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会议的决定与执行
王丽平
中央民族大学管理学院副教授
前言
各位学员大家好，现在我们来看第五讲关于“会议的决定与执行”。我们说要确定一个会议它是不是开始成功，最重要的一条就是要看它最终是不是达成了一个决定，当然我们说这个决定肯定是和我们一开始会议之前的那个目的相吻合的一个决定。所以会议最好是要能够达到我们预先设定的那个目的，如果不能，那至少也应该达到要有一个最终的决定，可能和一开始的目的不是很吻合，但那得有一个。所谓的决定就是说会议结束的时候所达成的一个会议结果，它的基本特点就是要能够很清楚地指明与会者最终要在什么时间做什么工作，这是一个最基本的内容。这种会议决议它的形式可能是一个决议、一个备忘录，或者是个一致的想法，再或者只是个工作安排，甚至于是这次会议的最终结论就是我们还要再开一次会，这个我们再开一次会这也是个结论，这也是这次会议得出的一个结果，这也可以。如果一个会议它最终没有决定，这样的会议是会让所有的与会者产生挫折感的，大家觉得白开了，浪费了我们的时间和精力，并且也会让大家对这场会议很不满。当然我们说会议上的决定应该对所有的与会者都产生作用，而不仅仅是停留在纸上，仅仅是一种纸上谈兵，要能够化为行动。那我们来看看如何才能够让我们的会议产生出决定，并且产生出有效的决定呢？那我们来看这样几个问题。
一、会议的决定
（一）引导会议进程，促使会议决策形成
1. 引导会议进程的概念
所谓引导会议的进程指的是根据会议目标的需要，在会议进行的过程当中创造与会议的目标所相吻合的环境气氛，从而掌握了会议的议程，维护会间的秩序，同时还要排除外界一切的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成，这就叫做引导会议的进程。
2. 引导会议进程的方法
（1）在会议召开之前必须要去认真地研读和会议相关的一些文件材料，了解一下我们会议的主题、议题分别是什么，了解一下与会者他的构成情况怎么样，他们可能会有一些什么样的基本的倾向。
（2）要明确会议开始和结束的时间，准时地开会散会。
（3）在会议较长的时候，应该要建议安排中间的休息并且要掌握好时机。什么时间休息呢？比如 1
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说你最好不要是大家都处于发言高潮的时候你说休息一下，那不好，会打断大家的思绪。还有大家在讨论到某一个问题还没讨论完，这时候你说休息那也不行。
（4）在参加与组织讨论的时候，应该建议规定讨论与不讨论之间是一个什么样的界限，也就是说你应该规定好这个内容可以讨论，那个内容不要讨论，因为它跟我们的议题没有关系，对我们达成最终的决议是没有什么作用，这种内容不要讨论，讨论只能是浪费时间，是对我们会议议程正常的进展产生反作用的。
（5）当时机成熟的时候，应该建议适时的终止讨论或者是辩论，及时地确认结论，形成我们的决议。一个议题结束了接下来就必须转换议题，不要贻误了时机，或者可能会导致节外生枝，一个议题结束就结束了，不要去再对它有更多的议论，这时候当然就要求我们的组织者必须很清楚，这就是这个议题我们最终得出的结论。
（6）多议题会议它的议题安排的次序应该要科学合理。一般情况下，需要大家来开动脑筋、集中献计献策的议题应该要放在会议的前半部分进行，而不是说到会议的后半部分，大家都精疲力尽的时候，你拿出一个需要绞尽脑汁来分析讨论的问题，这时候你很难达到你最终的目的。
这是第一个我们说的关于怎么样来引导我们的会议朝着规定好的议程方向去发展，按照规定的议程进展的流程走。
（二）引导会议达成决议的技巧
1. 引导会议决策形成的技巧
（1）要认真倾听，最少限度地打断谈话，多提一些开放式、探讨式的一些问题。发言人在那表达观点的时候，我们主持人应该怎么办呢？应该要最大限度地给予鼓励。比如说看到他的眼睛，向他点头示意，和他之间有一个目光的接触，让与会者觉得主持人是在听我的，并且是在很认真地听我的。如果你还点头示意，他会觉得他同意我的看法，给他以最大限度的鼓励。
（2）主持人要树立自信心，确信自己对任何冲突产生积极的影响，用非常直接、坦诚以及很适当的方法来表达自己的愿望、意见或者是你的需求、你的信念。所以不仅是主持人要这样，当然我们的与会者也要这样。
（3）要消除交流的障碍，限制具有威胁性和挑衅性的行为，鼓励那些对于会议的决策可能会提出一些比较有积极影响意见的人，但是可能这个人他生性不是很活跃的，是比较拘束的，对于这样一些人我们必须要给他以极大的空间鼓励他，给他时间、给他机会。
（4）要强调问题，应该要将一些复杂的问题把它分解成比较容易处理的一些小问题，然后用一种循序渐进的方法逐步地导向我们最重要问题的核心。
（5）要整合讨论的问题。主席和与会者如果缺乏有效率的讨论整合的能力，常常会导致我们这个 2
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会议最终没办法达成一个协议。所谓缺乏讨论整合能力是什么意思？就是说在话题转换的时候，没有人将已经讨论的事项做一个系统的归纳。我们说做系统归纳的工作应该是主持人的工作，所以主持人如果缺乏讨论整合这样一个能力，那对于会议决策的形成是非常有害的。缺少了对讨论的整合，最终的结果肯定是讨论就没完没了的进行，主持人没有办法去形成一个决策。这个会带来什么坏处呢？决策形成不了，当然成本也就升高了，然后我们的效率也就会降低了等等，害处非常大。
（6）还要使用精湛的人际交流技巧，接受他人积极有益的批评和建议。比如说我们有这样一种方法，主持人可以指定一个人，在会中我们叫扮黑脸，什么叫扮黑脸呢？扮黑脸的这个人的工作就是去提出一些反对意见，目的是要帮助发言者来修正他的观念。比如说扮黑脸的人他可以做这样一些工作：
第一，他要研究跟大家想法相反的意见，大家都在说什么，但是他就做相反。当然这个做相反的目的是什么呢？不是去搅乱会议的气氛，肯定是为了启发大家，我们反过来想一下能得到什么样的启示。
第二，他要发表反对意见，确保大家都了解反对意见，也就是说让大家都知道有这样的反对意见存在，那么可以通过这个反对意见来了解一下、来思考一下正面的意见是不是正确的。
第三，陈述意见之后调查一下有多少人因此持了保留态度，也就是说在扮黑脸的人提出这个反对意见之后，有多少人没有因为反对意见而改变他最初的这个初衷。
第四，去质疑既有的假设以及证据不充分的那样一些言论。比如说有这样一些言论，我们有证据证明这个非解决不可的问题吗？我们确定排除这个问题就不会产生其他的问题吗？也就是说会不会这个问题是解决了，但是却带来了其他一连串的连锁的一些问题可能更难解决，也就是说可能那个问题不解决更好。或者是之前有没有先例证明采用此步骤会比较好呢？有没有经验呢？还有我们可以说有没有可能这只是个现象而非真正的问题所在呢？就是对我们的问题提出质疑，这是不是一个根本性的问题。还有我们可能会问我们有足够慎密的计划来执行这样一项决策吗？等等。
我们说这个扮黑脸的人非常重要，因为我们许多下属他不敢跟我们的上司提出相反的意见，甚至他认为多说就会多错，所以他干脆不说，他把所有的问题都合理化，不加思索地去接受多数人的意见，大家都这么说那这么说肯定就是对的。所以与会者不敢提出那些反对的意见。那么扮黑脸的这个人他把反对意见说出来，说出来以后让这些与会者觉得有人说，也许他会跟着说，我也有其他的反对意见，他也说出来。所以我们说扮黑脸的这个人他其实是为了达成最佳决策的一个最合作的一个角色了，当然我们说肯定他不是一个唱反调的一个人。
这是我们说的第一个，关于我们引导会议来达成决议其中一些技巧。 2. 记录者的重要性
记录者的重要性也就是说在做出决策这个方面记录人员非常重要，就这个会议控制而言，我们说会议记录者的地位可以说是仅次于这个会议的主持人了或者说主席。一个好的会议记录者他可以增进议事的效率，反过来说不好的记录者他往往会记错他人的意见，把别人的观点写错了，所以这样不仅会增加
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一些误会，还会浪费时间，对决策的最终形成起一个反作用。称职的会议记录者他不仅能够仔细地倾听发言，听与会者说什么，该如何记，当然我们知道不是一个字一个字地把它记下来，怎么样挑其重点简要地记下来，又不至于简要到不知道那个内容到底是什么，能恰到好处地挑选关键词把它记下来等等。
所以我们就要选到一个很称职的会议记录者，这个事情就非常重要了。那么我们怎么选呢？一方面我们要观察一下他是不是具备这种倾听、互动、发表意见的这种能力，而且还要去看他是不是有良好的组织、整合、比较异同这样的一些能力。在会议的过程当中，我们说会议记录者他有义务来适时的帮助与会者能够有系统地来陈述意见，以及遵照议程来进行讨论。比如说他会去询问一下与会者，他说我们可以在这部分先达成结论我们再往下讨论好吗？其实他这句话的意思就是说这个议题到这儿就结束了，因为根据他听的整个过程的讨论，根据他的记录，同时也根据他能力的判断，他觉得第一个议题的结论已经出来了，他其实是在引导着与会者来转入到第二个议题的开始，也就是说第一个决议就形成了，第一个议题的结论就得到了。比如说他还会说这是你提出的意见吗？让与会者可能会想想我刚才是这么说的，或者他会补充说一下什么。这样子记录者其实就是在起着一个非常重要的作用。
作为这个记录者主要是做一些什么工作呢？
（1）肯定是为会议记录做准备工作，作为记录者比如说可能是一个秘书来做这个工作，他就应该在会议期间要做好这个记录和笔记，要协助主持人来进行会议的筹划和安排工作。这种正式会议的记录呢，我们说是会议进程的原始记录，所以说非常重要，当然它还是有法律效力的档案，因此这就要求我们的会议记录必须要非常准确、完整，而且还要条理清楚，这就包括比如说要准备好足够的钢笔、铅笔、笔记本、记录的纸，可能还要准备好录音机以及录音笔、磁带等等。这是第一个准备工作。
（2）关于会议记录的内容，到底记什么呢？首先第一点关于会议的描述，你得记下来这是一个什么类型的会议，会议的名称是什么，会议的主席是谁，我们会议的议题是什么，它的时间、地点分别是什么，这是第一个要记的。第二个关于与会者的姓名，主席的名字放在最前面，然后记录员的名字放在最后面。
（3）关于会议的过程，你必须把它完整地记录下来，首先你要宣读一下上一次会议的记录是什么，然后由会议记录产生的问题是什么，通讯的情况怎么样，一般的事务还有决议，包括这个会议上的一些确切的措词还有其他的一些事务，都要按照会议进行的这个议程，按照时间的顺序把它记下来，同时还要有下次会议的日期也得反映出来。
（4）关于主席、记录员都得在已经记录完备的这份记录上进行签名。 3. 会议记录的方法 会议记录有这三种方法：
（1）会议记录的重点应该是将主要讨论的一些观点、决议、决定、重要的声明、修正案的内容还有结论都得一字补漏地记录下来，其他的内容你可以简要地记录，某某人说了什么简要地记录下来。
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（2）漏记的内容可以事先做个记号，然后可以对照你的录音来进行修改一下或者说来做一个补充完善，也可以去提示一下会议主持人让发言人重复一下。当然这个不能做的很多，只能是极个别的，并且是你认为这个与会者的发言是非常重要的，有必要我非常完备地记录下来的，如果不记录下来会有什么什么样影响的，这时候可以请求他再重复一遍，然后完整地记录下来。
（3）与会者所提出来的意见、建议，要把人名记下来，是谁说了什么观点记录下来。 4. 会议记录的要求
我们再看一下关于会议记录的要求，大致有这么几个。
（1）要真实。刚才我们也说到了，正式的会议记录它是具有法律效力的，所以说你这个内容必须要真实可信，准确无误。一旦会议主席签名了，记录员也签名了，全体成员都通过了，你就不能再改了，就是这一次的会议记录就定了。
（2）要完整。会议记录必须要体现出会议实际的进程，要将所有的要点完整地记录下来，不能有遗漏。
（3）要简洁。会议记录不同于一份详细的报告，而是要将会议进程用非常简明扼要的形式表达出来，也就是我们刚才说了三星集团用一页纸就能表达出来了。
（4）要准确。会议记录应该要做到条理清楚、内容表达要准确无误，不能有一点含糊，当然更不可以有内容上的错误。
会议记录的结构和写法到底是什么样呢？它的格式应该是标题，接下去就是正文，最后还有一个尾部。比如说有这样一个案例，它的标题就是“天地公司项目会议记录”，这就是它的一个标题，然后它的正文部分包括哪些内容呢？首先一个时间，哪一年、月、日，上午几点；然后地点在什么地方；出席人包括什么什么人把他列上；然后主持人是谁，记录是谁，把这个人名都给写上，以及这个人名可以在他的后面加上他的职务到底是什么。然后就按照进程来，第一，主持人讲话讲了什么什么大概说一下；第二，发言。谁发言？内容是什么？谁说了什么什么？第三，决议。决议的内容是什么，1、2、3、4全部列出来。第四，散会。几点钟散会的，然后在右下方最后的尾部有一个主持人是谁、记录人是谁分别要签名。这就是一个完整的会议记录的一个格式了。
这是我们讲的第二个大问题。
（三）如何去处理迟迟不能达成协议的会议
通过开一次会然后就要能够达成一个决议，这个并不是一件很容易做到的事情。所以实际的情形往往可能就是说这个会上迟迟没办法达成最终的决议，无休止的讨论会将我们的会议拖入到一个漫长的等待当中，不仅我们的与会者会疲惫不堪，而且还会让大家对这场会议非常不满。这就向我们提出一个要求了，到底怎么样有效地来做出决议呢？这个问题是困扰着我们主席的一个最大的问题。根据研究有这
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