从Office新人到文案高手
我们的办公室,和达尔文说的丛林或草原,没有什么两样,就像巨大的恐龙和攻击力超强的猎豹,同样也会被生态淘汰。埋头努力工作,并不一定收获丰硕。办公室里本来就没有公理,却有一些看不见的“定律”,他们真的有道理吗?
8月下旬,刚刚走出大学校门,秦旷第一次以工作身份走进新的办公室,一切似乎都很陌生,除了桌上的电脑。由于工作经验不足,在电脑数据处理方面由于没有一套好的方案,经常出问题。明明亲手保存在硬盘中的一份客户资料,老板指明要这份资料时,翻遍C、D、E、F、G等所有的磁盘都找不到,真是急煞人也!作为办公室新人,必须先学会一些拿手的文案工作技巧,不然恐怕连试用期都过不去了……
谣传定律1:工作效果第一 程序不重要
错!如果是一个职场老手,这一点可能是对的,但是作为职场新人,工作的流程是否合理,可能直接决定你的试用期长短! 天!我竟然不会建文件夹
做任何工作,有思路、有条理都是重要的,特别是职场新人,领导会从一些细节观察你的工作方式。硬盘中的数据就是从新建文件夹、文件开始的,这也就相当于是源头,在源头处
做好科学的规划,自然会给日后留下便捷之路。除了掌握归类建立文件夹、文件取名要有明确代表意义、目录层次一般不要超过3层等常识性知识外,下面的这些高手总结出的经验很有参考价值。
在工作量比较大的场合,每天可能都会制作出多份文件,或者是给家中宝宝拍照,可能也是每天都要拍而生成照片文件。这些场合下直接建立“记事本文件夹”就是比较科学的方法,所谓的“记事本文件夹”就是应对每年、每月份、每日(当然可视具体情况定是否建立“年”或是“日”文件夹)建立一个文件夹目录,例如“1月\\1日”,或“2010年\\1月\\1日”、“2010年\\1月”。
★智能建立“记事本文件夹”的方法
从http://www.greendown.cn/soft/24735.html下载“Folder Frenzy”,若要建立“年、月”这样的目录,只要在前面文本框中输入年份,后面文本框中输入月份数(12),若要建立“月、日”这样的目录,则进行相应的调整即可。例如前面输入“2010年”,后面设置为“12”,这样便可在当前软件所在目录生成一组目录“2010年1”、“2010年2”……(见图1)。 如果这种智能生成的方法并不满足要求(例如无法建立“2010年1月”这样的目录),也可以直接在上面的列表中手工输入目录名称序列,更简便的方法就是借助Excel单元格的
拖拉方法生成目录名称序列,再拷贝到上面的列表中进行制作。 小提示:
有时候可能还需要多次使用上面方法进行制作,最后手工合并目录,比如要想建立“年、月、日”这样的目录,就要先建立“年、月”目录,最后在每个月份目录中再建立对应日期的目录,由于日期文件夹每个月都一样,直接拷贝即可。
★技能突破:巧用命令制作人名文件夹
有一份保存了名单的文本文件,每行都是一个人名,这时如果想针对这个人名列表中的每个人名制作一个文件夹,通过命令就可以很好地解决:
例如这个记事本文件名为“d.txt”,将其放到需要建立人名文件夹的目录,按Win+R打开命令提示符窗口,使用cd命令切换到人名记事本文件所在目录,然后输入“for /f
\”并回车便可在当前目录下创建人名文件夹了(见图2)。
对这个命令进行修改可以制作很多种需求的文件夹,例如产品目录、客户资料目录等。
★Office大补贴:
(1)文件常修改,可用版本号做文件夹名称加以区分。 (2)正在处理及已处理文件要分开,做好处理完毕的文件的归档工作。
(3)喜欢视桌面为工作台的朋友,切记要用快捷方式替代文件本身,重要文件应该放非系统盘。
(4)通过“Folder Maker”(下载地址:http://a.md/148)这款小工具即可实现为不同的文件夹定制不同的颜色。再结合系统自带的更换图标功能,方便在众多文件夹中一眼找到目标。 (5)按Win+R,输入
“AppData\\Roaming\\Microsoft\\Windows\\Network Shortcuts”,在此建立任意文件夹将会直接显示在“计算机”目录下,方便日常操作,而文件的真实保存地址则是“E:\\Users\\系统账户名\\AppData\\Roaming\\Microsoft\\Windows\\Network Shortcuts\\”。 (6)平时在管理文件而建立文件目录时,尽量不要超过3层目录,目录层数多了后会给日后的管理带来一定的麻烦。 谣传定律2:埋头苦干就好 慢工出细活
错!什么时代了,效率第一,又快又好才是目标,当你慢腾腾地写策划的时候,别人的标书已经递交上去了。抢时间,追效率,要想在新公司出彩,必须展示出你的高效来!
打工可以,但是不能打白工(只有付出没有回报的工作)。作为新人,容易接到一些不太需要动脑,但是比较花力气的
“苦活”。遇到这种情况,怎么展示你的能力呢?最好的方式,就是以无人能及的速度、第一时间完成它!
当老板在你电脑前的时候,不如向他展示一些他不知道的小伎俩,迅速提升你的形象!比如,在Excel表格中经常需要填入一些重复内容,比如在名单一列,希望输入的每个名字前都要加上“电脑爱好者”后面都加上“读者”,如果输入名字后,在每个单元格都粘贴同样的内容,太麻烦了,不如用简单的方法。选中该列,右击后,选择“设置单元格格式”,选择“自定义”,在“类型”中输入“电脑爱好者@读者”(见图3)。
◎设置格式为
“[>9999999999](0000)00000000;[>999999999](000)00000000;0”,就可以直接输入“01068130909”这样的电话号码,回车后,会自动变成“(010)68130909”,符合一般的电话号码写法。 ◎单元格中如果是文本格式的数字,是无法进行运算的,可以先复制文本单元格,然后选择空白单元格点击“粘贴”下的“选择性粘贴”,再选择“加”或“减”即可。 ◎设置格式为“[DBNum2]G/通用格式”,则输入的数字自动转换为大写中文。
作为新员工最容易犯错的地方就是不知到哪里找到需