（2）经营单位内部各类公文（新闻，公告，文件，会议通知等），由经营单位内部相 关人员或指定人员发布。
（3）任何对内、对外发布的新闻咨询必须经直属上级同意后方可发布。
3.文档目录管理
（1）文档目录建设 a.文档目录分三级目录建设。 b.一级目录由集团网络信息部负责建设，建设基本原则依据集团投资管理关系。 c.二级和三级目录按照集团各部门及经营单位要求建设，网络信息部收集各部门及经营 单位所需的文档目录，并统一负责建设。
（2）文档目录使用及文档共享 a.系统最终用户应在创建权限范围内的文档目录下创建、使用和共享文档。b.文档的命名规则：为了便于文档的查找和存档，现将文档命名规则如下“文档名称+ 公司”。
c.文档的共享：上报集团级的文档可以全集团共享，经营单位内部的原则上不能超出所在经营单位的共享范围，如超出须请示集团网络信息部方可执行。
d.文档的移动和复制：在文档目录下创建的文档需移动或复制，需提交集团网络信息部进行处理。
e.文档的删除：文档创建者可删除自行创建的文档，但部分文档由于发生审批流程，不能自行删除，如需必需删除则需提交文档删除审批单，由集团网络信息部予以删除。
f.文档的附件：编辑文档过程中如需粘贴附件，应控制附件大小，原则上每个附件不能超过5M。
4.审批流程管理
（1）流程审批是依据XX集团管理制度的要求，意在加强企业管理，规范企业行为，并在ERP系统上实现的审批程序。
（2）已在ERP系统设置的审批流程，均已经集团主管领导批准在ERP系统中运行，集团各部门、各经营单位应在日常工作中遵照执行。
（3）流程发起后，发起人应为第一责任人，及时通过ERP系统了解流程进程，并进行催办和督办，如发现问题及时与有关人员联系。
（4）所有系统最终用户必须及时处理流转到本人的流程审批。
（5）出差人员在出差期间也应登陆ERP系统，履行相关审批责任。如因出差或休假等事宜，确无法正常参与流程审批，须提前在ERP系统中指定流程代理授权其他人员代办。
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（6）流程的删除：任何人均没有权限删除所在流程，如需删除相关流程，需提交流程 删除审批单，由集团网络信息部进行删除。
（二）人力资源管理
1.集团及经营单位人事行政部门负责集团及经营单位各部门ERP中人事管理，由人事行政部门指定人力资源管理员负责ERP中组织架构变更，部门人事入职，离职，岗位及职务等设置，集团及经营单位之间人事调动由集团人力资源部指定人力资源管理员负责，经营单位内部人事管理由经营单位指定人力资源管理员负责。
2.集团及经营单位最终用户如发生变更，需上报集团网络信息部，由网络信息部对新最终用户进行培训，经过考试合格方可上岗。
3.集团网络信息部系统管理员负责ERP系统人员注册及注销。
4.集团网络信息部系统管理员负责对最终用户培训和指导，新员工入职后，应立即对其进行上岗培训。
5.集团网络信息部系统管理员负责对ERP系统维护及优化，保证系统正常运行。
6.集团网络信息部系统管理员负责收集ERP系统需求及数据，负责ERP系统文档目录、流程等开发。
7.集团网络信息部系统管理员负责最终用户权限注册及注销。
8.系统最终用户负责使用ERP系统，并向网络信息部提交ERP系统日常使用出现问题。
（三）用户注册与注销
集团及经营单位如新进符合使用ERP系统的人员，由人事部门在一个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料录入ERP系统，并提交ERP权限申请流程，网络信息部在接到申请一个工作日内完成ERP用户注册。总部及经营单位ERP最终用户离职，各人力资源管理员须及时在ERP中进行人员离职，并在一个工作日之内挂网公告，集团网络信息部系统管理员看到挂网公告一个工作日之内办理ERP注销手续。
（四）系统维护及安全
1.集团ERP系统服务器保证在工作时间必须始终保持在线，ERP系统始终保持正常运行状态，并对数据进行定期备份。网络信息部应保管好ERP系统管理员密码，不得泄漏给任何人。
2.网络信息部负责定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全。 3.网络信息部负责对ERP系统上文档每年整理一次，并刻录成光盘，存入集团档案室。
六、奖励与惩罚
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（一）对于私自盗取他人ERP密码者，对直接责任人挂网记过处分并予以经济罚款；
处罚标准： 高层、中 类别 高层 记过 3000 中层 1000 基层 500 主管 300 一般员工 200 备注 须挂网公示
（二）对于继续使用系统初始密码或与登陆名相同的密码者，对直接责任人公告批评处分并 予以经济罚款；处罚标准：
类别 公告批评
高层、 中高层 1000 中层 500 基层 200 主管 100 一般员工 50 备注 须挂网公示
（三）ERP用户权限泄露，被他人利用者，除赔偿集团经济损失外，对直接责任人记过处分并予以经济罚款；
处罚标准： 高层、中 类别 高层 记过 3000 中层 1000 基层 500 主管 300 一般员工 200 备注 须挂网公示
（四）在ERP系统上传带有病毒的文件、图片及在ERP系统中发布不健康的内者，对 直接责任人记过处分并予以经济罚款；
处罚标准： 高层、中 类别 高层 记过 3000 中层 1000 基层 500 主管 300 一般员工 200 备注 须挂网公示
（五）人力资源管理员没有及时在ERP中办理人员离职，或没有及时将离职人员挂网公告， 对直接责任人处以公告批评处分并予以经济罚款；
处罚标准： 高层、中 类别 高层 公告批评 1000 中层 500 基层 200 主管 100 一般员工 50 备注 须挂网公示
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（六）系统管理员没有及时对离职人员权限注销，对直接责任人公告批评处分并予以经济罚款；
处罚标准：
类别 公告批评
高层、中 高层 1000 中层 500 基层 200 主管 100 一般员工 50 备注 须挂网公示 （七）系统管理员没有及时处理或回复新入职员工开通ERP权限的申请，对直接责任人公告批
评处分并予以经济罚款；处罚标准： 类别 公告批评
高层、中 高层 1000 中层 500 基层 200 主管 100 一般员工 50 备注 须挂网公示 （八）系统管理员没有及时备份ERP系统数据，造成数据丢失，对直接责任人记过处分并 予以经济罚款；
处罚标准： 高层、中 类别 高层 记过 3000 中层 1000 基层 500 主管 300 一般员工 200 备注 须挂网公示
（九）系统管理员未经审批，私自删除ERP中文档及流程，对直接责任人记过处分并予以经 济罚款；处罚标准：
类别 记过
高层、中 高层 3000 中层 1000 基层 500 主管 300 一般员工 200 备注 须挂网公示 （十）最终用户私自删除审批流程中的附件文档，对直接责任人记过处分并予以经济罚款； 造成重大损失追究其法律责任。
处罚标准： 高层、中 类别 高层 记过 3000 中层 1000 基层 500
主管 300 一般员工 200 备注 须挂网公示
七、附则
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（一）本制度由网络部起草并负责解释； （二）本制度中罚则部分不排除其他制度约束； （三）本制度自颁布之日起生效。
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