2003年形成的永久、长期、短期3个保管期限的归档文件，编号后形成3个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水件号，长期的从“1”开始编一个流水件号，短期的也从“1”开始编一个流水件号。当然，也有同一机构内产生的材料划分为不同类别的，则先按类别分类，再按机构、保管期限排列。例如：党政办公室产生的材料，应先按党群、行政分类，再按机构、保管期限排列。
二是按分类方案的某一级类目进行分类归档的（教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会等类），即采用“年度——类目——保管期限”分类的，室编件号应在最低一级类目内，按同一年度、同一机构、同一保管期限内从“1”开始编一个流水号。例如：①教学和科研类（其中综合类除外）在三级类目内编制件号；②其余各类（包括所有综合类）均在二级类目内编制件号；③财会类例外，先按归档机构排列，然后在二级类目内先按永久、长期、短期排列后再编制一个流水件号。例：教务处2003年教学计划、学籍变更材料等，分别划在2个三级类目中，应在这2个类目中按其保管期限的划分，编制永久或长期件号，均从“1”开始编流水件号。
5、归档机构：即档案形成部门。
6、馆编件号：由档案馆根据进馆档案的类别和保管期限编制。 (二) 盖归档章的要求
1、盖归档章的位置。一律加盖在归档文件首页上端居中的空白位置，如果领导批示或收文公章等占用上述位置，可将归档章盖在其他空白位置，但以上端为宜。以篮黑色印泥为宜。
2、填写归档章项目应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳
素墨水等。档案材料一律杜绝使用圆珠笔、铅笔、红色或纯兰色笔。
3、改进盖归档章的方法。搞好两个结合：一是与机关内外收发文程序结合，在收文尚未流转、办理前，就由收发部门在文件的首页上加盖空白归档章，可以有效地避免领导批示等占用盖章位置。二是与推行文书处理部门归档制度结合，给每一个部门分别配置一套归档章，每形成一份文件，就由这些部门的兼职档案人员加盖空白归档章，这样，可以大大减轻年终集中整理归档时盖归档章的劳动强度。
附注：档号模式和标识与各类档案归档章示例参考 A、档号模式和标识：
1. 2003—DQ13—Y10 2003年—党群类组织—永久第10件 2. 2003—XZ12—C17 2003年—行政类人事、师资—长期第17件 3. 2003—JX13—2—C8 2003年—教学类全日制本、专科—招生—长期第8件 4. 2003—KY12—3—Y6 2003
年—科研类社会科学—省级项目—永久第6件
5. 2003—SB18—C20 2003年—设备类第18号仪器设备—长期第20件 6. 2003—JJ17—Y16 2003年—基建类第17项工程—永久第16件 7. 2003—CP14—D3 2003年—产品类第14号产品项目—短期第3件 8. 2003—CB15—D2 2003年—出版类第15号出版物—短期第2件 9. 2003—WS12—C9 2003年—外事类出国—长期第9件 10. 2003—CK14—D89 2003年—财会类凭证—短期第89件
B、各类档案归档章示例 ： 1、
5 组织部 2003 永久 DQ 13-10 2、
5 人事处 2003 长期 XZ 12-17 3、
5 招生办 2003 长期 JX 13-2-8 4、
5 科研处 2003 永久 KY 12-3-6 5、
5 2003 国资处 长期 SB 18-20 6、
5 2003 基建处 永久 JJ 17-16 7、
5 2003 校产处 短期 CP 14-3 8、
5 2003 期刊中心 CB 15-2 短期
9、
5 2003 国交处 长期 WS 12-9
10、
5 2003 计财处 短期 CK 14-89
另外，所有类别中的综合类举例：
2003年，教学综合类，第18件，教务处产生的长期保管档案。
5 2003 教务处 长期 JX 11-18
第五步 编目
在搞好前四步工作的基础上，不要急于编目，还应注意搞好复查定盒，它是保证文件归档质量的必要措施。复查的内容如下：
第一，文件收集是否齐全完整（注意发现漏收、重份等问题）； 第二，年度是否分清（注意跨年度文件的补收）；
第三，盒内文件排列是否合理（注意密不可分的文件有无人为分开）；
第四，归档文件保管期限划分是否准确（注意几种保管期限保存的文件有无交叉现象）；
第五，一个事由（或问题）的文件是否集中（注意有无夹杂其它内容）。
编目是指编制归档文件目录。它是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和基础。编制归档文件目录，实现了归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。
编目必须按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面的揭示归档文件的全貌。
(一) 归档文件目录的项目
1、件号：填写室编件号。每一件文件的“件号”，指每一个归档机构或每一个类目的归档文件在划分保管期限（永久、长期、短期）后，分别在各种保管期限中的顺序号。
2、责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。联合发文填几个主要的就可以了。不必一一填写。责任者可填正规的简称，但不能填成“本校”，如：可填“长理工大”。
3、文号：即文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关的代字、年度、顺序号组成。可按竖3排照实填
长理工大写，如：〔 2003〕 。文号栏内不得填写期刊、会期或文件件次，但可
4号
填写在题名栏内。
4、题名：即文件标题。它是直接表达文件的内容和中心主题的文件特征，是归档文件内容的起点。文件题名较长的可填二、三行不等。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。
(1) 会议记录可作为一件，但应将每次会议的期次、时间和主要