武汉大学学政教育培训中心 Access总结 讲师：何少丰
注意：
1、在数据表视图显示查询结果时，字段的排列顺序与在“简单查询向导”对话框中选定字段的顺序相同。故在选定字段时，应考虑按照字段的显示顺序选取。 2、当所建查询的数据源来自于多个表时，应建立表之间的关系。 3.2.2 使用“设计”视图 1．查询“设计”视图
? 在Access中，查询有5种视图：设计视图、数据表视图、SQL视图、数据
透视表视图和数据透视图视图。
? 在设计视图中，既可以创建不带条件的查询，也可以创建带条件的查询，还
可以对已建查询进行修改。
3.2.3 在查询中进行计算 1 查询中的计算功能
在Access查询中，可以执行两种类型的计算，预定义计算和自定义计算。
（1）预定义计算即“总计”计算，是系统提供的用于对查询中的记录组或全部记录进行的计算，它包括总计、平均值、计数、最大值、最小值、标准偏差或方差等。
（2）自定义计算使用一个或多个字段的值进行数值、日期和文本计算。对于自定义计算，必须直接在“设计网格”中创建新的计算字段，创建方法是将表达式输入到“设计网格”中的空字段单元格，表达式可以由多个计算组成。 2 总计查询
总计查询是在成组的记录中完成一定计算的查询。使用查询设计视图中的“总计”行，可以对查询中全部记录或记录组计算一个或多个字段的统计值。 例4-7 统计1992年参加工作的教师人数。 3 分组总计查询
将记录进行分组，对每个组的值进行统计。分组统计时，应在该字段的“总计”行上选择“分组”。
例4-8 计算各类职称的教师人数。 4 添加计算字段
添加的新字段值是根据一个或多个表中的一个或多个字段并使用表达式计算得到，也称为计算字段。
例4-10 查找平均分低于所在班平均分的学生并显示其班级号、姓名和平均成绩。假设，班级号为“学生编号”中的前8位。 3.3 交叉表查询 1．认识交叉表查询
（1）所谓交叉表查询，就是将来源于某个表中的字段进行分组，一组列在数据表的左侧，一组列在数据表的上部，然后在数据表行与列的交叉处显示表中某个字段的各种计算值 （2）与Excel中的数据透视表一样 2．使用“交叉表查询向导”
例3-11 创建一个交叉表查询，统计每班男女生人数。 注意：
使用向导创建交叉表的数据源必须来自于一个表或一个查询。如果数据源来自多个表，可以先建立一个查询，然后以此查询作为数据源。 3．使用“设计”视图
例3-12 创建交叉表查询，使其统计各班男生平均成绩和女生平均成绩 。
当所建“交叉表查询”数据来源于多个表或查询时，使用设计视图。当所用数据源来自
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于一个表或查询，使用“交叉表查询向导” 。如果“行标题”或“列标题”需要通过建立新字段得到，使用设计视图。 3.4 参数查询
参数查询利用对话框，提示输入参数，并检索符合所输参数的记录。可以创建一个参数提示的单参数查询，也可以创建多个参数提示的多参数查询。 1．单参数查询
创建单参数查询，即指定一个参数。在执行单参数查询时，输入一个参数值。 例3-13 按学生姓名查找某学生的成绩，并显示“学生编号”、“姓名”、“课程名称”及“成绩”等。
2．多参数查询
创建多参数查询，即指定多个参数。在执行多参数查询时，需要依次输入多个参数值。 例3-14 建立一个查询，使其显示某班某门课的学生“姓名” 和“成绩”。 3.5 操作查询
操作查询是指仅在一个操作中更改许多记录的查询。例如在一个操作中删除一组记录，更新一组记录等。
操作查询包括生成表查询、删除查询、更新查询、追加查询等。 1．生成表查询
生成表查询是利用一个或多个表中的全部或部分数据创建新表。 2．删除查询
从一个或多个表中删除指定的数据。 3．更新查询
对一个或多个表中的记录进行更新。 4．追加查询
从一个或多个表中将一组记录追加到另一个或多个表中。
注意： 无论哪一种操作查询，都可以在一个操作中更改许多记录，并且在执行操作查询后，不能撤消刚刚做 过的更改操作。因此在执行操作查询之前，最好单击工具栏上的“视图”按钮，预览即将更改的记录。另外，在使用操作查询之前，应该备份数据。 3.6 创建SQL查询 3.6.1 查询与SQL视图
? 在Access中，一个查询都对应着一个SQL语句，查询对象的实质是一条
SQL语句。
? 当使用设计视图建立一个查询时，Access在后台就会构造一个等价的SQL
语句。
3.6.2 SQL语言简介
SQL(Structured Query Language,结构化查询语言)是数据库领域中应用最为广泛的数据库查询语言。 SQL的特点：
? SQL是一种一体化语言，包括数据定义、数据查询、数据操纵和数据控制
等方面的功能，可以完成数据库活动中的全部工作。
? SQL是一种高度非过程化语言，只需描述“做什么”，不需说明“怎么做”。 ? SQL是一种非常简单的语言，所用语句很接近于SQL是一个共享语言，全
面支持客户机/服务器结构。
2．SQL语句
SQL语句的功能包括：查询、操纵、定义和控制。
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SQL功能 数据定义 数据操作 动 词 CREATE，DROP，ALTER SQL功能 数据查询 动 词 SELECT CRANT，REVOTE INSTER，UPDATE，DELETE 数据控制 1.CREATE语句 格式：CREATE TABLE <表名> (<字段名1> <数据类型> [列完整性约束条件]， [<字段名2> <数据类型> [列完整性约束条件]] ……) 例3.19 建立一个“雇员”表，包括雇员号、姓名、性别、出生日期、部门，备注字段。 CREATE TABLE 雇员 (雇员号 CHAR(8) SMALLINT Primary Key， 姓名 CHAR(4) Not Null，性别 CHAR(1)， 出生日期 DATE，部门 CHAR(20))，备注 MEMO; 2. ALTER语句 格式：ALTER TABLE <表名> [ ADD <新字段名> <数据类型> [字段级完整性约束条件] ] [ DROP [<字段名>] ……. ] [ALTER <字段名> <数据类型>] 其中， <表名>是指需要修改的表的名字，ADD子句用于增加新字段和该字段的完整性约束条件，DROP子句用于删除指定的字段，ALTER子句用于修改原有字段属性。 例3.20 在“雇员”表中增加一个字段，字段名为“职务”，数据类型为“文本”；将“备注”字段删除；将“雇员号”字段的数据类型改为文本型，字段大小为8。 （1）添加新字段的SQL语句为： ALTER TABLE 雇员 ADD 职务 CHAR(10); （2）删除“备注”字段的SQL语句为： ALTER TABLE 雇员 DROP 备注; （3）修改“雇员号”字段属性的SQL语句为： ALTER TABLE 雇员 ALTER 雇员号 CHAR(8); 3.DROP语句 格式：DROP TABLE <表名> 例3.21 删除已建立的“雇员”表 DROP TABLE 雇员； 4.INSERT语句 格式： INSERT INTO <表名>[(<属性名1>[,<属性名2>…])] VALUES (<常量1>)[,<常量2>]…); 例3.22 将一条新记录插入到“雇员”表中 INSERT INTO 雇员 VALUES (“0001”，“张磊”，“男”，#1960-1-1#，“办公室”)； 例3.23 将一条新记录插入到“雇员”表中，其中“雇员号”为“0002”，“姓名”为“王宏”，“性别”为“男” INSERT INTO 雇员 （雇员号，姓名，性别） VALUES (“0002”，“王宏”，“男” ）； 注意：文本数据应用双引号括起来。日期数据应用“#”号括起来。 18
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5. UPDATE语句 格式：
UPDATE <表名>
SET <列名>=<表达式> [<列名>=<表达式>]… [WHERE <条件>];
例3.24 将“雇员”表张磊的出生日期改为“1960-1-11” UPDATE 雇员 SET 出生日期=#1960-1-11# WHERE 姓名=“张磊”； 6. DELETE语句 格式： DELETE
FROM <表名> [WHERE <条件>];
例3.25 将 “雇员”表中 “雇员号”为“0002”的记录删除 DELETE FROM 雇员 WHERE 雇员号=“0002”; 7. SELECT语句 格式：
SELECT [ALL|DISTINCT] *| <字段列表> FROM <表名1>[,<表名2>]… [WHERE <条件表达式>]
[GROUP BY <字段名>[HAVING<条件表达式>]] [ORDER BY <字段名>[ASC|DESC]]; 其中All（默认）：返回全部记录； Distinct：略去选定字段中重复值的记录； From：指明字段的来源，即数据源表或查询； Where：定义查询条件； Group By：指明分组字段，Having：指明分组条件，必须跟随Group By使用； Order By ：指明排序字段，Asc | Desc：排序方式，升序或降序。
例3.27 查找并显示“教师”表中“姓名”、“性别”、“工作时间”和“系别”4个字段 SELECT 姓名，系别，工作时间，系别 FROM 教师；
例3.28 查找1992年参加工作的男教师，并显示 “姓名”、“性别”、“学历”、“职称”、“系别”和“联系电话”
SELECT 姓名，性别，学历，职称，系别，联系电话 FROM 教师 WHERE 性别=“男“AND 工作时间>=#1/1/1992#; 3.6.3 创建SQL特定查询
SQL特定查询分为联合查询、传递查询、数据定义查询和子查询等4种。其中联合查询、传递查询、数据定义查询不能在查询“设计”视图中创建，必须直接在“SQL”视图中创建SQL语句。对于子查询，要在查询设计网络的“字段”行或“条件”行中输入SQL语句。 1．联合查询
联合查询是将一个或多个表、一个或多个查询组合起来，形成一个完整的查询。执行联合查询时，将返回所包含的表或查询中对应字段的记录。 2．传递查询
传递查询是自己并不执行而是传递给另外一个数据库来执行的查询。传递查询可直接将命令发送到ODBC数据库服务器中，如SQL Server。使用传递查询时，不必与服务器上的表链接，就可以直接使用相应的表。
例3-33 查询SQL Server数据库（名为“教学管理系统”）中“教师”表和“课程”表的信息，显示姓名，系别和课程名称字段的值。
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注意：如果将传递查询转换为另一种类型的查询，例如选择查询，将丢失输入的SQL语句。如果在“ODBC连接字符串”属性中没有指定连接串，或者删除了已有字符串，Access将使用默认字符串“ODBC”，并且在每次运行查询时，提示连接信息。 3．数据定义查询
数据定义查询与其他查询不同，利用它可以直接创建、删除或更改表，或者在当前数据库中创建索引。在数据定义查询中要输入SQL语句，每个数据定义查询只能由一个数据定义语句组成。 4．子查询
在对Access表中的字段进行查询时，可以利用子查询的结果进行进一步的查询。不能将子查询作为单独的一个查询，必须与其他查询相结合。 3.7 编辑和使用查询 3.7.1 运行已创建的查询
? 通过工具栏上的“执行”按钮
? 通过“数据库”窗口中“查询”对象下的“打开按钮” ? 鼠标双击要运行的查询
3.7.2 编辑查询中的字段
? 添加字段 ? 删除字段 ? 移动字段
3.7.3 编辑查询中的数据源
? 添加表或查询 ? 删除表或查询 3.7.4 调整查询的列宽
调整列宽的方法是：打开要修改查询的设计视图，将鼠标指针移到要更改列的字段选择器的右边界，使鼠标指针变成双向箭头，拖动鼠标改变列的宽度，双击鼠标可将其调整为“设计网格”中可见输入内容的最大宽度。 3.7.5 排序查询的结果
通过排序，查询中的记录指定顺序排列，可使显示的记录清晰、一目了然。 例4-36 对例3.10的查询结果按成绩从低到高的顺序排列。
第4章 窗体
4.1 认识窗体
4.１.１ 窗体的作用
窗体是应用程序和用户之间的接口，是创建数据库应用系统最基本的对象。用户通过使用窗体来实现数据维护、控制应用程序流程等人机交互的功能。
? 数据输入和编辑 ? 信息显示和数据打印 ? 控制应用程序流程
4.１.2 窗体的类型
Access提供了7种类型的窗体，分别是纵栏式窗体、表格式窗体、数据表窗体、主/子窗体、图表窗体、数据透视表窗体和数据透视图窗体。 1纵栏式窗体
纵栏式窗体将窗体中的一个显示记录按列分隔，每列的左边显示字段，右边显示字段内
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