项目部 外事 事务 WS 合同 管理 维修 管理 HT WX 1、赴外考察、培训的邀请函、请示、批复等手段材料和有关参考材料。 2、外宾接待的日程安排、记录和有关参考材料。 3、出国人员的基本情况及出国从事的涉外活动说明 4、公司出国人员涉外保密承诺书 5、外事活动的审批文件 6、出国审批手续、日程安排、考察报告等文件 7、其他外事事务材料。 1、各类业务合同，包括维修合同、合同协议及相关资质附件材料等。 2、市场分析及维修厂调查材料（客户公司详细资料） 3、其他资料 1、公司内部电路、设备维修记录 2、其他资料 1、项目的申请报告、批复、通知 2、市场调查、科研规划、可行性研究报告、技术咨询等材料 3、科研经费申请报告及批复 4、科研计划、上级批示 5、实验、试验方案、考察方案、技术规程 6、其他材料。 1、研究任务书 2、实验、试验记录、调整和撤销的报告 3、试验综合分析报告 4、试验过程中的各类计算、检验、设计、技术说明、配方、图样、工艺流程 5、其他材料。 1、科研工作完成（或中断）总结 2、技术分析报告、标准化审查报告 3、鉴定证书、科技成果鉴定证书 4、其他材料。 1、科技成果申报表、登记表及附件 2、科技成果奖励申报及评审材料 3、获奖证书及批件 4、其他材料。 1、研发项目图纸原件。 2、其他资料 1、为规范企业员工行为所制定的各种规章制度和工作流程。 2、提供企业公关活动策划方案，报批并组织实施方案的材料。 3、相关资料 1、上级机关颁发的属公司应贯彻执行的有关文件 2、相关资料 1、部门内部每次会议记录 2、相关资料 1、协助企业高层设定远景目标，并对远景目标进行系统的阶段性规划的材料 2、拟定销售宏观政策、行销计划、报批并监督实施 3、开发、整合产品，制定价格和推广方案，并对产品推广进行跟踪和检讨相关资料 4、其他资料 1、进行市场调研，收集行业市场信息，研究行业发展动态，为企业高层决策提供战略资料和信息资料 2、对产品生命周期、品牌建设、研究和管理的相关资料 3、对促销费用和广告费用使用的跟踪、反馈及费用审核的相关资料 4、负责对销售数据的收集、分析、总结、归档、备案等材料 5、相关资料 16 / 25
科研准备阶段KYZX 海格力斯 制造 管理 （按课题设置代号） 试验开发阶段SYKF 鉴定验收阶段JDYS 成果申报阶段CGSB 图纸 管理 外发 公文 收到 公文 会议 资料 企划部 TZ WF SD HY 发展 规划 长期 长期 长期 长期 长期 长期 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 永久 永久 永久 长期 长期 长期 永久 GH 可研 报告 KY
合同 资料 HT 产品 生产类 CPSC 研发中心 科技 管理 KJGL 1、营销推广合同 2、公司内部活动涉及合同 3、相关资料 一、计划阶段 1、市场调查、技术调查、考察等活动形成的报告等文件材料 2、可行性研究报告、市场需要分析报告、收益预测分析报告 3、技术建议书、协议书、委托书、合同 4、专题分析报告、会议纪要 5、其他材料 二、试制阶段 1、产品试验报告 2、试制计划、方案、报告 3、试制工艺的文件和工艺装备文件 4、工艺评审报告 5、试制过程的记录、化验记录及产生的其它文件 6、试制质量分析报告 7、试验计划、方案、规程 8、试验仪器与设备 9、试验原始数据与材料、试验总结报告 10、试验分析报告、试验项目记录 11、试验鉴定等材料（申请、批复、评价材料、会议记录） 12、标准化审查报告 13、鉴定验收书 14、其他材料 三、生产阶段 1、产品研制完成报告 2、产品生产许可证、合格证 3、产品生产鉴定书 4、投产报告、批复、通知 5、生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范 6、公司技术标准 7、生产定型设计结构或配方 8、工艺文件、说明书 9、重大质量事故分析、处理结果 10、各流程操作记录、产品检验报告 14、其他材料 四、评优 1、产品的鉴定、评优文件材料。 2、其他评优材料 五、认证 1、认证申请、审批 2、认证检测、检查报告 3、认证证书 4、其他认证材料 1、科技发展规划、计划及管理规定等 2、新产品开发、科技成果管理、技术引进 3、技术革新、引进新技术、技术改造等材料 4、学术论文、专题报告 5、技术革新评奖材料。 6、专利工作文件。 7、企业现代化和信息化建设、规划、计划、总结。 8、档案、图书、情报工作有关材料。 9、其他材料。 1、项目的申请报告、批复、通知 2、市场调查、科研规划、可行性研究报告、技术咨询等材料 17 / 25
永久 永久 制造 管理 科研准备长期 长期 长期 长期 长期 永久 长期 短期 长期 长期
（按课题设置代号） 阶段KYZB 3、科研经费申请报告及批复 4、科研计划、上级批示 5、实验、试验方案、考察方案、技术规程 6、其他材料。 1、研究任务书 2、实验、试验记录、调整和撤销的报告 3、试验综合分析报告 4、试验过程中的各类计算、检验、设计、技术说明、配方、图样、工艺流程 5、其他材料。 1、科研工作完成（或中断）总结 2、技术分析报告、标准化审查报告 3、鉴定证书、科技成果鉴定证书 4、其他材料。 1、科技成果申报表、登记表及附件 2、科技成果奖励申报及评审材料 3、获奖证书及批件 4、其他材料。 1、公司办公电脑设备资料 2、公司监控仪器资料 3、公司打印机、复印机设备资料 4、公司打卡机设备资料 5、其他资料 1、公司办公软件系统资料 2、考勤打卡机、吃饭打卡机系统资料 3、监控系统相关资料 4、其他资料 1、办理公司网线业务等相关合同 2、购买系统等相关合同 3、购买企业邮箱业务等合同 3、其他资料 1、质量管理工作，质量检测工作形成的材料。 2、ISO9000系列质量认证材料。 3、质量体系认证及质量控制形成的材料。 4、公司质量管理工作计划、措施、总结 5、质量管理制度、办法、规定 6、产品质量检测、化验、试验报告、记录材料 7、产品质量达标、创优证书 8、质量事故分析、处理材料 9、其他材料。 1、公司中、长期生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料 2、生产经营计划任务书 3、各项专业发展的年（季）度计划表 4、生产技术、经济指标完成情况分析 5、各部门的工作计划、总结。 6、其他材料 一、计划阶段 1、市场调查、技术调查、考察等活动形成的报告等文件材料 2、可行性研究报告、市场需要分析报告、收益预测分析报告 3、技术建议书、协议书、委托书、合同 4、专题分析报告、会议纪要 5、其他材料 18 / 25
试验开发阶段SYKF 鉴定验收阶段JDYS 成果申报阶段CGSB 设备 资料 SB 信息化部 系统 资料 XT 购销 合同 GX 品保部 质量 管理 ZL CSJY 生产经营计划 长期 长期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 长期 长期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 永久 长期 长期 长期 短期 产品生产类 CPSC 永久
冷冲模具中心及各事业部 轻量化模具中心及各事业部 制造中心 及各部 落料模具事业部 研发中心 保利龙 生产 管理 CCGL 二、试制阶段 1、产品试验报告 2、试制计划、方案、报告 3、试制工艺的文件和工艺装备文件 4、工艺评审报告 5、试制过程的记录、化验记录及产生的其它文件 6、试制质量分析报告 7、试验计划、方案、规程 8、试验仪器与设备 9、试验原始数据与材料、试验总结报告 10、试验分析报告、试验项目记录 11、试验鉴定等材料（申请、批复、评价材料、会议记录） 12、标准化审查报告 13、鉴定验收书 14、其他材料 三、生产阶段 1、产品研制完成报告 2、产品生产许可证、合格证 3、产品生产鉴定书 4、投产报告、批复、通知 5、生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范 6、公司技术标准 7、生产定型设计结构或配方 8、工艺文件、说明书 9、重大质量事故分析、处理结果 10、各流程操作记录、产品检验报告 14、其他材料 四、评优 1、产品的鉴定、评优文件材料。 2、其他评优材料 五、认证 1、认证申请、审批 2、认证检测、检查报告 3、认证证书 4、其他认证材料 1、生产准备、生产组织、调度工作形成的材料。 2、各类统计报表。 3、生产调度工作计划、总结、报告 4、生产调度会议纪要 5、生产调度的职责、制度、规程 6、生产活动综合分析材料。 7、其他材料。 短期 长期 长期 长期 长期 短期 19 / 25
文件（合同）管理记录目录
记录编号: 日期： 序号 文件（合同）编号 标 题 需抄送的相关部门 接收部门 原/复 接收人 备 注 20 / 25