浅谈干部档案管理工作
一、什么是干部档案 (一)干部档案的内涵
首先了解一下什么是档案？工作之余，我稍稍做了一点考证。我国古代的档案，在不同朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫做“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”“文案”“案牍”“案卷”“簿书”，清代以后多用“档案”，现在统一称作“档案”。“档”字的解释，《正字通》里讲就是横木框档，就是用以分格或撑的横木条。用横木间隔，存放案牍，这个“档”与“案”合在一起就是“档案”。就是把文案经过专门整理和鉴定，进行归档的重要文件。
就档案学来说，干部档案是档案分类中专门档案的一种。就组织工作来说，干部档案是干部成长的基础性资料，直接形成的历史纪录，是个人政治生涯中的重要写照，是组织上认识干部考察干部的一个依据。
《干部档案工作条例》第二条对干部档案进行了解释说明：干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。
这个定义一是包括了个人经历和工作的过程记录。从感性上
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说，每一位干部的升迁奖惩和荣辱悲欢都保留在这里，是人生的传记；从工作角度上讲，组织怎么看待个人，档案资料是一个很重要的参考。所以干部档案必须是直接形成的、清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息，它不能任意更改，要保持原始的记录，这样才能把个人情况全面准确的反映给组织。
(二)干部档案的内容
一份完整的干部档案里的“内容”包括以下十类： 履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；学历和评聘专业技术职务材料；政治历史情况的审批材料；参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；奖励材料；处分材料；录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；其他可供组织上参考的材料。
这些内容既包括干部本人填写的内容，也包括组织评定的内容，这十类内容基本上能概括干部的基本信息，可以使组织能够历史地、全面地考察了解干部的基本情况。
（三）干部档案的特点
一是保密性。干部档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，是受国家法律保护的，它的内容只限于组织掌握。如果扩散出去了，从大的方面讲会给党的事业带来损失，从小的方面讲会给个人及组织带来不必要的麻烦。因此，干部档案工作无小事，必须增强保密观念，按照干部档案工作的保管、保护等有关规定，严守机密，高度负责，确
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保干部档案万无一失。
有好多人说，我从来都没见过自己的档案，不知道里面有什么材料，这就对了。（包括我的档案现在已经转到人社局保管了，干部不能查阅本人及其直系亲属的档案，更不能够保管了）这就是干部档案保密性的一个体现，也是保密制度的一个体现。
二是真实性。干部档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，能够客观反映干部本来面貌。只有维护干部档案的真实性，干部档案才能成为选拔、使用干部的一个重要依据。
三是动态性。干部档案立卷后，其内容不是一成不变的，会随着干部职务的变化、干部经历的丰富而不断增加新的内容，还会有考核、学历、奖励、处分、工资、任免等材料的形成。干部档案内容经常处于一个动态的过程，干部档案材料不断地在变化、发展、增加，因此，干部档案必须注意做好新材料的收集补充。
四是流动性。干部档案是干部工作的一个方面，干部档案会随着干部的流动而流动，干部档案的管理会随着干部管理权限的变化而变化。在干部档案管理实际工作中必须坚持“档随人走”，在干部职务发生变化时，及时按照《干部档案工作条例》规定将其档案转往新的管理部门。
（从干部档案内涵、内容、特点三方面了解了干部档案之后，下面来谈谈如何管理干部档案。）
二、如何管理干部档案
一说到干部档案管理工作，好多人都不太了解，甚至存在一
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个误区，认为就是每天把材料放进档案盒，材料多了找人整一整、归归类，谁来查就翻一翻、看一看，没有什么技术含量，对干部工作大局也不是非常重要。包括我刚一开始从事这项工作时，也曾有过类似的想法，认为这项工作太枯燥无味，每天都在重复做同样的动作。确实这项工作不像基层组织工作那样可以不断创新；也不像干部任用工作那样牵动全局，倍受关注。它不会在社会生活中有特殊表现，更不会成为广为关注的焦点。
到底什么是干部档案管理工作？如何管理干部档案？ 在这我想插入一个小故事：有人问三个砌砖的工人：“你们在做什么呢？”第一个工人没好气地说：“你没看见吗，我正在砌墙啊。”第二个工人有气无力地说：“我正在干活挣钱糊口啊。”第三个人哼着小调，欢快地说：“你问我啊朋友，我在盖高楼，这将是以后城市的新地标！”
我也经常想，是像故事里只知道砌墙的工人一样按部就班的工作，或者像第二个工作那样被动的工作，又或者是像建一座大厦那样有责任感，愉悦的工作？经过反复思考，觉得刚开始档案工作的时候，我就是按照领导的要求在砌墙，有什么活儿了就去做，对干部档案工作没有一个总体的认识。随着工作经验的积累，责任心也逐渐增强，由一个盲人摸象的状态变得对干部档案工作有了一个总体的把握。经过自己的揣摩，把如何管理干部档案总结了一句话：硬件是基础，制度是保障，内容是核心，利用是目的。
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（一）硬件是基础
干部人事档案不可再生，具有原始性、不可复制性，万一损毁就无法补救，也就失去了它的价值。因此，维护干部人事档案的安全、完整尤为重要。按照《干部档案工作条例》规定，管档部门要建立防水、防潮、防盗的专用档案库房，配臵铁质的档案柜；库房面积每千卷需20至25平方米；库房内防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等“六防”设施要完备，并定期进行检查更换；要保持库房内的清洁和库内温、湿度（要求：温度14℃-24℃，相对湿度45%-65%）。
现在我单位实现了干部档案库房、阅档室、办公室三室分设，像灭火器、除湿机、窗帘、报警器等设备都是近期更换的，基本完成了干部档案基础设施建设，实现了温湿度等方面的日常量化管理，基本满足了保存干部档案的环境需要。现在需要做的就是要时刻注意天气变化情况，随时调节干部档案库房的环境。
（二）制度是保障
近些年根据《干部档案工作条例》等法律法规要求，逐步制定、完善了《工作职责》、《工作守则》、《干部档案的保管制度》、《干部档案材料的收集制度》、《干部档案材料的整理制度》、《干部档案的提供利用制度》、《干部档案转递制度》、《干部档案查（借）阅制度》等八项规章制度，并装饰上墙，公开监督执行；规范了《现职干部人事档案名册》、《离退休干部人事档案名册》、《收集干部人事档案登记册》、《收集干部人事档案材料登记册》、《转出
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