网络信息部采购管理制度
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生效日期： 2016-08-05 版次： 正文 审核： 4 受控编号： 修改状态：C/0 附录 批准： 3
XX集团有限公司
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一、目的
为规范IT 产品采购行为，加强对 IT 产品采购业务的管理，降低费用并规避采购风险，提高采购的竞争优势，特制定本管理制度。
二、适用范围
适用于集团各职能部门、各产业集团及下属分公司的IT 产品采购。三、术语解释 四、职责
（一）网络信息部：
1.日常IT采购管理。
2.维护IT采购平台，依据市场变化情况随时调整价格信息。
3.对申购单位提出的申购流程进行审批、询价、确定价格并通知供应商送货。
4.对供应商提供商品质量、价格及服务能力进行监督。
5.负责长期合作协议签订。
6.负责大型项目IT类设备采购招标工作。
7.负责采购管理制度、操作流程制定。
（二）申购单位：
1.计划内申购，经办人根据需求在ERP采购平台中发起申购流程。在流程中详细标明商品数量及其它要求。
2.申购商品按照《IT设备配置制度》申购，不得超标申购。
3.对供应商提供商品数量、质量进行验收，并监督及售后服务，并汇总问题，及时提交到采购部门。
（三）申购部门财务：
1.负责对申购计划审核。
2.负责采购流程、报销流程审批。
3.负责发票验收。
4.负责月未与采购部门确认挂帐明细及未取得发票明细。
5.负责供应商付款。五、制度主体 （一）申购时间
1.日常一般性采购，采购人员接收到采购流程后，一个工作日内完成商品采购。
2.特殊产品（如：特殊配置的计算机等），需求部门需提前三天向网络部提交《IT 产
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品申购单（网络部）》，以便网络部根据需求进行调研，制定合理的配置方案后再执行采购。
新型、大型项目采购或大型设备采购，需求部门需提前一个月向网络部提交《IT 产品申购单（网络部）》，网络部进行市场询价，以确定以直接采购或招标的形式执行采购。
（二）基本原则
1.合同签订原则：网络信息部选择供应商必须与集团签订长期合作协议。
2.报价原则：
（1）每次采购必须两家以上供应商提供报价，采购人员根据产品质量、价格、供货时间、售后服务等因素进行综合评定，确定最终采购价格及供应商。
（2）所有合作供应商在每月月初及月中要向采购人员传递盖有该单位公章的商品即时报价。
（三）询价原则：
1.网络信息部每月月初及月中指派专业工程师（采购人员除外），对市场价格进行抽样调研，每季度进行一次全部采购商品价格调研，每次调研结果要进行详细记录并备案。采购人员根据调研回来的价格变更采购平台商品价格。
2.调研价格如果低于所有合作供应商报价，采购人员负责与合作商沟通协调价格，如合作商价格无法降低，采购人员需要提交《价格偏离审批表》，经网络信息总监及网络部长审批后，确定按合作商提供价格采购或取消供应商合作资格，并重新选定供应商。
（四）资金计划汇总审核原则：
1.集团职能部门及产业集团每月20日下班前上报本部门或集团下一个月的IT费用计划。 2.网络部IT资产管理员每月 21～24 日负责汇总集团各职能部门、产业集团的下一个月的 IT费用计划，审核后上报网络信息部长，网络信息部长签批后，资产管理员以纸价及电子文件两种方式传给计划财务部资金主管；
（五）采购原则：
1.IT 资产管理员每月初将审批完成的本月资金计划传送给采购人员，采购人员根据本月资金计划，进行日常采购工作。
2.职能部门、产业集团及下属公司相关人员每月20号前在采购平台中完成IT商品申购流程填写及审批，采购人员接收到该流程后执行采购工作。每月20号后提交或者20号以后到达的IT商品申购流程，采购人员将不予办理。
3.网络部采购人员负责《费用报销单》、《IT固定资产增加单》、《IT低值易耗品增
加单》的填写和提交审批。
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4.如有计划外采购，需求部门自行提交《请示报告》流程，由集团总裁、财务部门审批 后，网络信息部采购人员收到《请示报告》及《IT 产品申购单（网络部）》流程后，执行采购。
（六）入库原则：
1.网络部对采购回来的产品进行验收，验收合格后交由需求部门使用，需求部门收到采购商品后，提交《验收入库单（网络部）》流程
2.IT资产管理员负责《IT固定资产增加单》、《IT低值易耗品增加单》的归档。
（七）报销原则：
1.采购人员每月20-23号完成与供应商对帐，每月24-30号完成本月费用报销填写及审批。 2.如遇特殊情况，本月无法报销，采购人员应及时与申购单位财务及供应商沟通，协商解决办法或者将该费用报到下一个月计划中。
职责分离原则：原则上采购人员不得参与市场调研、商品验收。商品质量、数量、有无损坏等由网络信息部相关人员会同申购人员及供应商共同完成。
六、监督与检查无七、奖励与惩罚
申购人员及采购人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损失的。根据情节轻重，公司将给予相关责任人公告、记过、记大过、免职、辞退等行政处罚及相对应的经济处罚并挂网公示；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任：
（一）需求部门未按申购时间提交《IT产品申购单（网络部）》流程的，延误相关部门日常工作的。给予以公告批评并处以对应罚款；
处罚标准：
类别 公告批评
高层、中 高层 1000 中层 500 基层 200 主管 100 一般员工 50 备注 须挂网公示
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