件整理时，如某份文件须说明的内容较复杂，目录备注项中填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。
(2) 整理人：填写负责整理归档的人员姓名，以明确责任。 (3) 检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，可填写归档机构负责人的姓名，由其对文件归档情况进行监督检查。
(4) 日期：填写归档文件整理完毕的日期。可以是全部归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。
归档文件在学校档案馆保存阶段内如有变动情况，档案人员应随时在备考表中注明。
下面附三种标准表格式样： 1、《归档文件目录》 2、《备考表》
3、《财会档案移交目录》
归档机构： 保管期限： 档号：
归 档 文 件 目 录
件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 备 考 表
整理人：
检查人：
年 日盒内文件情况说明：
月
财 会 档 案 移 交 目 录
归档机构： 交接时间： 年 月 日
代号及类别名称 档案内容 数量 （件） 起止年月 保管 期限 件号 备注 归档机构负责人： 移交人： 档案馆接收人：