产配送情况后希望实时增加订单，它们可以按下这个补购图标，那么系统便可以实时把客户增加订单数量的信息传送到利丰贸易的订购部。
货运报告：客户可以在互联网上观看所订购的产品、货物运送时间表、质检（QC）情况及已经运抵目的地的产品。系统会把完成生产的信息以及生产商进行品检的进度一一传送到客户手中；客户可按月份、产品种类及目的地拣选想参看的货运资料，亦可把报告输出到其他软件（如Excel）进行打印或记录。
货物集装安排：Import direct还有一个增值功能，就是为客户的货品进行整合装箱分析。利丰利用科学化的计算，把不同生产商的货品整合，找出最能利用货柜空间的摆放方法，节省客户的运输费用。举例来说，利丰旗下的一个玩具零售连锁店Kaybee Toys 分别使用五个位于不同国家的工厂进行生产，当完成生产工序后，Import direct便会综合各生产商的产量和运送目的地，拣选最适合的货箱尺码，决定以哪一种形式进行货物装箱，以及与物流供应商共同计算最符合经济原则的货柜用量。这种科学化分析不仅能为Kaybee Toys 提供更快捷的产品整合方案，亦为它节省大量物流费用，提高其产品竞争力。
图4 工厂评估流程
2）生产数据管理系统WebPDM及JustWin （外购软件系统）
利丰贸易所运用的生产数据管理系统，如webPDM 及JustWin，加强了公司与客户、工厂及供应商之间的沟通。这些系统是制衣行业针对产品规格的传送与组织而研发的数据管理软件。其主要功能包括整理及传递精确的和最新的产品规格资料，如质量监控、布匹、影像和价格等。
WebPDM 及JustWin功能丰富，利丰员工利用这些系统来计算成本、采购原材料、测量尺寸、绘制草图和传送产品式样，亦可进行产品搜索及自行设计活动报表。这些系统不仅可以管理生产流程，也是图案照片（设计手稿、主副料）的管理系统，利丰贸易员工可以把公司内使用的图案照片编成目录，包括那些用计算机辅助设计的扫描影像及数码影像和数码相机的相片。
对利丰贸易员工来说，WebPDM 及JustWin 的应用能大大提升信息的传递效率，减少开发产品所需要的时间。这些软件是在互联网平台上操作的，令系统的支持工作能够快捷地在全球各地进行。
3）颜色管理系统e-Lab Dips（外购软件系统）
对于硬产品和软产品来说，颜色控制是一项专业而精细的工作。颜色往往是一件产品的灵魂，所以颜色的挑选、生产与监控对于客户和生产商来说均十分重要，双方需要不断进行颜色校对工作。
在传统的颜色管理（colour management）过程中，客户与利丰贸易以及供应商之间的颜色标准及样品传送都依靠邮寄方式，把实物送到对方手中。现今客户所追求的是快捷的生产方式，单单依靠空运传送不但费时，而且更会增加生产成本。
利丰贸易应用了先进的电子颜色测试技术，再配合互联网传送，大大缩短了颜色校对和确认颜色所需的时间，并降低了成本。从图5中可见，客户首先把颜色标准指示以互联网及邮寄方式分别送到利丰贸易，然后，利丰贸易同样把这两个颜色标准分别以互联网及空运方式送到布料供应商。供应商会依照指示制造一系列样品。同时，利丰贸易利用光谱仪（spectro）制造出颜色电子处方，通过互联网把电子颜色处方传
送给供应商。这样，供应商便可以依照电子处方修改样品颜色。当供应商制成实物样品并送到利丰贸易后，员工会再用电子颜色处方校对样品的颜色，若颜色通过测试，便可以送给客户做最后确认（见图6）。 这项先进的颜色管理系统主要有三个好处：首先，提高生产效率：客户、利丰贸易以及供应商可以进行高效率和准确的颜色监控。其次，降低成本：利用互联网传送颜色标准，可以使企业减少运送费用。根据利丰贸易的经验，这种互联网传送方式可以为每个样品节省约一半的运送成本，并有效提高整体生产盈利。最后，妥善地储存及运用信息：互联网提供快捷、简易及有条理的储存、分类及搜索模式，并能减少行政人员和费用。
图5 颜色管理系统
图6 e-Lap Dips 颜色处方与光度测试
（2）订单处理
1）出口贸易系统XTS-5
XTS-5即“Export Trading System Version 5.0”这是利丰贸易一个核心的出口贸易系统，图7解释了它的功能及订单的流程。XTS-5主要有以下6项功能：
图7 XIS-5的功能
① 主档案
主档案包括所有客户、供应商及产品资料。客户资料包括普通资料及仅限于某些部门才能参阅的资料。普通资料（包括客户地址、货运标记等）可供利丰所有部门查看；而仅限干某些部门才能参阅的资料（包括付款细则、销售内容和佣金等）则只供那些拥有系统密码的员工查阅。所有新订单资料必须输入这个主档案，以作日后翻查及打印发票之用。
原材料供应商和工厂资料亦分为普通资料及仅限于某些部门才能参阅的资料。普通资料包括原材料供应商和工厂的地址及产品类别等，这些资料可供所有部门查看；而仅限于某些部门才能参阅的资料则包括付款细则、销售内容和佣金等。
产品资料包括产品编号及对产品的描述，可供所有部门员工查看。
② 订单（case）
“case”在XTS-5 系统内代表了一个客户的订单内容，包括客户及相关供应商的交易细节、产品资料、生产内容及货运安排。当有新客户的时候，负责为该客户采购的员工可以自行在系统内开设新档案，并可为该客户开出销售合约( placement report）和采购合约（purchase contract）。若销售合约落实，员工可从系统中开出采购备忘录（placement memorandum）。
③ 质量监控与检查档案
那些拥有“QA ”职权的员工可以把检查报告（包括检查员名称、检查日期及进度等）输入系统中的客户档案里，亦可以为那些已获批准和审核的货品开出发货授权书（shipment release authorization）。
④ 发票数据库
当货品通过采购及品质批核后，负责货运的员工便可以在系统中开出客户发票。 ⑤ 订单追踪系统
每日，XTS-5会把新数据分别传送到订单追踪及订单开发系统。采购员、货运员及质量监控员可依照管理层所订下的订单开发和产品生产指标开出各种工作追踪项目。
⑥报告工具——管理信息系统报告（MIS report）及动态报告（dynamic report)
公司经理可以通过管理信息系统报告功能来查阅一些重要数据，如客户、供应商、部门及不同国家或地区的总销售额、未付款额及发票总额等。此外，公司员工可以利用动态报告工具，根据自己的需要来开出一系列预定或自定的报告。
2）电子数据交换系统
作为贸易公司，利丰贸易每天要处理的文件数不胜数，包括订货单、信用证、发票以及提货单等。为了节省人手及增加效率，利丰贸易直接与客户的计算机网络和采购网络建立联系，双方可以用电子方式传送及交换各类文件。一直以来，利丰贸易都沿用EDI 技术来进行电子文件交换，但近年XML（可扩展标记语言） 的出现令文件的传送更为方便且更具弹性，而XML费用亦较EDI便宜，为此，利丰贸易在2002
年初全面以XML Gateway 取代旧有的电子数据交换系统。
① 电子数据交换系统的运作
EDI 即电子数据交换，是一种利用计算机进行商务的方法。电子数据交换可应用于各行各业，公司可以运用电子数据交换与不同的单位进行文件资料交换和处理。EDI系统利用一种国际公认的格式，通过计算机网络将贸易、银行、保险、运输和海关等行业之间的信息，进行数据交换与处理，完成主要以贸易为中心的业务过程。
电子数据交换的用户需要按照国际通用的格式发送信息，接收方也需按照国际统一的语法规则，对信息进行处理，并激活其他相关的电子数据交换系统进行综合处理，整个过程都是自动的，不需要人工操作，可减少出错，提高效率。
从图8中可见，数据经过互联网或增值网络（Value Added Network, VAN）时，电子数据交换系统把客户发出的应用文件（如票据）或数据映射（mapping）成一种标准的中间文件，这个中间文件经过编辑后可直接阅读和打印。电子数据交换能通过其翻译（translation）功能，将中间文件通过翻译软件制成电子数据交换标准格式文件。这种标准格式文件是一种只有计算机才能阅读的文件，是电子数据交换用户之间进行贸易的依据。当完成映射及翻译过程后，标准格式文件便会进人利丰贸易的XTS-5系统进行各项核对及执行工作。
② 使用电子数据交换的好处
利丰贸易利用电子数据交换令XTS-5 内的订单处理过程变得更为快捷（见表1），而客户亦因为利丰贸易采用了电子数据交换而增加了订单数量。
总括而言，电子数据交换为利丰贸易带来以下好处：
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减少工序重复，提高工作效率。电子数据交换消除了订单登记员及会计部重新输人数据所需的时间，并减少了资料输入时出错的机会，将业务处理时间大大缩短。 减少纸张的消费，降低营运成本。
减少员工成本。计算机自动接收和处理信息，公司可以用更少的员工去处理同样的业务，并缩短专业人员花在处理行政工作上的时间，令他们能更专注地从事更高效率的工作。
时间价值效益。利用电子数据交换来处理收款，可以缩短资金处理的时间。
利丰贸易与贸易伙伴能够以快速、有效的方式进行交易，大大简化了订货和交付过程，使双方能够及时地和充分地利用各方的人力资源。
改善双方的贸易关系，令供应商可以更准确地预测需求量，而客户则可以提高存货效率。
表8 电子数据交换与XTS-5整合流程
表1 例子——韩国客户采用EDI后所节省的时间
③ XMI Gateway 的出现与运作上的效益
利丰贸易有大约百多个客户通过增值网络，用电子数据交换形式与其进行文件交换，余下的部分客户
则会采用互联网来传送文件。2001年，利丰贸易开始考虑为XTS-5增值。
“我们希望加强与客户计算机系统之间的?连接性?( Connectivity)，”利丰信息技术总监叶毅洪说，“经过详细了解后，我们选择了XML 作为新系统的支持技术。”
在选择过程中，利丰贸易曾经考虑沿用传统的电子数据交换技术，但此技术必须通过增值网络才能将文件传送，而客户也需要缴付一定的通讯费用。虽然增值的收费并不算太高，但问题是当用了电子数据交换开发新应用程序后，可以重用的机会便会减少，最终只有摒弃不用。至于软件方面，利丰贸易评价了市场上众多软件的兼容性、可扩展性和可维护性之后，选择了微软的BizTalk 服务器。
利丰贸易的客户转用XMI Gateway 的过程十分简易，客户只要将文件（如客户的采购单）的格式资料传送到利丰贸易，XML Gateway 中的BizTalk 服务器就会利用它的图解（Universal schema）功能，先将文件格式存盘，当日后再收到客户的电子文件时，便会自动将之转换成XML 文件。
当文件转换成XML 文件后，利丰贸易便可更方便及更具弹性地处理客户和供应商资料。此外，新的XML Gateway 擅长建立自动程序，亦比旧系统节省约2/3 的时间，有利于日后利丰研发新的资源及工作流应用软件（workflow application）。
图9显示了一个采购订单及其相关信息的流程。首先，客户经BizTalk 把采购订单传送到利丰贸易，利丰贸易依照采购订单开出一份采购备忘录，BizTalk 继而根据这份备忘录为供应商开出一张采购合同，再把采购合同传送到卷标供应商。卷标供应商会根据指示，把卷标运送给供应商。当收到卷标后，供应商便把采购合同传送到BizTalk 系统。同时，货运公司亦会将采购合同通过BizTalk 系统传送给客户。
图9 BizTalk处理采购订单的流程
④ 新技术转移由客户推动
利丰贸易希望旗下约6 000多个供应商在自己的计算机系统上安装SCMTalk 装臵（包含了windows 2000服务器、SQI 2000服务器、Visual Studio.net 及BizTalk 2002服务器），这样才能应用新的XML文件传送方式。客户方面，他们只需透过电邮向利丰贸易提供文件格式，日后便可自动转化成XML文件。利丰集团信息技术总监叶毅洪表示，公司虽然会派出营业代表向客户讲解新系统的情况，但最终仍会由客户决定是否套用该系统，所有改变过程均是由客户推动的。
⑤ 新系统加强公司的环球供应链之互联
总括而言，BizTalk 服务器及供应商SCMTalk 均能大大加强供应链管理系统的互联效能。BizTalk 服务器可进一步改良利丰贸易现有的通讯界面，而供应商在BizTalk 上运行SCMTalk 则可确保利丰贸易与其供应商伙伴间享有顺畅及高效率的交易。这些新技术更可响应客户不断转变的信息需求及与日俱增的自动化服务需求。
（3）生产管理：订单追踪系统
利丰贸易内部员工可在XTS-5系统内的订单追踪系统查询及更新生产信息。每一个负责服务客户和产