武汉大学学政教育培训中心 Access总结 讲师：何少丰
容。
2表格式窗体
通常，一个窗体在同一时刻只显示一条记录的信息。如果一条记录的内容比较少，单独占用一个窗体的空间就显得很浪费。这时，可以建立一种表格式窗体，即在一个窗体中显示多条记录的内容。 3数据表窗体
数据表窗体从外观上看与数据表和查询的界面相同。数据表窗体的主要作用是作为一个窗体的子窗体。 4主／子窗体
窗体中的窗体称为子窗体，包含子窗体的基本窗体成为主窗体。主窗体和子窗体通常用于显示多个表或查询中的数据，这些表或查询中的数据具有一对多的关系。
主窗体只能显示为纵栏式的窗体，子窗体可以显示为数据表窗体，也可以显示为表格式窗体。 5图表窗体
图表窗体是利用Microsoft Graph以图表方式显示用户的数据。可以单独使用图表窗体，也可以在子窗体中使用图表窗体来增加窗体的功能。 6数据透视表窗体
数据透视表窗体是Access为了以指定的数据表，或查询为数据源产生一个Excel的分析表而建立的一个窗体形式。数据透视表窗体允许用户对表格内的数据进行操作；用户也可以改变透视表的布局，以满足不同的数据分析方式和要求。 7．数据透视图窗体
数据透视图窗体用于显示数据表和窗体中数据的图形分析窗体。数据透视图窗体允许通过拖动字段和项或通过显示和隐藏字段的下拉列表中项，查看不同级别的详细信息或指定布局。
4.１.3 窗体的视图 表和查询有两种视图：“数据表”视图和“设计”视图，而窗体有5种视图，即“设计”视图、“窗体”视图、“数据表”视图、“数据透视表”视图和“数据透视图”视图。 “设计”视图是用于创建窗体或修改窗体的窗口； “窗体”视图是显示记录数据的窗口，主要用于添加或修改表中的数据； “数据表”视图是以表格的形式显示表、查询或窗体数据的窗口。“数据透视表”视图使用“Office数据透视表”组件，易于进行交互式数据分析 ；“数据透视图”视图使用“Office Chart 组件”，帮助用户创建动态的交互式图表 。 4.２ 创建窗体
创建窗体有两种途径：一种是在窗体的设计视图下手动创建，另一种是使用Access提供的各种向导快速创建。
本节介绍如何利用系统提供的向导创建各类窗体。 4.2.1 自动创建窗体
Access提供了两种方法自动创建窗体。一种是在“表”对象下使用“自动创建窗体”功能；另一种是在“窗体”对象下使用“自动创建窗体”功能 1．使用“自动窗体”
使用“自动窗体”功能是创建数据维护窗体 最快捷的方法，它可以快速创建基于选定表或查询中所有字段及记录的窗体，其窗体布局结构简单规整。区别于其他窗体创建方法的是，自动窗体创建时，需先选定表对象或查询对象，而不是在窗体对象的窗口下启动向导或进入窗体设计视图。 2．使用“自动创建窗体”
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利用Access提供的“自动创建窗体”向导，可以创建3种形式的数据操作窗体：
? 纵栏式窗体 ? 表格式窗体 ? 数据表窗体
4.2.2 使用向导创建窗体
使用“自动窗体”方便快捷，但是内容和形式都受到限制，不能满足更为复杂的要求。使用“窗体向导”就可以更灵活、全面地控制数据来源和窗体格式，因为“窗体向导”能从多个表或查询中获取数据。 1．创建单一数据源窗体 在“窗体”对象窗口中，双击“使用向导创建窗体”，或从“新建窗体”对话框中选择“窗体向导”选项，弹出“窗体向导”第一个对话框。 2．创建涉及多个数据源的窗体
使用向导创建窗体更重要的应用是创建涉及多个数据源的数据维护窗体，也称此类窗体为主/子窗体。如果这些不同数据源之间的数据存在关联，那么就可以创建带有子窗体的窗体。 4.2.3 创建图表窗体 1．数据透视表
数据透视表是一种特殊的表，用于从数据源的选定字段中分类汇总信息 。数据透视表的两个主要元素是“轴”和“字段列表”。
（1）轴是数据透视表窗口中的一个区域，它可能包含一个或多个字段的数据。在用户界面中，因为可以向轴中拖放字段，所以它们也被称为“拖放区域”。数据透视表有4个主要轴，每个轴都有不同的作用。4个主要轴分别为“行字段”、“列字段”、“筛选字段”和“汇总或明细字段”。
（2）字段列表的功能与查询或窗体中使用的字段列表的功能很相似。它根据窗体的“数据来源”（Record Source）属性来显示可供数据透视表使用的字段。 2．数据透视图
数据透视图是一种交互式的图表，功能与数据透视表类似，只不过以图形化的形式来表现数据。数据透视图能较为直观地反映数据之间的关系。 3．创建图表窗体
使用图表窗体能够更直观的显示表和查询中的数据。可以使用“图表向导”创建图表窗体。 4.3 窗体的设计
在创建窗体的各种方法中，更多的时候是使用窗体设计视图来创建窗体，这种方法更直观、更灵活。创建何种窗体依赖于用户实际需求。在设计视图下创建窗体时，用户可以完全控制窗体的布局和外观，准确地把控件放在合适的位置，设置它们的格式直到达到满意的效果。
4.3.1 窗体设计视图 1．窗体的组成和结构
窗体设计视图是设计窗体的窗口，它是由5个节组成，分别是主体、窗体页眉、页面页眉、页面页脚和视图页脚。 2．工具栏（见书本P123）
3．工具箱 （见书本P124）
工具箱是窗体设计时最重要的应用，通过工具箱可以向窗体添加各种控件。控件是窗体中
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的对象，它在窗体中起着显示数据、执行操作以及修饰窗体的作用。 4．字段列表 通常窗体都是基于某一个表或查询建立起来的，因此窗体内控件显示的是表或查询中的字段值。在创建窗体过程中当需要某一字段时，单击工具栏中的“字段列表”按钮 ，即可显示“字段列表”窗口。例如，要在窗体内创建一个控件来显示字段列表中的某一文本型字段的数据时，只需将该字段拖到窗体内，窗体便自动创建一个文本框控件与此字段关联。 4.3.2 常用控件的功能
控件是窗体上用于显示数据、执行操作、装饰窗体的对象。在窗体中添加的每一个对象都是控件。Access包含的控件有：标签、文本框、选项组、切换按钮、选项按钮、复选按钮、组合框、列表框、命令按钮、图像、非绑定对象框、绑定对象框、分页符、选项卡控件、子窗体／子报表、直线和矩形等。
控件的类型可以分为：绑定型、未绑定型与计算型3种。绑定型控件主要用于显示、输入、更新数据库中的字段；未绑定型控件没有数据源，可以显示信息、线条、矩形或图像；计算型控件用表达式作数据源，表达式可以利用窗体或报表所引用的表或查询字段中的数据，也可以是窗体或报表上的其他控件中的数据。 4.3.3 常用控件的使用（详见书本P127）
在窗体“设计”视图中，用户可以直接将一个或多个字段拖曳到主体节区域中，Access可以自动地为字段结合适当的控件或结合用户指定的控件。结合适当的控件的操作方法是：单击窗体设计工具栏中的“字段列表”按钮 ，Access则显示窗体数据源的字段列表，然后从字段列表中拖曳某一个字段到主体节区域中。创建控件的方式取决于是要创建结合控件、非结合控件、还是计算控件。 4.3.4 窗体和控件的属性
在Access中，属性决定表，查询，字段、窗体及报表的特征。窗体和窗体上控件都有自己的一系列属性，这些属性决定了控件的外观、它所包含的数据，以及对鼠标或键盘事件的响应。
在属性表中，单击要设置的属性，在属性框中输入一个设置值或表达式可以设置该属性。如果属性框中显示有箭头，也可以单击该箭头，从列表中选择一个数值。如果属性框的旁边显示“生成器”按钮，单击该按钮可以显示一个生成器或显示一个可以选择生成器的对话框，通过生成器可以设置对话框。
窗体的格式属性包括默认视图、滚动条、记录选定器、浏览按钮、分隔线、自动居中、控制框、最大化/最小化按钮、关闭按钮、边框样式等。这些属性都可以在窗体的属性对话框中设置。
在窗体设计视图下双击窗体选择器按钮，可打开窗体的属性对话框。 1．应用条件格式
条件格式允许用户编辑基于输入值的字段格式 。 2．为窗体添加状态栏
要添加状态栏，只需选中要添加帮助的字段控件，在属性对话框的“其他”选项卡中的“状态栏文字”属性中输入帮助信息。保存所作的操做后，在窗体视图下当焦点落在指定控件上时，状态栏中就会显示出帮助信息。 3．使用背景位图
在使用背景位图时，应设置窗体有关图片的相关属性 。 4.4 格式化窗体
4.4.1 使用自动套用格式
在使用向导创建窗体时，用户可以从系统提供的固定样式中选择窗体格式，这些样式就是
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窗体的自动套用格式。这与Office的其他组件中的自动套用格式功能一样，把所有的格式属性的设定全部完成。 4.4.2 使用条件格式
除了可以利用自动套用格式对话框对窗体进行美化，还可以根据需要对窗体的格式、窗体的显示元素等进行美化设置。 4.4.3 添加当前日期和时间
如果用户希望在窗体中添加当前日期和时间，操作步骤为： (1)在“数据库”窗口中单击“窗体”对象。
(2)单击要选择的窗体，单击“设计”按钮 。
(3)单击“插入”菜单的“日期和时间”命令，显示“日期与时间”对话框。
(4)如插入日期和时间，则在对话框中选择“包含日期”和“包含时间”复选框。 (5)在选择了某一项后，再选择日期和时间格式，然后单击“确定”按钮即可。 5.4.4 对齐窗体中的控件 1．改变控件大小和控件定位
可以在控件的属性对话框中修改宽度和高度属性，也可在设计视图下选中控件后，用鼠标拖曳控件边框上的控制点来改变控件尺寸。
控件的精确定位可以在属性对话框中设置，也可以用鼠标完成。方法是保持控件的选中状态，按住Ctrl键不放，然后按下方向箭头移动控件直到正确的位置。 2．将多个控件设置为相同尺寸 操作步骤如下：
（1）按住Shift键连续单击要设置的多个控件。 （2）选择“格式”→“大小”→“至最短”命令。 3．将多个控件对齐 操作步骤如下：
（1）选中需要对齐的控件。
（2）选择“格式”→“对齐”→“靠左”或“靠右”命令，这样保证了控件之间垂直方向对齐，如果选择“靠上”或“靠下命令”，则保证水平对齐。
在水平对齐或垂直对齐的基础上，可以进一步设定等间距。假设已经设定了多个控件垂直方向的对齐，操作步骤如下： （1）选中需要对齐的控件
（2）选择“格式”→“垂直间距”→“相同”命令。
第5章 报表
5.1 报表简介
5.１.１ 报表的基本概念
报表是Access数据库中的一个对象，它根据指定的规则打印输出格式化的数据信息。报表的功能包括呈现格式化的数据；分组组织数据，进行数据汇总；报表之中包含子报表及图表；打印输出标签、发票、订单和信封等多种样式；可以进行计数、求平均、求和等统计计算；在报表中嵌入图像或图片来丰富数据显示的内容。
Access的报表操作提供了3种视图：“设计”视图、“打印预览”视图和“版面预览”视图。“设计”视图用于创建和编辑报表的结构；“打印预览”视图用于查看报表的页面数据输出形态；“版面预览”视图用于查看报表版面设置。 报表由以下几部分组成：
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报表页眉：在报表的开始处，用来显示报表的标题、图形或说明性文字，每份报表只有一个报表页眉。
页面页眉：用来显示报表中的字段名或对记录的分组名称，报表的每一页只有一个页面页眉。
主体：打印表或查询中的记录数据，是报表显示数据的主要区域。
页面页脚：打印在每页的底部，用来显示本页的汇总说明，报表只有一个页面页脚。 报表页脚：用来显示整份报表的汇总说明，在所有记录都被处理后，只打印在报表的结束处。
5.１.２ 报表设计区
设计报表时，可以将各种类型的文本和字段控件放在报表“设计”窗体中的各个区域内，一次处理一条数据记录。
在报表的“设计”视图中，区段被表示成带状形式，称为“节”。 根据主体节内字段数据的显示位置，报表可划分为4种类型：
? 纵栏式报表 ? 表格式报表 ? 图表报表 ? 标签报表 1、纵栏式报表
纵栏式报表(一也称为窗体报表)，一般是在一页中主体节内显示一条或多条记录，而且以垂直方式显示。纵栏式报表记录数据的字段标题信息与字段记录数据一起被安排在每页的主体节区内显示。 2、表格式报表
表格式报表是以整齐的行、列形式显示记录数据，通常一行显示一条记录、一页显示多行记录。表格式报表与纵栏式报表不同，其记录数据的字段标题信息不是被安排在每页的主体节区内显示，而是安排在页面页眉节区内显示。 3、图表报表
图表报表是指包含图表显示的报表类型。报表中使用图表，可以更直观地表示数据之间的关系。
4、标签报表
标签报表是一种特殊类型的报表在实际应用中，经常使用标签，可以通过标签报表来实现。 5.２创建报表
创建报表与创建窗体非常类似。报表和窗体都是使用控件来组织和显示数据的，因此，在第4章中介绍过的创建窗体的许多技巧也适用于创建报表。一旦创建了一个报表，就能够在报表中添加控件（包括创建计算型控件）、修改报表的样式等。 5.2.1 使用“自动报表”创建报表
方法一 ： 在数据库窗口的表对象下，选定作为数据源的表，单击数据库工具栏上的“新对象”按纽（即环境右侧的向下三角形按钮），在下拉菜单中选择“自动报表”自动生成报表；或选择“报表”选项启动“新建报表”对话框。
方法二 ：在数据库窗口的报表对象下，单击“新建”按钮，在弹出的“新建报表”对话框中选择“自动创建报表”。 5.2.2 使用“报表向导”创建报表
使用“报表向导”创建报表时，向导会提示用户选择数据源、字段、版面及所需的格式，根据用户的选择来创建报表。在向导提示的步骤中，用户可以从多个数据源中选择字段，可以设置数据的排序和分组，产生各种汇总数据，还可以生成带子报表的报表。
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