要的东西,文档、表格、PPT,如何在最短时间找到呢? 以往的方式都是搜索,而Win7库功能打破了传统的文件夹管理文件的方式,让文件管理更智能化、科学化。因此,大家应该掌握好库的功能及用法,给文件管理带来诸多方便。我们完全可以按照自己日常需要处理及接触到的文件类型创建相应的库,如“本周必做工作”、“待修改文档”、“已完成文档”、“相关PPT”、“会议照片”等库,再养成及时将相应的文件夹“入库”(右击文件夹并选择“包含到库中”,选择相应的库即可),日后就能得到很多方便。
★快速定位照片
打开图片库,选择右上角“排列方式”中的“月”或“天”即可在资源管理器中按日期显示拍摄的照片,这样可以有效地解决图片大海中找特定图片的难题。此外,还可以借助图片库中的图片分级功能快速给图片评级,日后按评级来找特定图片,或者借助标记功能来实现同样的目的。
★快速查找文档
Windows7文档库与Office文档结合相当紧密。在Word中单击Office按钮,选择“Word选项/常规”,在“对 Microsoft Office进行个性化设置”中填写了用户名即为自己的Office文档设置了作者信息,在文档库中选择以作者的排列方式显
示即可按照不同作者进行归纳,非常适合办公族在往来频繁的文件中找到自己撰写或他人发送过来的文件。如果觉得这还不够快捷,还可以结合强大的库搜索功能及结合预览窗格快速找到自己想要的文件。
★技能突破:批量修改文档中的日期格式
有时候需要将一篇Word文档中的日期由一种格式转换成另一种格式,例如原先为“2010.8.1”,现在想改成“2010-8-1”,手工修改太费劲,批量实现更简单:
在Word中按“Ctrl+H”打开替换对话框,“查找内容”框中输入“([0-9]{4}).([0-9]{1,2}).([0-9]{1,2})”,在“替换为”框中输入“\\1- \\2-\\3”(见图4)。
其中,输入的内容除其中的“.”是根据文档中日期格式中的“.”格式一致外,其余全为半角字符,最好是在英文状态下输入。再单击“更多”按钮并选中“使用通配符”项,最后单击“全部替换”按钮即可搞定。按照同样的思路,可以在多种日期格式之间转换。
★技能突破:批量修改文档中的“电话号码” 公司电话换了,以前制作的方案中的电话号码现在全部需要统一更换成新号码,手工修改太费劲,批量实现更简单: 从http://www.newhua.com/softdown/25246_2.htm下载
“WordPipe”,安装运行后选择选择“替换”选项卡,将“Find what”设置成原先电话号码,在“replace with”中设置新电话号码,注意勾选“全字匹配”,防止将其他含有电话号码数字的数值替换了。再选择“要处理的文件”选项卡,勾选“包括子文件夹”,接下来选择所有文档存放的磁盘(甚至可以直接选择“计算机”或“我的电脑”),最后单击“替换”按钮,软件就会搜索并进行替换了(见图5)。
★技能突破:绿色删除Excel空白行方案
不需要使用VBA,更不需要其他过多的复杂设置,即便是几万行的表格也可以快速删除其中的空行:
情况一:如果不需要保持表格数据的排序完整性,直接通过排序功能将所有空行放到末尾,然后选中第一个空行后按Ctrl+Shift+End全选所有空行,之后直接删除即可。
情况二:如果要考虑顺序,就是说删除后顺序不能乱,就在第一列后增加一列,从第一行开始按增序方式用自然数填充到最后一行,然后按照刚新增的列开始排序,并按上面的方法删除掉空行,再按第一列(自己增加的列)再排序就回来了。
谣传定律3:新员工要低调 不能乱说话
刚到单位,秦旷总觉得自己才疏学浅,和同事工作中不敢表达自己观点,怕发说错话。后来,慢慢地,他发现了多沟通的重要性。不仅是当面的沟通,与领导之间的邮件沟通也十分重要。往来邮件往往也是最需要花力气去处理的对象,如果没有科学的管理方案,不用多久,你的邮件箱就会变得零乱不堪,想找一封邮件甚至需要半天时间,直接影响到工作。
★技能突破:从名单到邀请函
上班第三天,领导就让秦旷去制作200个邀请函封面,要求倒是很简单,其实就是信封的表面,包括邮编、地址、职务、姓名。可是给他的只是包含这样信息的Excel表格,怎么让它变成可以打印的200个封面呢?难道要一个一个筛选?显然不用这麻烦!
得到的Excel表格是这样的(见图6)。
第一步:首先新建一个Word文档,纸张类型无所谓,一般是A4,不过最好调整一下页边距,这样在一页的空间可以打印更多的成绩单或者信封的收件人。在Word中插入一个表格,如果想在一页纸中打印两列,那就选择两列。为了打印出来美观,也可以设置表格属性,把边框去掉(设置边框为“无”)。
第二步:进入Word文档,在“邮件”中选择“选择收件人→使用现有列表”,在出现的“选取数据源”对话框中,选中名单的Excel文件名并确定(见图7)。
第三步:点击鼠标,使输入框停留在表格的第一个格中,然后在“邮件”菜单中选择“插入合并域”,将需要打印的字段按照顺利排列。插入后效果如图,可以自己调整每行的格式(见图8)。
第四步:点击鼠标,使输入框停留在表格的第二个格中,点击“邮件”菜单栏中“编写和插入域”的“规则”选项,选择“下一记录”。然后在“下一记录”的后面,插入和第一格相同的内容,选中第二个格的全部内容,并复制。
第五步:将同样内容复制到表格的其他格中去,填满表格。这时就基本完成任务了,点击左上角的保存按钮。选择“邮件”菜单中的“完成并合并”,选择“编辑单个文档”,在“合并到新文档”中选择全部记录,也可根据需要选择部分记录,并“确定”。
这时候会生成一个新的文档,里面的内容就是你想要的