对不同的业务人员提供不同的功能模板,而模板本身也应具有很强的可扩充性,容易地实现功能升级。
4.5提醒机制
中小企业办公自动化信息系统应具有强大的提醒功能。因为中小企业的业务人员在企业内往往从事几份性质不同的职务,其工作往往比较杂乱,如果没有强大的提醒功能,很难保证业务人员能够顺利完成其工作。提醒功能应包括员工本人对自己的提醒,也包括上级对员工的提醒。员工只要进入系统,会看到系统提示,如“XXX今天上午X点出席XX会议”;而且当系统时间到了X点时,可以用系统声音进行声音提醒。这样,使用户在多种形式的提醒下一目了然,统筹安排工作。
4.6综合办公
值班安排、会议管理、办公用品管理、图书资料管理、办公设备管理、公司车辆管理等等功能，让企业的日常管理变得紧紧有条，让企业的资源分配变得合理有效。
4.6.1人力资源模块
协助人力部门做好员工日常信息、员工档案管理，通过培训计划合理规划员工的成长过程，自定义的工资奖金项、详细的工资报表，打造符合企业标准的工资管理。
4.6.2客户关系模板
从对客户资源的发现到对客户的电话访问、客户拜访、给客户的方案书、报价书和合同等联络信息的管理，完整的实现了销售的每一个环节的管理，将客户不同阶段的信息汇总成报表，让企业员工真正获得对客户360度的观察。各种详细的客户报表、业绩报表 让老板真正实时掌握公司销售、让销售经理及时了解每一位销售人员的销售动作。
4.6.3信息沟通与处理
电子公告、公司新闻、公司调查、公司论坛，多方位多途径的增加公司与员工的信息共享与沟通。电子邮件、即时聊天（办公通）、知识管理、外出备案、我的文件柜等等功能，让员工与员工之间的沟通、信息资源共享变得轻松、简单、多样。协同办公不仅是个企业办公平台也是一个优秀的个人桌面工具，他的便签、文件柜、通讯录、邮箱、日程安排、计划管理、任务管理、工作日志、十几个常用工具等等功能给员工每天的工作带来方便。内部邮箱加上外部邮箱管理，整合员工的所有邮箱，让邮件管理不再混乱。
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五、我国中小型企业办公自动化的对策
5.1企业决策层必须高度重视
作为中小型企业，在资金不宽裕的情况下，自筹资金进行办公自动化建设，需要决策层高瞻远瞩、运筹帷惺、有胆识、有魄力，遇到困难不动摇，对瞬息万变的信息及相关领域技术有一定的了解。为了更好地推动企业的信息化建设，有必要在管理层面设立信息化工作小组，有企业主要负责人领导担任组长，与普通员工一起参加培训、答题及测试，使系统开发、维护人员及广大职工增强应用办公自动化的信心，并变成自觉行动。
5.2选择成熟、易学的开发平台
目前办公自动化系统较成熟的模式是C/S（Client/Server客户机/服务器）模式又称C/S结构，是软件系统体系结构的一种，C/S模式适用于小范围模式，服务器要求不高，客户机也可以存放数据，但是客户的软件要求比较高，比较专业，客户机与服务器数据交互较多。C/S模式简单地讲就是基于企业内部网络的应用系统。
与C/S模式相比更先进的办公自动化系统则是Web模式。Web模式又称B/S（Browser/Server，浏览器/服务器）结构Internet/Intranet方式的办公自动化系统是基于WEB的办公自动化系统，其运作模式不同于C/S模式，它由客户在客户端工作站通过浏览器从服务器下载WEB方式的办公自动化应用程序后实现。这种方式的系统具有下列的好处：
第一，对客户端机器的硬件要求较低，而且目前流行的浏览器支持各种操作系统，使用户可以在保留原有的软件和硬件的基础上运行新的应用系统，保护现有投资。
第二，基于WEB的办公自动化系统只需在服务器上作配置和维护，大大降低了用户用于软件系统维护和升级的难度和费用，使办公自动化更加容易实施。
第三，基于WEB的办公自动化系统通过浏览器这个简单易用统一的界面来访问，其界面相当友好，操作十分简单，易学易用，用户易于接受，从而节省用户的培训时间和费用。这对减少实施办公自动化的阻力来说，有相当重要的意义。
第四，系统安全、可靠、可扩展。C/S模式与B/S模式相比，C/S模式的应用系统最大的好处是不依赖企业外网环境，即无论企业是否能够上网，都不影响应用。
如果中小企业办公自动化系统采用Web和C/S相结合的方式开发,在功能模块的使用上则相对较灵活,可以针对员工的不同职位及员工所从事的不同业务提供不同的功能。比如,客户信息管理功能只提供给人事经理和总经理,项目管理功能只提供给经常参与项目运作的项目小组成员等等。这种方式既方便了员工对于应用系统的使用,又有利于系统的安全性,保证员工不能越权操作。
5.3自行开发，动态应用
随着企业的生产、经营不断发展，与之相关的各项管理需做相应调整，由开发商设计的系统随着企业的发展和时间的推移有些功能不再适推动以Web与C/S结合模式的中小型企业办公自动化实施策略用，企业拥有自主开发能力就显得尤为重要，既能节省昂贵的开发费用，软件设计更能符合企业的实际需求，不致于给企业造成经济与使用上的负担，真正做到了不
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搞“花架子”、不赶潮流，用起来、有实效，使企业的办公自动化始终处于动态应用，随着企业发展、管理上的要求而进行不断的开发、扩充，使企业的办公自动化应用充满活力。
5.4不断提高员工对实施办公自动化的认知水平
企业员工是应用办公自动化的主力军，要想使在企业应用办公自动化持久、达到预期效果，不断提高员工对实施办公自动化的认知水平非常重要。应用软件切实符合企业需求，有效弥补应用办公自动化前的管理上的不足，操作简便、易学，才能让广大员工自觉学习、应用。通过应用，员工会主动将软件需要完善或需要增加新功能的需求与企业领导或开发人员沟通，使为企业量身定做的办公自动化信息系统在应用中不断改进、日趋完善。
5.5预防计算机病毒，保证系统安全
计算机病毒严重威胁着企业办公自动化系统的安全运行，必须寻求一种科学的解决途径来战胜病毒的侵扰。一是健全管理制度，加强组织建设和人的思想教育；二是从技术上、使用上、操作上来预防。具体措施有三：第一，普遍分发能检测病毒的软件，依靠用户来群防；第二，从外单位来的软件或数据盘，一定要先进行有无病毒的检查后方可使用；第三，加强对计算机专业人员的职业道德教育。
六、中小企业办公自动化未来发展趋势
6.1人性化
传统的OA系统的功能比较单一，员工容易使用，但随着功能的不断扩展，云阿公的需求不尽相同，这就要求系统必须具有人性化的设计，能够根据不同员工的需要进行功能组合，将合适的功能放在何时的位置给何时的员工访问，实现真正的人本管理。
6.2无线化
利用新技术，使移动OA协同应用成为未来发展的主要方向。信息终端应用正在全面推进融合，3G无限移动技术的应用使融合计算机技术、通信技术、互联网技术的移动设备将成为个人办公设备信息终端，在此载体上的移动OA协同应用将是管理的巨大亮点，实现组织管理者无处不在、无时不在的实时动态管理，这将给传统OA带来重大的飞跃。
6.3智能化
随着网络和信息技术的发展，用户在进行业务数据处理时，面对越来越多的数据，如果办公软件能帮助用户做一些基本的商业智能分析工作，帮助用户快速的从这些数据中发现一些潜在的商业规律与机会，提高用户的工作绩效，将对用户产生巨大的吸引力。
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6.4协同化
几年来不少企事业单位都建立自己的办公系统，运用财务管理软件，并陆续引入进销存、ERP、SCM、HR、CRM等系统，这些系统在提升组织管理效率的同时，也会形成组织的信息孤岛，无法形成整合效应来帮助组织更高效管理和决策，因此能整合各个系统、协同这些系统共同运作的集成软件成了大势所趋，而且愈来愈受企事业单位的欢迎。
6.5通用化
通用OA系统是OA技术不断发展进步的结果，正如Windows最终替代了DOS系统，其更强的通用性、适应性以及适中的价格，更符合用户的广泛需求，创造了大规模普及的充分条件，通用OA系统显然是符合未来软件技术发展潮流。
6.6门户化
OA是一种企业级跨部门运作的基础信息系统，可以连接企业各个岗位上的各个工作人员，可以连接企业各类信息系统和信息资源。
6.7网络化
网络和信息时代的日新月异，如何能将现有的OA系统与互联网轻松的衔接是OA未来主要发展趋势。
小结
办公自动化建设是一个系统工程，涉及多个学科和专业。中小企业在建设办公自动化信息系统时，一定从实际出发，结合自身现状、行业特点以及区域经济特点等，对办公自动化信息系统环境、实现技术、公自动化信息系统的功能与实现、软件产品等方面进行充分的研究和分析，不要盲目地追求公自动化信息系统的先进性和超前性，要合理地选择和使用公自动化信息系统所需要的软件产品和技术，保证办公自动化信息系统的实用性、稳定性、安全性和经济性。同时保证建设的办公自动化信息系统贴近中小企业的实际需求，符合中小企业的实际情况，能满足中小企业对日常办公的需要和业务办公的部分需求，具有良好的扩充升级功能及长久的活力和生命力，能够适应中小企业未来发展的需要。总之，务实建设中小企业的办公自动化信息系统，促进企业管理的科学化、规范化，提高中小企业的工作效率和经济效益，为中小企业的建设和发展服务，是当前我国中小企业管理的一项重要内容。
致谢：
毕业论文暂告收尾，这也意味着我在云南民族大学三年的学习生活既将结束。回首既往，
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自己一生最宝贵的时光能于这样的校园之中，能在众多学富五车、才华横溢的老师们的熏陶下度过，实是荣幸之极。在这三年的时间里，我在学习上和思想上都受益非浅，这除了自身努力外，与各位老师、同学和朋友的关心、支持和鼓励是分不开的
论文的写作是枯燥艰辛而又富有挑战的。现代办公自动化是目前业内人士一直探讨的热门话题，老师的谆谆诱导、同学的出谋划策及家长的支持鼓励，是我坚持完成论文的动力源泉。在此，我特别要感谢我的导师林洪老师。从论文的选题、文献的采集、框架的设计、结构的布局到最终的论文定稿，从内容到格式，从标题到标点，他都费尽心血。没有林洪老师的辛勤栽培、孜孜教诲，就没有我论文的顺利完成。
感谢我的同学们，与你们的交流使我受益颇多。最后要感谢我的家人以及我的朋友们对我的理解、支持、鼓励和帮助，正是因为有了你们，我所做的一切才更有意义；也正是因为有了你们，我才有了追求进步的勇气和信心。
时间的仓促及自身专业水平的不足，整篇论文肯定存在尚未发现的缺点和错误。恳请阅读此篇论文的老师、同学，予以指正，不胜感激！
参考文献:
[1] 邝孔武,王晓敏.信息系统分析与设计[M].北京:清华大学出版社, 1999. [2] 曾华.论信息系统集成的实施.计算机应用, 1997: 3-5.
[3] 李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略[J].计算机应用研究会, 2000(7): 47-50.
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