“银行对账期初录入”功能是用于第一次使用银行对账模块前输入日记账及对账单未达账项，在开始使用银行对账之后一般不再使用。
（2）录入银行对账单
“银行对账单”功能用于平时录入、查询和引入银行对账单，在此功能中显示的银行对账单为启用日期之后的对账单。
要实现计算机自动对账，在每月月末对账前，必须将银行开出的银行对账单输入到计算机中，存入“对账单文件”。
（3）银行对账
银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销，对于已核对上的银行业务，系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方写上两清标志，并视为已达账项，对于在两清栏未写上两清符号的记录，系统则视其为未达账项。手工对账是对自动对账的补充，采用自动对账后，可能还有一些特殊的已达账尚未勾对出来而被视为未达账项，为了保证对账更彻底正确，可通过手工对账来进行调整。
下列四种情况中，只有第一种情况计算机能够自动核销已对账的记录，后三种情况均需人工帮助挑选相应的业务，用强制的方式核销：
? ? ? ?
对账单文件中一条业务记录和银行日记账未达账项文件中一条业务记录相同； 对账单文件中一条业务记录和银行日记账未达账项文件中多条业务记录相同； 对账单文件中多条业务记录和银行日记账未达账项文件中一条业务记录相同； 对账单文件中多条业务记录和银行日记账未达账项文件中多条业务记录相同。
（4）输出余额调节表
在对银行账进行两清勾对后，便可调用此功能查询打印“银行存款余额调节表”，以检查对账是否正确。进入此项操作，屏幕显示所有银行科目的账面余额及调整余额。
（5）查询对账勾对情况
“查询对账勾对情况”功能用于查询单位日记账及银行对账单的对账结果。通过此功能可以了解经过对账后，对账单上勾对的明细情况，包括已达账项情况和未达账项情况，从而进一步查询对账结果。
（6）核销已达账
“核销银行账”功能用于将核对正确并确认无误的已达账删除。在总账系统中，用于银行对账的银行日记账和银行对账单的数据是会计核算和财务管理的辅助数据。正确对账后，已达账项数据已无保留价值，因此，通过上述对账的结果和对账明细情况后，
16
便可通过“核销银行账”功能核销用于对账的银行日记账和银行对账单的已达账项，以清理计算机系统的硬盘空间。在执行核销功能时，应确保银行对账正确。
（7）长期未达账审计
“长期未达账审计”功能用于查询至截止日期为止未达天数超过一定天数的银行未达账项，以便企业分析长期未达原因，避免资金损失，其操作方法是：单击“出纳”菜单中的“长期未达账审计”命令，打开“长期未达账审计条件”对话框，输入查询的截止日期及至截止日期未达天数超过天数，审计条件输入完成后，单击“确定”按钮，屏幕显示查询结果。 五、账簿管理
账簿管理也叫账表输出，是指对存放在计算机内的有关总账、明细账、日记账、余额表等进行查询、打印方面的输出。无论是查询还是打印，都必须输入指定条件，由计算机按照所给条件，在有关数据库中查找符合条件的记录，并将符合条件的账表显示出来。所不同的是，打印先把账表显示出来，然后再单击“打印”即可。
查询账簿，是会计日常工作中另一个重要内容。除了前述现金和银行存款的查询输出外，账簿管理还包括基本会计核算账簿的查询输出，以及各种辅助核算账簿的查询输出。
账簿查询提供未记账凭证的模拟记账功能，使企业能随时了解各科目的最新余额和明细情况，对部门、项目信息反映及时，费用控制更加可靠；而且在账簿查询的过程中，处处可以方便地实现：总账、明细账、凭证之间的联查。
1.基本核算账簿
基本会计核算账簿管理包括总账及余额表、明细账及序时账、多栏账、日记账和日报表的查询及打印输出。
（1）总账的查询：总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。
（2）余额表的查询：发生额及余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额、余额等，可以输出某月或某几个月的所有总账科目或明细账科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额。
（3）明细账的查询：“明细账”功能用于平时查询各账户的明细发生情况，以及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。本功能提供了三种明细账的查询格式：普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账。
17
普通明细账是按科目查询，按发生日期排序的明细账；按科目排序明细账是按非末级科目查询，按其有发生的末级科目排序的明细账；月份综合明细账是按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账。
（4）多栏账的查询：在总账系统中，普通多栏账由系统将要分析科目的下级科目自动生成“多栏账”。一般负债、收入类科目分析其下级科目的贷方发生额，资产、费用类科目分析其下级科目的借方发生额，并允许随时调整。
多栏账的栏目内容可以自定义，也可以对科目的分析方向、分析内容、输出内容进行定义，同时可定义多栏账格式，以便于满足核算管理需求。
（5）日记账和日报表的查询
通过日记账和日报表的查询，可查询除现金日记账、银行日记账以外的其他日记账，其具体操作与总账、明细账的查询操作基本相同。
（6）账簿打印
打印账簿是账务处理最终目标，包括总账、明细账、日记账等。账簿打印用于打印正式的会计账簿，打印输出的会计账簿的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。如果已结账，打印会计账簿时应有特殊标记，以示区别。
系统的“账簿打印”功能打印的是作为正式账簿使用的账簿；各种账簿查询窗口中的“打印”功能是打印符合查询条件的各种账簿，不能作为正式账簿保存。计算机替代手工记账后，企业会计账簿、会计报表均应以计算机打印的书面形式保存。
2.辅助核算账簿
各类辅助核算的代码、名称、初始余额已经在初始化过程完成，辅助核算的数据录入已在凭证录入过程完成，计算机内辅助核算账簿数据的形成已经在记账过程完成，辅助核算数据打印的关键在于找到以各种形式表现的所需数据，因此，本节介绍辅助核算数据的浏览、查询。
（1）客户/供应商往来管理
由于赊销（赊购）或其他方面的原因，形成了企业往来款项，这些往来款项如不能有效地进行管理，就会使企业的经营活动受到一定的影响，因此加强往来款项管理是一项不容忽视的工作。总账系统为企业提供清理所有具有往来性质账户的功能，包括客户往来、供应商往来和个人往来的清理。
往来管理主要涉及往来辅助账余额表、明细账的查询及其正式账簿的打印，以及往来账的清理。往来账清理主要是对往来账户的勾对，并提供账龄分析及催款单。
本节以客户往来辅助账为例，说明往来管理的主要内容，供应商往来管理基本相同。
18
①往来余额表：客户往来余额表包括客户科目余额表、客户余额表、客户三栏余额表、客户项目余额表、客户部门余额表、客户业务员余额表、客户分类余额表、客户地区分类余额表。
②往来明细账：客户往来明细账包括客户明细账、客户科目明细账、客户三栏明细账、客户部门明细账、客户项目明细账、客户业务员明细账、客户分类明细账、客户地区分类明细账、客户多栏明细账。
③往来两清：对已达往来账应该及时作往来账的两清工作。例如：上月向某单位销货时应收1000元，本月收回欠款1000元，两清就是在这两笔业务上同时打上“标记”，表示这笔往来业务已结清。
两清应该分科目、分往来客户进行。首先选择往来科目，然后选择往来客户，再选择两清方式，进行两清处理。
往来两清的处理方式有计算机自动勾对和手工强制勾对两种。自动勾对是指计算机自动将所有已结清的往来业务打上“标记”。手工勾对是在无法自动勾对时，通过手工勾对方式将往来业务人为地打上勾对标记，是系统自动勾对的补充。
两清依据包括按部门两清、按项目两清和按票号两清。按部门两清是对于同一科目下部门相同、借贷方向相反、金额一致的两笔分录自动勾对；按项目两清是对于同一科目同一往来户下，辅助核算项目相同的往来款项多笔借方（贷方）合计相等情况的自动勾对；按票号两清是对于同一科目下相同票号、借贷方向相反、金额一致的两笔分录自动勾对。
查询方式包括专认勾对、逐笔勾对和全额勾对。专认勾对是按业务号勾对，通过在制单过程中指定业务编号或字符，作为往来账勾对标识，对于同一科目下业务号相同、借贷方向相反、金额一致的两笔分录进行自动勾对；逐笔勾对是在未指定业务号的情况下，系统按金额一致、方向相反的原则自动勾对同一科目下同一往来户的往来款项；全额勾对是为提高对账成功率，对于同一科目同一往来户下，可能存在着借方（贷方）的某项合计等于对方科目的某几项合计，尤其是带有业务号的往来款项，全额勾对将对这些合计项进行勾对。系统自动勾对时，第一次按专认勾对，第二次按逐笔勾对，第三次按全额勾对。
④往来账龄分析
应收账款的账龄分析是往来管理的重要功能之一。“账龄”是指某一往来业务从发生之日到结清之日的时间期限。通过账龄分析表对应收账款拖欠时间的整理归类和分析，了解企业管理人员收款工作的效率，以便正确确定今后的销售策略，并能根据各种应收
19
账款过期的时间和历史资料，估计坏账损失。
通过账龄分析表，系统将输出应收账款科目下所指定的，各个账龄期间内各往来客户应收账款的分布情况，计算出各种账龄应收账款占总应收账款的比例，以帮助管理人员了解分析应收账款的资金占用情况，便于及时通过“客户往来催款单”催要货款或通过调整客户的信用额度控制客户延期付款的状况。
（2）个人往来管理
个人往来账功能适用于个人往来业务较多的企业或单位，个人往来是指企业与单位内部职工发生的往来业务。利用个人往来核算功能需先在设置会计科目时将需使用个人往来核算的科目的账类设为个人往来。
使用个人往来核算功能可以完成个人余额查询统计、个人往来明细账查询输出、个人往来清理、往来对账、个人往来催款单、个人往来账龄分析和打印催款单等。
（3）部门核算管理
在总账系统中，如果在定义会计科目时，把某科目账类标注为部门辅助核算，系统则对这些科目除了进行部门核算外，还提供了横向和纵向的查询统计功能，为企业管理者输出各种会计信息，真正体现了“管理”的功能。
部门辅助账的管理主要涉及部门辅助总账、明细账的查询，正式账簿的打印以及如何得到部门收支分析表。
（4）项目核算管理
项目核算管理功能主要用于核算项目的收支情况，归集项目发生的各项费用、成本，系统还提供项目统计表，进一步帮助企业管理人员及时地掌握项目完成进度、项目超预算情况。项目核算管理提供项目总账、项目明细账两种查询方式，并提供项目统计分析功能。
第四节 总账系统月末处理
月末处理是指在将本月所发生的经济业务全部登记入账后所要做的工作，主要包括计提，分摊，结转，对账和结账。期末会计业务与日常业务相比较，数量不多，但业务种类繁杂且时间紧迫。在计算机处理下，由于各会计期间的许多期末业务具有较强的规律性，由计算机来处理这些有规律的业务，不但节省会计人员的工作量，也可以加强财务核算的规范性。 一、定义转账分录
转账分为内部转账和外部转账。外部转账是指将其他专项核算子系统生成的凭证转入总账系统中；内部转账是指在总账系统内部把某个或某几个会计科目中的余额或本期
20