综合档案室管理制度
第一章 总 则
第一条 为了加强学校档案工作的业务建设，逐步实现档案工作规范化、标准化、科学化、现代化，不断提高科学管理水平，更好地为学校教育、教学工作服务，为社会主义现代化建设服务，为完整准确地保存积累珍贵的历史记录，根据《中华人民共和国档案法》和《浙江省普通中学和中专职业技术学校档案管理暂行规定》等有关规定，结合我校实际情况，特制定本规定。
第二条 学校在各项工作、活动中形成的具有利用保存价值的档案，其构成以文书档案为主体，包括教学、会计、科技、教师业务档案等等，都属综合档案室统一集中管理的范围。
第三条 学校档案工作是学校整体工作不可缺少的环节，是提高学校工作效率和进行教改的必要条件，是维护学校历史真实面貌的一项重要内容，是评估一所学校科学管理和教学教改工作水平的重要标准之一。学校要切实加强领导，把档案工作纳入学校工作的议事日程和整体发展规则。
第二章 体制和职责
第四条 学校综合档案室工作由一名副校长分管，隶属学校办公室领导，设一名专职档案员管理，并确定适当的兼职档案人员，并建立档案鉴定小组。
第五条 学校综合档案室的基本任务与主要职责：
１、贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策及法规，建立健全档案工作各项规章制度。
２、维护档案的完整与安全，集中统一管理本校党支部、校长室、教务处、政教处、教科处、总务处、工会、共青团、学生会组织、校办厂等部门历年形成的全部档案。
３、做好档案的收集、整理、保管、签发、利用和统计等各项工作，编制各种检索工具，编写案卷序言、全宗介绍、组织沿革、大事记、年鉴、校史以及汇编专题资料，积极提供资料，为学校各项工作服务。
４、督促、指导本校各部门和有关人员做好文件材料的收集、积累、整理工作，并及时立卷归档，对各部门的档案整理工作实行监督和指导。
５、按国家有关规定，定期向县档案馆移交档案。
６、组织有关人员学习档案业务知识，总结经验，不断提高档案工作人员的业务能力和理论水平，尽量延长档案的使用寿命，更好地为社会主义现代化建设服务。
第三章 档案和管理 第六条 归档范围：凡是记载和反映学校主要职能活动，具有保存价值的各种类型（文书、教学、会计、科研、教师业务文件材料、党政管理等）各种形式（文字、图书、声像、实物）的历史记录都应归档。
第七条 学校办公室、教务处、政教处、教科处、总务处、团委、校办工厂等各处室各部门要按照各自的工作职能和归档范围（见附件）指定专人收集、积累、整理有关文件材料，然后由文书档案员统一立卷归档（会计档案由财会人员立卷），交综合档案室集中管理。
第八条 各种文件材料归档的基本要求：
１、教学档案：按教学年度（一般９月１日至次年８月３１日）结合问题分类组卷，一年编一个案卷大流水号。
２、文书档案、会计档案，按年度（１月１日至１２月３１日）结合形成分类，即按报表、帐簿、凭证分别组卷，一年编一年案卷流水号，在财会室保存一年后移交档案室。
３、科技档案，主要指基建、设备、校办厂产品和教研档案。一般可按工程竣工，产品投产、设备验收和教研课题完成后归档，按基建、产品、设备、教研档案分类、组卷、编号。
４、教师业务档案，以个人为单位组卷、编号、教师调动时应寄往调入单位。
第四章 保管和利用
第九条 综合档案室对各类档案要做好登记、统计、分类、编目和整理、鉴定工作，做到存放有序、查找方便、保管期限划分得当。
第十条 严格执行安全和保密制度。综合档案室根据保存档案资料的数量，放置专用库房和柜箱存放，库房要坚固、通风。并有防火、防潮、防光、防高温、防蛀、防有害生物、防盗等措施。保持库房良好的温湿度，档案人员要定期检查情况，发现问题及时汇报，并采取积极有效措施，以确保档案的安全。
第十一条 档案人员必须熟悉所藏档案的情况，主动了解各处室、部门对档案利用的需要，准确及时地为领导提供数据、信息和材料，认真做好提供利用工作。
第十二条 所有档案根据各类的分类目录，编制案卷总目录；并根据利用工作需要逐步编制专题文件目录、卡片、汇编，积极开发档案信息资源。
第十三条 调阅档案必须按规定办理手续，档案人员在向利用者提供档案的同时,要进行登记,并请利用者在《档案利用效果登记簿》上签名， 外单位来借阅档案，要经校办主任或校长批准。
第十四条 档案管理人员应按规定填写档案收进、移交清单，每年准确编制档案工作情况统计表，及时向业务主管部门上报档案。
第五章 档案的鉴定和销毁
第十五条 根据国家有关档案保管期限的规定，制定本校各类档案保管期限表，档案保管期限一般分为永久、长期、短期三种。
第十六条 各类档案的鉴定，由分管领导和档案网络人员参加的鉴定小组直接进行。
第十七条 销毁档案必须严格掌握，谨慎从事。销毁前要造具清册。提出销毁报告。经分管领导审批，并报市教委和档案局备案。销毁要严格执行保密规定，任何人不得随意进行。
第十八条 综合档案室向县档案局移交档案的范围和年限，按国家和县档案局的有关规定执行。
第六章 附 则
第十九条 本规定是学校档案工作的指导性文件，各部门和个人都必须认真贯彻执行。
第二十条 本规定自综合档案室建立之日起执行。
档案室管理制度
一、学校档案工作是学校管理工作的重要组成部分。档案室要主动搜集档案资料，为学校领导分析、总结、部署及调度学校工作和对学校工作做出决策，提供准确、可靠的依据。学校成立档案管理领导小组，办公室主任任组长，配备专职档案管理员，认真贯彻实施档案法，抓好学校的档案建设。 二、学校建立综合档案室，统一存放各种门类的档案，包括文书档案、教学档案、人事档案、基建档案、财物档案、荣誉档案、学籍档案、健康档案、体育档案等。 三、档案室要制定档案文件资料收集细目，各处室要按照这一细目全面及时地搜集各类档案资料，档案员要定期征集归档、建档。 四、建立健全并认真落实好档案工作的各项规章制度，包括归档制度、保管制度、保密制度、借阅利用制度、鉴定销毁制度、档案统计制度及监督检查制度等。
五、严格完善归档制度。档案员和各处室要按照国家档案部门统一规定的规格和要求，明确归档范围，及时搜集立卷，严格立卷质量和保管期限。
六、档案员要认真学习档案法规和处理程序，熟悉学校各方面的工作，加强档案业务训练，努力提高自己的业务水平和管理水平。
七、档案员要按时向上级呈报各类报告，做好各类档案检查准备工作。
八、校内人员借阅业务性档案，须经有关领导同意后方可查阅，并办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要负责人批准后方可查阅档案。查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料，必须经档案室人员仔细核对签署意见。
九、健全各种检索工具，开发利用现有档案。不断挖掘档案信息，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益。
十、加强档案保密工作。档案室门窗要加固，备有消防器材，保持整洁、干燥、自然通风，严禁烟火，注意防盗、防火、防鼠、防霉、防蛀，档案员不得将无关人员带进档案室，不得外泄档案中的机密。
分管档案工作领导职责
一、组织本单位学习、宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级及地方档案行政管理部门关于档案工作的各项方针、政策、法规的活动。
二、加强对本单位档案工作的领导，把档案工作纳入本单位的整体发展规划，并列入本单位议事日程，督促分管部门按上级、地方和本单位档案部门要求做好应做的工作。
三、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件中，使档案工作与本单位的各项工作协调发展。 四、对本单位档案管理工作负全面的领导责任。
五、对档案管理工作做出显著成绩的给予奖励，对违反有关规定的给予处罚。
（三）档案室工作人员职责
档案管理人员受办公室主任领导，其主要职责是：
一、 根据《档案法》和学校要求，负责各类档案资料的收集、建档、登记和保管工作。
二、 指导、督促各处室作好档案的收集、鉴别、立卷工作，及时接收，分类保管。
三、 编制配套的检索工具，以方便快捷查阅档案材料，为教育教学服务。 四、 严格遵守档案管理制度，未经主管领导批准，不得撤擅自外借或让他人查阅、摘录、复印档案资料。
五、 主动积极搜集有关学校发展的档案资料，作到眼勤、口勤、手勤、腿勤。
六、 认真贯彻保密制度，加强安全防范措施，搞好档案室卫生，做好防火、防盗、防霉、防虫、防晒、防鼠等工作。
二、每学期按归档范围整理一次，每学年在下一学年度开学初进行检查。凡按归档范围应归
档而未收集归档的，必须追齐归档组卷，保证订装及归档的质量。
三、对损坏的档案材料要及时修补或复制。
四、当年档案整理好后，必须按年份、保管期限、类别排列编号存入档案室。（四）
学校档案工作管理制度
一、 学校档案工作是学校工作的重要组成部分。校领导和办公室应把学校档案工作列入议事日程，加强具体指导，配备专兼职档案人员，并指导、监督、检查其工作，定期研究解决管理档案所需的设备和经费等问题，保证档案工作的正常发展。
二、 学校档案工作实行统一领导，集中管理，学校教育教学等活动形成的全部文件材料，统一由档案室管理。
三、 坚持文书部门立卷制度。学校工作活动中形成的文件材料，由有关部门收集、分类、整理，于第二年四月份移交档案室归档保存，并提供利用。
四、 根据上级档案管理部门的规定，档案室应编制本校的《档案分类大纲》，文件材料《归档不归档范围》和《档案保管期限表》等基本规范，依照执行。
五、 档案库房与办公室两分开，库房应当坚固、干燥、阴凉并配置防盗、防火、防虫、防潮、防光、防高温等设施，定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
六、 为了方便利用，档案室应编制档案目录，索引等检索工具，编写大事记、组织改革，基础数字汇集，重要会议简介等参考资料，编纂重要文件汇集。
七、 档案室要搞好服务，经常了解本校的工作任务和利用要求，积极开展档案的利用工作，及时收集利用效果。
档案人员调动工作时，必须办理档案移交手续。