账不符，因此，应认真输入辅助核算内容。
（1）当输入的科目需要待核银行账时，要求输入对应的结算方式、票号和发生日期，这些信息在进行银行对账时使用。
如果在初始设置中选择了支票控制，该结算方式设为支票管理，则银行账辅助信息不能为空，而且该方式的票号应在支票登记簿中有记录。
（2）当输入的科目有数量核算要求时，要求输入数量和单价。系统根据“数量×单价”自动计算出金额，并将金额先放在借方，如果方向不符，可将光标移动到贷方，按空格键即可调整金额方向。
（3）当输入的科目有外币核算要求时，要求输入外币金额和记账汇率，并以外币金额和记账汇率的乘积作为记账本位币金额自动填入借方或贷方金额栏内。
（4）当输入的科目有个人往来核算要求时，要求输入部门、个人、票号和发生日期。 （5）当输入的科目有部门核算要求时，要求输入部门。
（6）当输入的科目有项目核算要求时，要求输入部门、项目名称等。
（7）当输入的科目有客户或供应商往来核算要求时，要求输入客户或供应商、业务员、票号、发生日期，以客户往来为例。
（8）当输入的科目已设置为备查科目时，再输入凭证时，可按工具栏上的“备查”按钮，打开“备查科目资料”对话框，输入该科目备查资料。
2.修改凭证
凭证输入时，尽管系统提供了多种控制错误的措施。但错误凭证是难免的，记账凭证的错误必然影响系统的核算结果。为了更正错误，系统提供了对错误凭证修改的功能。 具体修改方式如下：
第一种方式：对已经输入但未审核的记账凭证，可随时找到错误凭证，在编辑状态下直接进行修改。
第二种方式：已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改，可以先通过凭证审核功能取消审核后，再通过凭证的编辑功能进行直接修改。
第三种方式：若已记账的凭证发现有错，不允许直接修改，针对此类凭证的处理，会计制度要求留下审计线索，可以采用“红字冲销法”或者“补充登记法”进行更正。
修改凭证的操作方法是： （1）编辑状态下凭证的修改操作 （2）冲销凭证 3.作废/恢复凭证
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如果遇到有非法的凭证需要作废时，可在“填制凭证”窗口中单击“制单”菜单中的“作废/恢复”命令，将非法凭证作废。对于已作废的凭证，可再次单击“制单”菜单中的“作废/恢复”命令，即可取消“作废”标志，将当前凭证恢复为有效的凭证。
4.整理凭证
对于已作废的凭证，如果不想保留，则可单击“制单”菜单中的“整理凭证”命令，将作废凭证彻底删除，并对未记账的凭证重新编号。
5.查询和汇总凭证
凭证的输出和汇总是指对已经输入到计算机内，且符合条件的凭证进行查询、打印和汇总。通过凭证的输出和汇总可以明确当前经济业务的情况，检查凭证内容的合法性和正确性，是否已对凭证进行了审核。在进行记账凭证的输出和汇总时，既可对未记账凭证进行查询、打印和汇总，也可对已记账凭证进行查询、打印和汇总；既可查询、打印一张凭证，也可查询、打印多张凭证。凭证的汇总可以得到一个汇总表，该表可以显示或打印出来。
凭证的输出和汇总操作方法比较简单，由有权进行凭证查询、打印的操作员进入相应的功能模块，输入需查询、打印和汇总的条件，确认条件后，计算机会自动显示符合条件的凭证。如果单击“打印”或“汇总”，即可打印、汇总凭证。 二、审核凭证
审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行的检查核对。审核的内容包括两个方面：
一是经济业务的真实性、合法性，
二是所录入会计凭证的正确性。如记账凭证是否与原始凭证相符、会计分录是否正确等等。
审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。只有经过审核后的记账凭证才能作为正式凭证进行记账处理。审核凭证主要包括出纳签字、审核凭证两方面工作。
1.出纳签字
会计凭证填制完成之后，如果该凭证是出纳凭证，且在系统“选项”中选择了“出纳凭证必须经由出纳签字”，则应由出纳核对签字。
出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可通过“出纳签字”功能对制单人员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制
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人员修改后再核对。
2.审核凭证
凭证审核有屏幕审核和对照审核两种方法。 （1）屏幕审核
屏幕审核是指直接根据原始凭证，对屏幕上显示的记账凭证进行审核，对正确的记账凭证，执行审核命令，计算机将在凭证下方的审核处自动签上审核人姓名；对错误的记账凭证，不予审核或执行标错命令。如果标错，计算机在凭证左上方标明“有错”字样。
屏幕审核的方式有单张审核方式和成批审核方式两种方式。所谓单张审核方式是指凭证审核人员在审核凭证时一张一张地进行审核，这种审核方式容易发现错误，但比较麻烦，适用于对凭证录入人员所录入的凭证有理由认为有错误的情形。所谓成批审核方式是指凭证审核人员一次审核多张凭证，这种方式比较快，只要用户选择相应的功能键或输入审核条件即可，但不能发现问题，适用于对凭证录入人员所录入的凭证有理由认为完全正确的情形。
有时会出现审核人员误操作或已经审核通过的凭证在未记账前发现错误等情况，此时应取消签章。取消签章是指从已经签章的凭证上抹去审核人员的姓名，使得该张凭证成为未签章的凭证。取消签章的方式也分为单张取消签章方式和成批取消签章方式，具体方法与凭证审核基本相同，所不同的是用的功能键不同。
（2）对照审核
对照审核是通过对凭证的二次输入，达到系统自动审核凭证的目的，确保经济业务处理不会发生输入错误。
三、记账
记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。记账即登记账簿，计算机记账是将存放在“记账凭证数据库”这个非正式会计档案中那些已经审核签章的会计凭证数据，通过一定的方法转化成有关正式会计账簿。
在电算化方式下，记账是由有记账权限的操作员发出记账命令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检验、科目汇总、登记账簿等操作。
1.记账处理
计算机在处理记账功能时，采用向导方式，使记账过程更加明确。只要单击“凭证”菜单中的“记账”命令，即可进入记账向导，依次回答有关问题就可完成记账工作。
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计算机自动对记账前的各种凭证和账簿进行检查和核对，并由计算机自动进行强制备份，其目的在于，一旦记账过程被非法中断（比如掉电）或用户需要时，计算机将根据备份的数据，恢复到记账前状态。
备份完数据后，就开始转移已经审核的凭证，同时根据这些凭证进行汇总，产生各账簿最新的本月发生额、本年累计发生额、期末余额等。这个过程由计算机在短时间内自动完成，不需人工干预。计算机处理完毕后自动退出。
记账功能比较重要，一旦记账，凭证不能再修改。因此，可将记账权限限定为专人使用。已经记账的凭证需要修改，只能做蓝字或红字调整凭证进行修改。
每月可进行多次记账，采用分时、分类、分批等方式将凭证记入有关账簿。业务多的单位可每天记一次账。
2.取消记账操作
由于某种原因，如记账过程中，由于断电使登账发生中断等，导致记账错误，或者记账后发现输入的记账凭证有错误，需进行修改。为了解决这类问题，可调用“恢复记账前状态”功能，将数据恢复到记账前状态，待调整完后再重新记账。
记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后用户重新记账。
系统提供两种恢复记账前状态方式：一种是将系统恢复到最后一次记账前状态；另一种是将系统恢复到本月月初状态，不管本月记过几次账。具体操作方法是：
首先，单击“期末”菜单中的“对账”命令，进入“对账”窗口，在对账状态下，按“Ctrl+H”键，激活恢复记账前状态功能。然后，单击“凭证”菜单中的“恢复记账前状态”命令，打开“恢复记账前状态”对话框，选择恢复方式单选按钮，即可恢复记账。
四、 出纳管理
出纳管理功能是出纳人员进行管理的一套工具，它包括现金和银行存款日记账的输出、支票登记簿的管理以及银行对账功能，并可对长期未达账提供审计报告。
1.日记账
日记账输出的主要格式包括：金额式日记账和外币日记账（即复币式日记账），通过该功能可输出某一天的现金、银行存款日记账，还可输出任意一个会计月份的现金、银行存款日记账。
（1）查询日记账
现金科目、银行存款科目必须在“会计科目”功能下的“指定科目”中预先指定，
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使用“现金日记账”功能，可查询现金日记账，同样使用“银行日记账”功能，可查询银行日记账。
（2）打印日记账
使用“出纳”菜单中的“账簿打印”功能，可打印正式现金日记账、银行日记账。现金日记账和银行日记账要每天登记，做到日清月结。如果业务较多要每天打印输出，如果每天业务较少也可按旬打印输出。定期采用计算机打印输出的活页账页装订成册。
2.资金日报表
资金日报表是反映现金、银行存款每日发生额及余额情况的报表，在企业财务管理中占据重要位置。在手工方式下，资金日报表由出纳人员逐日填写，反映当天营业终了时现金、银行存款的收支情况及余额。电算化方式下，“资金日报”功能用于查询、输出和打印资金日报表，提供当日借、贷金额合计和余额以及发生的业务量等信息。
3.支票登记簿
为了加强企业银行支票的管理，企业通常需要建立“支票登记簿”，以便详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。在手工方式下，支票登记簿由出纳人员逐项填写，用来反映支票的使用情况。电算化方式下，用户要执行“支票登记簿”功能，需要以下三个条件：
（1）必须在初始设置的“选项”中已选择“支票控制”。 （2）必须在结算方式设置中已设置“票据结算”标志。 （3）必须在“会计科目”中已指定银行总账的科目。 4.银行对账
银行对账是企业出纳人员的最基本工作之一。企业的结算业务大部分要通过银行进行结算，但由于企业与银行的账务处理和入账时间不一致，往往会发生双方账面不一致的情况，即所谓“未达账项”。企业必须定期将银行存款日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。
电算化方式下，出纳人员只需把对账单录入到计算机中，银行存款日记账与对账单的核对可由计算机自动完成，并自动编制银行存款余额调节表。
银行对账是货币资金管理的主要内容。在总账系统中，银行对账的科目是指在会计科目界面编辑菜单下指定科目中指定为银行存款的科目。
（1）录入银行对账期初
为了保证银行对账的正确性，在使用“银行对账”功能进行对账之前，必须在开始对账的月初先将日记账、银行对账单未达项录入系统中。
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