（一）概念
介绍信是社会组织的人员与其他组织或个人联系工作，了解情况、洽谈业务，参加各种社会活动使用的一种专用书信。 （二）种类
介绍信按形式可分为三种：
1． 铅印成文，不留存根的印刷介绍信； 2． 铅印成文，带存根的印刷介绍信； 3． 用一般公文纸写的书信式介绍信。 （三）格式
介绍信的结构由标题、称呼、正文、具名四部分构成。 1． 标题
用文种《介绍信》作标题。 2、称呼
提行顶格加冒号写明对方单位名称或对方单位负责同志的称呼。 3、正文包括四项内容：
1）持介绍信者的姓名、年龄、身份。如被介绍的不只一人，则注明人数。
2）接洽、联系什么事情，有什么希望和要求。
3）涉及到一定保密范围的事项时，还须注明联系人的政治面貌、职务、级别等。 4）介绍信的有效期限 一、概念
函是机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准所使用的一种公文。有时也用来委托其他机关代办公务或告知代办工作情况。
函按照它的主要作用来看，是属于商洽性公文。在行政机关活动中它不具有指挥领导和传达作用，它用来陈述情况，告晓事项，因而具有桥梁纽带作用。同时，也具有记载和凭证作用。它具有行政的效力。 二、函的写法
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函的写法和一般书信相同。只不过因为函来往于机关、单位之间商洽询问答复或请求批准的是公务，所以比一般书信显得严肃。 1、标题。即由发文机关、事由和文种名称三部分构成。《***（单位）关于****（事由）的函》
2、称谓。把收单位和名称要写全称，以示郑重和正规。 3、正文。即函件的内容，把函的事由情况和要求写清楚；一个函件讲一个问题或一件事情为宜。
4、结尾。一般不写视颂的话，根据发函的要求来写。可用请予支持，即请复函、请予研究复告、此复等。
5、署名和日期。在正文的右下方，写发函单位的全称、日期、盖公章。
证明信
（一）概念
证明信是证明一个人的身份、经历或一件事情的真实情况时所写的专用书信。通常被称为“证明”或“证明书。” （二）种类
1、从内容上划分，可分为以组织名义出具的证明信和以个人名义出具的证明信。
2、从格式上划分，可分为固定形式证明信和非固定形式证明信。 3、从用途上划分，可分为证件性证明信、材料档案性证明信和证明丢失性证明信。 （三）要求
1． 必须对被证明的人或证明的事认真负责，实事求是，字必有据，不可弄虚作假、马虎。
2． 用语必须准确，避免含糊其词，模棱两可，产生歧义。 3． 不能用红笔或铅笔书写，如有涂改，须在涂改处加盖公章或证明人的指纹。
4． 应留存根，底稿备查。证明信邮出时，应予登记，还须挂号寄出，以免丢失。 （四）格式
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证明信的结构由标题、称呼、正文、落款四部分构成。 1． 标题。
在第一行中间冠以“证明信”或“证明书”字样，或写明“关于 XXX同志XX情况（或问题）的证明”。 2． 称呼。
提行顶格加冒号写上需要证明的单位名称。 3． 正文。
证明信的主体部分。另起行空两格写明被证明事项的全部事实，语言要准确、简明扼要。写完所证明之事项后，另起一行空两格写“特此证明”。
4． 落款。
在右下方署上证明部门（或个人）名称（姓名），并由证明单位或证明人盖公章或签名、盖私章，否则证明无效；并在下面注明发信的年、月、日期。
[例文]（作为证明用的证明信） 证明信
我厂工程师XXX同志，技术员XXX同志，前往XX、XX、XX巴拿马籍丽海轮，检查并修理我厂出产的罗经，希有关单位给予帮助。 特此证明
XX省XX市XXX厂（公章）
XX年X月X日
报告
一、概念
报告是下级机关或业务主管机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关询问时形成的陈述性公文。 二、特点
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1、陈述性
报告是用于汇报工作，反映情况的公文，是帮助上级有关领导或部门全面了解情况，作出决策性指导，行文陈述要真实，全面而具体。 2、针对性。
报告的写作目的是有针对性地向上级机关和业务主管机关提供情况，便于上级有针对性指导工作，具有单向性。 3、信息性。
对上级领导机关和领导来说，报告是一条重要信息来源。上级根据全面可靠情况，才能为制定政策提供参考和依据。 三、分类
1、从性质划分，可分为综合性报告和专题性报告。
2、从时间期限划分，可分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告和报送报告等。 四、格式
报告的结构由标题、正文、落款三部分构成。 1、标题。报告标题有两种形式。
发文机关名称加事由加文种构成，如《XX省关于侨务工作情况的报告》。
事由加文种构成，如《XX211预审工作报告》。标题下，顶格写明受文单位名称。
2、正文。正文由前言、主体和结尾三部分构成。
前言。即开关部分，重点讲清报告的原因、目的和意义。常用“现将XX情况报告如下：”转入主体。
主体。报告核心内容，具体讲清报告工作情况、存在问题和提出开展工作的意见。
结语。一般用“特此报告”、“专此报告”、“请审阅”、“请收阅”等习惯用语表示。 落款。
在右下方署明发文机关名称；并在下面注明年、月、日期。
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船员换班
外国籍船员换班：
1、必须先办有我国签证（有互免签证协议的国家除外）。 2、由代理填写海员换班介绍信（表附后）
3、由本人或代理填写出境（入境）登记卡，登记卡上必须有本人签名。
中国籍船员换班：
1． 入境由船长出具公休证明、公司介绍信，由船长或本人在公休证明上写明需换班船员的姓名、海员证号码等内容。
2． 出境上外籍船舶出具公司介绍信、船方证明和《海员出境证明》；出境上中国籍船舶出具船方证明、公司介绍信（由船公司、代理公司或本人所在公司出具），在介绍信上写明需换班船员的姓名、海员证号码等内容。
船员换班证明
XX边防检查站：
我轮为 籍船舶“ ”轮（中英文）。有下列人员，因公司安排换班，由宁波XXX代理公司代理，前来你处办理有关出入境手续，希大力协助为感！特此证明
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