武汉大学学政教育培训中心 Access总结 讲师：何少丰
5.2.3 使用“图表向导”创建报表
图表报表是Access特有的一种图表格式的报表，它用图表的形式表现数据库中的数据，相对普通报表来说数据表现的形式更直观。
用Access提供的“图表向导”可以创建图表报表。“图表向导”的功能十分强大，它提供了多达20种的图表形式供用户选择。
应用“图表向导”只能处理单一数据源的数据，如果需要从多个数据源中获取数据，须先创建一个基于多个数据源的查询，再在“图表向导”中选择此查询作为数据源创建图表报表。 5.2.4 使用“标签向导”创建报表
标签是Access提供的一个非常实用的功能，利用它可将数据库中的数据加载到控件上，按照定义好的标签的格式打印标签。创建标签使用“标签向导”。“标签向导”的功能十分强大，不但支持标准型号的标签，也可以自定义尺寸制作标签。 5.2.5 使用“设计”视图创建报表
除了可以使用自动报表和向导功能创建报表以外，Access中还可以从“设计”视图开始创建一个新报表，主要操作过程有：创建空白报表并选择数据源；添加页眉页脚；布置控件显示数据、文本和各种统计信息；设置报表排序和分组属性；设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐方式等。
5.3 编辑报表（详见书本P158） 5.4 报表排序和分组 5.4.1 记录排序
使用“报表向导”创建报表时，最多可以对4个字段进行排序。“报表向导”中设置字段排序，除有最多一次设置4个字节的限制外，排序依据还限制只能是字段，不能是表达式。实际上，一个报表最多可以安排10个字段或字段表达式进行排序。 5.4.2 记录分组
以记录的某个或多个特征（字段）分组，可使具有共同特征的相关记录组成一个集合，在显示或打印报表时，它们将集中在一起。对分组产生的每个集合，可以设置计算汇总等信息。一个报表最多可以对10个字段或表达式进行分组。
分组后的报表设计视图下，增加了“组页眉”和“组页脚”节。一般在组页眉中显示和输出用于分组的字段的值；组页脚用于添加计算型控件，实现对同组记录的数据汇总、计算和显示输出。不同组的数据可以显示或打印在同一页上，也可以通过设置，使之显示或打印在不同页上。 5.5 使用计算控件
在报表的实际应用中，除了显示和打印原始数据，还经常需要包含各种计算用做数据分析，得出某些结论性的结果。报表的高级应用包括对在报表中使用计算型控件，对报表进行排序、分组、统计汇总等。 5.5.1 报表添加计算控件
报表中也能加入计算型控件用来计算包含在报表中的数据。与窗体一样，通过向未绑定的文本框中输入表达式，可以在报表中创建计算型控件。表达式的格式与窗体中使用的表达式格式相同。
文本框是最常用来显示计算数值的控件，但是也可以使用任何有“控件来源”属性的控件。 5.5.2 报表统计计算
在Access中利用计算控件进行统计计算并输出结果操作主要有两种形式： 1主体节内添加计算控件
在主体节内添加计算控件对每条记录的若干字段值进行求和或求平均计算时，只要设置计算控件的控件源为不同字段的计算表达式即可。
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2 组页眉／组页脚节区内或报表页眉／报表页脚区内添加计算字段
在组页眉／组页脚节区内或报表页眉／报表页脚节区内添加计算字段对某些字段的一组记录或所有字段进行求和或求平均计算时，这种形式的统计计算一般是对报表字段列的纵向记录数据进行统计，而且要使用Access提供的内置统计函数来完成相应的计算操作。 5.6 创建子报表
1、在已有的报表中创建子报表
2、已有报表添加到其他已有报表来创建子报表 3、链接主报表和子报表
在插入包含与主报表数据具有相关的信息的子报表时，子报表控件必须与主报表相链接。该链接可以确保在子报表中打印的记录与在主报表中打印的记录保持正确的对应关系。 在通过向导创建子报表，或者直接将报表或数据表由“数据库”窗口拖到其他报表中来创建子报表时，如果满足下列条件，Access将自动使子报表与主报表保持同步。 5.7 创建多列报表
创建多列报表的步骤如下： (1)创建报表。
(2)单击“文件”菜单中的“页面设置”命令。 (3)在“页面设置”对话框中，单击“列”选项卡。
(4)在“网格设置”标题下的“列数”编辑框中键入每一页所需的列数。 (5)在“行间距”对话框中，键入主体节中每个记录之间所需的垂直距离。 (6)在“列间距”对话框中，键入各列之间所需的距离：
(7)在“列尺寸”标题下的“宽度”编辑框中键入所需的列宽，例如，3英寸。在“高度”编辑框中键入所需的高度值，即可设置主体节的高度，或者在“设计”视图中直接调整节的高度。 (8)在“列布局”标题下单击“先列后行”或“先行后列”选项。 (9)单击“页”选项卡。
(10)在“打印方向”标题下单击“纵向”或“横向”选项。 (11)最后单击“确定”按钮。 5.8 设计复杂的报表 5.8.1 报表属性
用户可以单击工具条中的“属性”按钮或单击“视图”菜单中“属性”命令显示报表属性对话框。“属性”对话框内常用的属性为：记录源、打开、关闭、网络线X坐标、网络线Y坐标、打印版式、页面页眉、页面页脚、记录锁定、宽度、帮助文件和帮助上下文ID等。 5.8.2 节属性
节“属性”对话框内常用的属性为：强制分页、新行或新列、保持同页、可见性、可以扩大、可以缩小、格式化和打印等。
第6章 数据访问页
6.1 数据访问页的基本概念 6.1.1 数据访问页的作用
数据访问页是一个能够动态显示、添加、删除以及修改记录内容的特殊网页。用户既可以在Internet和Intranet上使用数据访问页，在网络上发布数据库信息，又可以通过电子邮件发送数据访问页。
用户可以根据需要设计：交互式报表 、数据输入、数据分析 等不同用途的数据访问页。 6.1.2 数据访问页的视图
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数据访问页有2种视图方式，分别是设计视图和页面视图。
（1）设计视图是创建与设计数据访问页的一个可视化的集成界面。 （2）页面视图是查看所生成的数据访问页的一种视图方式。 6.1.3 数据访问页的调用方式
数据访问页是保存在Access数据库或Access项目文件外的独立文件。其调用方式，除了可以在Access数据库中打开，还可以利用Internet Explore浏览器打开。 1．在Access中打开数据访问页
在Access中打开数据访问页并不是为了应用，而是为了测试。打开的方法是：在Access“数据库”窗口的“页”对象中，选中要打开的数据访问页，然后单击窗口工具栏“打开”按钮，或直接双击要打开的数据访问页。 2．在IE浏览器中打开数据访问页
利用Internet Explore浏览器打开数据访问页的方法是：在存放数据访问页的文件夹下，双击数据访问页文件（.htm）；或先打开Internet Explore浏览器，然后在其地址栏中输入数据访问页文件路径。
6.1.4 数据访问页的数据来源
1．Access数据库或SQL Server数据库
创建数据访问页应为其绑定一个Access数据库或SQL Server数据库。 2．其他数据来源
数据访问页还可以包含其他数据源的数据。例如，Excel工作表、非Access或SQL Server数据库中的数据透视表、电子表格或图表。 6.2 创建数据访问页
6.2.1 自动创建数据访问页
自动创建数据访问页，即使用“自动创建数据页”向导来创建数据访问页，是最简单最快捷的创建方法。使用这种向导可以快速创建基于单一数据源（表或查询）中所有字段（存储图片的字段除外）和记录的数据访问页。数据访问页格式由Access系统自动规定，用户不需要做任何设置。采用这种方式只能针对一个表建立纵栏式数据页。 6.2.2 使用向导创建页
使用Access提供的“数据页向导”可通过对话方式，让用户在创建过程中，根据自己的需要选择多个表或查询中的字段，选择按一个或多个字段升序或降序排列记录，也可以选择按某个字段来分组记录，然后由系统根据用户要求完成数据访问页的创建。 6.2.3 使用设计视图创建数据访问页
在创建数据访问页时，可以使用类似报表的设计视图修改已有的数据访问页，或直接在设计视图中设计新的数据访问页。使用页的设计视图建立数据访问页的操作方法和过程类似于使用报表设计视图。 6.3 编辑数据访问页 6.3.1 添加标签
在数据访问页上使用标签控件的目的是用其来显示说明文本，如标题、字段内容说明等。标签并不显示字段或表达式数值，它是一种未绑定型控件，记录移动时，它们的值都不会改变。
在数据访问页中，“标签”控件的使用及格式属性设置，与窗体中一致。 6.3.2 添加命令按钮
在生成的数据访问页中，虽然记录导航工具栏可以为用户提供方便的数据浏览、编辑、删除等操作工具，但当不需要进行这些操作时，记录导航栏上的工具按钮就没有用途，此时可以删除导航工具栏，添加需要的命令按钮。
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在数据访问页中，“命令按钮”控件的使用及格式属性设置，与窗体中一致。 6.3.3 插入图像编辑
单击“工具箱”中的“图像”控件，在数据访问页中，在需要插入图片的位置单击，拖曳鼠标指针直至所需的大小。然后松开鼠标左键，在弹出的对话框中选择要插入的图像，再单击“确定”按钮即可。
6.3.4 插入超链接控件
在数据访问页中，超级链接也是以控件的形式出现。要插入一个超级链接，可以单击控件工具箱中的“超级链接”按钮，然后像插入其他控件那样在数据访问页中拖曳鼠标画出一个矩形，然后松开鼠标左键，系统将弹出“插入超链接”对话框，在该对话框中，可以选择链接到一个原有的Web页文件，或者链接到本数据库中的某个数据访问页，还可以链接到一个新建的页或链接到一个电子邮件地址。选择需要链接的目标，并在对话框上部的“要显示的文字”文本框中输入超级链接的显示内容，然后单击“确定”按钮。 6.3.5 office组件
在数据访问页中添加Office组件，可以简化数据分析的操作，让数据间的互动关系以可视的方式显示出来。Office组件包括Office电子表格控件、Office图表控件和Office数据透视表控件等。
6.3.6 设置滚动文字
1．设置绑定型滚动文字控件
单击工具箱中的“滚动文字”按钮，放入数据访问页的合适位置上。然后，单击页设计工具栏中的“字段列表”按钮，打开“字段列表”。从“字段列表”中，将选中的字段拖动到数据访问页中的滚动文字控件上，其定位方法是，将图标的左上角放置到滚动文字控件左上角所需的位置。
2．设置未绑定型滚动文字控件
单击工具箱中的“滚动文字”按钮，然后在数据访问页中准备放置滚动文字的位置单击。Access将创建默认尺寸的滚动文字控件。如果需要创建特定大小的滚动文字控件，则应在数据访问页上拖放控件，直到获取所需的尺寸大小为止。在滚动文字控件中输入相关文本及格式，就形成了该滚动文字控件显示的信息。 3．设置滚动文字的运动
滚动文字的默认运动方式为从左到右的运动。如果需要设定与之不同的运动方式，可通过设置滚动文字控件的Behavior属性来实现。
（1）将滚动文字控件的Behavior属性值设定为Scroll，文字在控件中连续滚动；
（2）将滚动文字控件的Behavior属性值设定为Slide，文字从开始滑动到控件的另一边，然后保持在屏幕上；
（3）将滚动文字控件的Behavior属性值设定为Alternate，文字从开始到控件的另一边来回滚动，并且总是保持在屏幕上。 4．更改滚动文字重复次数
通过设置滚动文字控件的Loop属性来实现。
（1）将滚动文字控件的Loop属性值设定为?1，文字连续滚动显示；
（2）将滚动文字控件的Loop属性值设定为一个大于零的整数，文字滚动指定的次数。例如，如果将Loop属性值设置为10，文字将滚动10次，然后停止不动。 5．更改文字滚动的速度
滚动文字控件的True Speed属性设置为True时，允许通过设置Scroll Delay属性值和Scroll Amount属性值来控制控件中文字的运动速度。
（1）Scroll Delay属性值用来控制滚动文字每个重复动作之间延迟的毫秒数；
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（2）Scroll Amount属性值用来控制滚动的文本在一定时间内（该时间在“滚动延迟”属性框中指定）移动的像素数。 6．更改滚动文字移动的方向
滚动文字控件的Direction属性值用来控制滚动文字控件中文字的运动方向。 （1）Direction属性值设置为Left，滚动文字在控件中从左到右移动； （2）Direction属性值设置为Right，滚动文字在控件中从右到左移动； （3）Direction属性值设置为Down，滚动文字在控件中从下到上移动； （4）Direction属性值设置Up，滚动文字在控件中从上到下移动。 6.3.7 设置背景 1．设置背景颜色
设置背景颜色的方法是：在“设计视图”中打开设置的数据访问页，然后选择“格式”→“背景”→“颜色”命令，从系统打开的颜色选择界面中，单击所需颜色，该颜色将成为数据访问页的背景颜色。
2．设置背景图片
设置背景图片的方法是：在“设计视图”中打开设置的数据访问页，然后选择“格式”→“背景”→“图片”命令，在系统打开的“插入图片”对话框中，查找并选择作为背景的图片文件，选择的图片将成为数据访问页的背景图片。 3．设置背景声音
设置背景声音的方法是：在“设计视图”中打开设置的数据访问页，然后选择“格式”→“背景”→“声音”命令，在系统打开的“插入声音文件”对话框中，查找并选择作为背景声音的文件。以后打开该数据访问页时，将自动播放该背景音乐。
这里需要说明两点：第一，在使用自定义背景颜色、图片或声音之前，必须删除已经应用的主题；第二，在数据访问页中自定义“背景颜色”或“图片”后，有些已设计的控件，如“标签”控件，没有得到显示，可以使用“格式”→“置于顶层”命令，把“标签”控件置于顶层。
第7章 宏
7.1 宏的功能
7.1.1 宏的基本概念
宏是指一个或多个操作的集合，其中每个操作实现特定的功能，例如打开某个窗体或打印某个报表。宏可以使某些普通的任务自动完成。在Access中，共定义了近50种这样的基本操作，也叫宏命令。
Access中宏可以分为：操作序列宏、宏组合含有条件操作的条件宏。 宏组是共同存储在一个宏名下的相关宏的集合。
对于一些复杂的操作，还可以使用条件宏，即在执行宏的过程中按照一定的逻辑条件来决定执行哪些宏命令。 使用宏的好处:
创建的过程简单。不需编程，不需记住各种复杂的语法，即可实现某些特定的自动处理功能。
7.1.2 设置宏操作
Access中提供了一系列基本的宏操作，每个操作都有自己的参数，可以按需要进行设置。常见宏操作和功能参见附录D 7.2 建立宏
7.2.1 创建操作序列宏
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