内容填写在目录上。
(2) 文件标题按原标题写，一般应照实抄录，不要随意改动和简化，标题文字太长可以简化（但不能更改原意），标题第一行应空两格。
(3) 有主标题和副标题的，主标题可以代替副标题的后者可以不写。
(4) 无标题的有四种情形的变通处理方法：①文件标题是“通知”或“便函”一类的，可根据文件内容重新拟写标题；②批转性文件只反映字号的，应根据文件内容重新拟写标题；③针对性文件标题，如干部任免，只填写针对本机关的人名；④标题相同的，如工作计划、总结和报表不能打省略号，应标出单位名称。
5、日期：即文件的形成时间。它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。
文件年月日，只要在同一年代的文件，每张文件目录第一格写全称，填写时可省略年、月、日三个汉字，只填写阿拉伯数字，即填为
两行如 2003
0909 。
没有日期的也有四种情形的变通处理方法：①会议文件材料按会期；②年报表按当年12月或第二年元月（如有专业年度的填写专业年度时间）；③培训班形成的文件材料按办班时间；④使用衬垫纸贴的行政介绍信和组织关系等，只填写第一张的日期或第一张和最后一张的起止日期。
6、页数，即填写一件的总页数。计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等）的页画为一页，空白页不计。大张
文件或图表的折叠页，一张只能计一页。来文与复文、正本与定稿、收文处理单与文件等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。
编页号可以固定文件的位置，便于统计、核对和查找。具体方法： (1) 以文件“自然件”为单位，按页次顺序编流水号，一般为每页编一个号。
(2) 两面有字的两面编号，正面编在右上角，背面编在左上角。 (3) 印刷件，能利用原页号的可不再编号。只有底稿接着编号。 (4) 基建图纸采用手风琴式折叠法，每张编一个号。
(5) 一张衬垫纸上贴有多张32开纸的文件（如行政介绍信、组织与工资关系、照片等），以原件为对象，每张编一个号，不要错编在衬垫纸上。
7、备注，用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁等。
(1) 只有请示没有批复的，应注明缺批复。 (2) 只有复印件缺原件的，应注明缺原件。
(3) 以上级机关名义起草的行文，底稿交上级机关归档，本级只留打印件，也可注明交XX机关存档的字样；不须说明的空着不填。
(二) 编目的几点要求
1、归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm，见附表）。
2、每张目录横栏仍为10格。每格一般只要求填写一份文件；特殊文件（如附件或有副题名等）可填用2栏。
3、永久和长期保存的文件，文件目录要打印三套，一套随文件入盒，交档案馆两套；作短期保存的文件，目录要求打印二套，一套入盒，一套交档案馆。
4、归档文件目录封面可以视其需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目，其中全宗名称填写时，应使用全称或规范的简称。
5、归档文件目录软盘应交档案馆保存（注明单位名称和年度），归档机构每年可到档案馆领用新软盘。
为了便于查找，应在归档文件目录右上角增加几个选项，即保管期限、归档机构、档号。
第六步 装盒
装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、用铅笔编制档案盒脊项目等工作内容。作为基本编目的一部分，装盒这一环节除其中一些技术操作外，同样应该体现出归档文件系统化的结果。因此，在装盒方式、档案盒盒脊项目设置等方面与分类、排列等的原则和方法是一致的。
(一) 装盒要求
归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。档案利用完毕后归档时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中。装盒的具体要求有三条：①不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒（2年以内临时机构按结束年归档的除外）；②不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；③分机构的情况
下，不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒。即使某些机构形成的文件数量少，装不满一盒时，也不宜将其混入其他档案盒，而应通过使用不同厚度的档案盒来解决。
装盒时还应该注意二点：一是视其文件的多少选择档案盒的厚度。二是档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内，只须按照排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，依次装入下一盒即可。
（二）盒号
盒号，即档案盒的排列顺序号。盒号包括室编盒号(用铅笔编写)和馆编盒号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。
馆编盒号应由学校档案馆统一负责编制。其编制方法为：在分类方案的某一级类目内，按档案盒上架排列后的顺序流水编制。即除财会类按归档机构排列外，其他九大类档案均按二级或三级类目排列。具体来说，就是在同一年度的一级类目内编制统一的流水号。
(三) 档案盒格式与填写 1、档案盒的规格
档案盒外形尺寸为长310mm，宽220mm的长方体，厚度一般为10 -50mm，也可以根据需要设置其他尺寸的厚度。
2、档案盒封面
档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称，下加双横线。一般全宗名称要求使用橡皮条章盖印（或使用电脑打印）。
3、档案盒盒脊的项目
档案盒盒脊应根据摆放方式的不同（即竖放与横放），在盒脊或
底边设置检索项，包括以下六项：
(1) 全宗号：即立档单位全部档案的总称，我校全宗号为“5”。 (2) 年度：应填写档案形成的年度，并填写全称，如2003。 (3) 保管期限：视其档案保存价值由立档单位确定的，并填写 “永久”等。
(4) 机构（问题）：填写机构是指本单位内部机构，如人事处、计财处等。问题则指几个小问题组合在一起的，可笼统的标注。
4、起止件号：即填写盒内第一份和最后一份文件的件号，中间用“——”号。
5、盒号：即档案盒的排列顺序号。就一个单位（全宗）而言，就是在分类方案的最低一级类目内，将各个内部归档机构（或按问题分类的）同一年度的文件按永久、长期、短期的顺序编一个盒排流水号。编盒号，一般由档案馆完成。
在上述项目填写时，凡涉及到阿拉伯数字项（如全宗号、年度、起止件号、盒号等）一律使用刻字盖印或铅笔编号，其它项基本上涉及到汉字，用刻字盖印，盖印的颜色统一为蓝黑色。
6、备考表，放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。它是各部门对归档文件进行动态管理的有效措施。
备考表上设置的项目包括以下几个方面：
(1) 盒内文件情况说明：包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文