整顿的三要素
所谓整顿的三要素，指的是场所、方法和标识。判断整顿三要素是否合理的依据在于是否能够形成物品容易放回原地的状态，如图3-2。当寻找某一件物品时，能够通过定位、标识迅速找到，并且很方便将物品归位。
图3-2 整顿良好的表现
1．场所
物品的放置场所原则上要100%设定，物品的保管要做到“定点、定容、定量”。场所的区分，通常是通过不同颜色的油漆和胶带来加以明确：黄色往往代表通道，白色代表半成品，绿色代表合格品，红色代表不合格品。
6S管理强调尽量细化，对物品的放置场所要求有明确的区分方法。如图3-3，使用胶带和隔板将物料架划分为若干区域，这样使得每种零件的放置都有明确的区域，从而避免零件之间的混乱堆放。
图3-3 物料架的划分
2．方法
整顿的第二个要素是方法。最佳方法必须符合容易拿取的原则。例如，图3-4给出了两种将锤子挂在墙上的方法：显然第一种方法要好得多；第二种方法要使钉子对准小孔后才能挂上，取的时候并不方便。因此，现场管理人员应在物品的放置方法上多下功夫，用最好的放置方法保证物品的拿取既快又方便。
图3-4 锤子挂法比较
3．标识
整顿的第三个要素是标识。很多管理人员认为标识非常简单，但实施起来效果却不佳，其根本原因就在于没有掌握标识的要点。一般说来，要使标识清楚明了，就必须注意以下几点：要考虑标识位置及方向的合理性，公司应统一（定点、定量）标识，并在表示方法上多下功夫，如充分利用颜色来表示等。
整顿的三定原则
整顿的三定原则分别是定点、定容和定量。
1．定点
定点也称为定位，是根据物品的使用频率和使用便利性，决定物品所应放置的场所。一般说来，使用频率越低的物品，应该放置在距离工作场地越远的地方。通过对物品的定点，能够维持现场的整齐，提高工作效率。
图3-5 定点原则示例
2．定容
定容是为了解决用什么容器与颜色的问题。在生产现场中，容器的变化往往能使现场发生较大的变化。通过采用合适的容器，并在容器上加上相应的标识，不但能使杂乱的现场变得有条不紊，还有助于管理人员树立科学的管理意识。
3．定量
定量就是确定保留在工作场所或其附近的物品的数量。按照市场经营的观点，在必要的时候提供必要的数量，这才是正确的。因此，物品数量的确定应该以不影响工作为前提，数量越少越好。通过定量控制，能够使生产有序，明显降低浪费。
4．定点定量的重要工具：形迹管理
为了对工具等物品进行管理，很多企业采用工具清单管理表来确认时间、序号、名称、规格、数量等信息。但是，使用工具清单管理表较为繁琐，而且无法做到一目了然。因此，有必要引入一种更为科学、直观的管理方法—形迹管理。
形迹管理是将物品的形状勾勒出来，将物品放置在对应的图案上。如图3-6所示，画出每件工具的轮廓图形以显示工具搁放的位置。这样有助于保持存放有序，某件工具丢失便立即能够显示出来。
图3-6 形迹管理的应用
【案例】
2004年12月6日，一家媒体公布了《中国“工作倦怠指数”调查结果》：普通员工出现工作倦怠的比例最高，达到48%。实际上，员工对工作产生厌倦的现象在很多企业都存在。
个人积极性发挥与否与其工作成就感有很大的关系，没有成就感很容易产生职业倦怠，这对企业的发展极为不利。
但是，有一家企业却通过推行6S管理，设法激发出了员工的改善热情。他们在6S管理推行过程中导入了管理创新活动，对于表现优秀的工人，给予合理的表彰与奖励。在这种氛围下，员工们积极参与现场管理，为解决问题献计献策，使得企业的现场情况较6S管理推行前有了明显的改善。
其中，较为典型的事例是：在6S管理推行之前，车间中工具的摆放乱七八糟，工具经常丢失。车间里的工人对同事互相提防，生怕自己不在的时候同事偷自己的工具，因而每个人的工具箱上都加了一把锁。推行6S管理之后，企业积极展开形迹管理，工具的摆放固定有序，一目了然（如下图）。一旦某件工具不见了，马上就能查出谁拿走了工具。这样，工人们再也不用担心工具丢失了，自然也就不再需要加锁了。
【本讲小结】
在企业的工作现场中，经常会发生工作人员仪容不整、机器设备的摆放和保养不当、物料和生产工具随意摆放等不良现象。这些不良现象在资金、场所、人员、士气、形象、效率、品质、成本等多方面给企业造成了严重的浪费。6S管理的目的就是关注这些容易出问题的细节，培养良好的工作习惯，而整理和整顿正是6S管理的开端与基础。
【心得体会】
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第5讲 6s管理实战内容（二）
【本讲重点】
整顿—6S管理八大要点（上）
整顿—6S管理八大要点（上）
办公室管理八大要点
1．独视为共 所谓“独视为共”，指的是“独用”（个人使用）被视为“共用”，即个人（担当者）使用的资料也要纳入管理。在推行6S管理的过程中，有些员工认为有些资料只有自己一个人使用，所以没必要整理。实际上请假、出差等特殊事件都可能发生工作移交的情况。因此，共用部分的资料应当整理到科室资料架，个人部分的资料既可以整理到科室资料架，也可以整理到个人资料架，但必须公开并按照要求进行标识。
2．公私区分
公私区分是指对公司资料与私人资料进行严格区分。在公司规章允许的前提下，员工们可以复印一些资料，或者从外部取得一些资料进行参考。但是，必须注明是“私人参考资料”。否则，一旦别人代替工作时，由于不了解情况，很可能将复印的旧版本文件当作新版本使用。因此，公私区分是为了明确文件资料性质，防止问题的发生。
3．柜架管理
在柜架管理中要求所有的柜子、架子均加上标识，明确责任部门、责任人、柜架上资料的类别等信息。这样，现场人员不需要打开柜门，就能清楚地知道里面放置的是什么。如果资料摆放的效果不佳，很快就能找到责任人。此外，柜架管理还有利于节省出多余的文件柜和资料架或者是扩大存放空间，确保管理人员对柜架使用情况了如指掌。
4．资料归位
为了使办公室内的资料更易管理和查找，应该实行资料归位。资料归位可以分为分类、标识和定位三个部分。首先，要根据文件资料的属性进行不同类别的划分；其次，在文件夹和放置位置上分别贴上相应的标签，避免不同文件夹的放置出现错位；最后，要采取一些合理的方法方便对文件夹的定位，保持文件夹的整齐。此外，还应加强对资料摆放的监督和管理，杜绝个别人员由于懒散而随便乱放文件。
如图4-1所示，将所有资料分为冲压机、注塑机和发电机技术等类别，并在各自的文件夹上加贴对应的标识，标识应尽量采用数字等易懂的符号。文件夹上加上一条横线，以便于文件夹在资料架上的定位。这样，就能营造出一目了然的现场，使工作品质得以提升、效率得到提高。
图4-1 文件夹的归位