页中出现更改内容时，应换页。换页由文管人员进行，换页无须填写文 件收发记录，但须在文件的修订履历表中填写修改履历。 ——换版：文件经过原则性、大幅度修改或质量管理体系结构、经营方针及策略发生变 化后或文件经多次修改(修改超过 9 次) ,应换版。换版由文管人员进行，换版须 填写文件收发记录。 b) c) 三级文件，同一、二级文件一样采取换页、换版形式进行修改。 受控文件不准手改或涂改。
4.7 文件和记录的使用和保护 4.7.1 当文件破损严重影响使用时，可到文控处办理更换手续，交回破损文件，换取新文件。 新文件仍沿用原发行号码，破损文件由文控销毁。 4.7.2 当文件使用人所持文件丢失时，须在《文件发行/回收记录》中备注并追加发行，补发 文件需盖受控章。 4.7.3 记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如某种原因不能填写 的项目，应将该项用单杠划去；各种生产相关的记录表和点检表必须要有部门负责人 签字确认，且负责人签名不允许空白。 4.7.4 如因笔误或计算错误要修
改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的 数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。 4.7.5 表格的填写方法具体参照《表单填写基准》进行执行。 4.7.6 对电子媒体的文件(如公司内部局域网共享的文件)需要做好使用与修改的权限，必须 做好必要的备份等保护措施。 4.8 文件和记录的借阅 4.8.1 文件和记录借阅需经文控主管批准，方可借阅。 4.8.2 对外提供质量记录资料， 一般需经总经理同意后方能借阅或提供。 (顾客查阅所购产品 最终检验记录，主管部门负责人同意即可。 ) 4.9 控制章的管理 4.9.1 控制章由文控负责保管并使用。 4.10 外来文件控制 a)外来文件由接受使用部门主管进行审核，原则上外来文件由该文件的使用部门进控制， 但是原稿需在文控保存，当接受到客户的工程规范和工程更改的文件时，文控填写《客 户文件检讨通知单暨差异分析表》基本信息联通顾客文件复印件，交给相关的单位进