第五章 会议管理
【项目任务1】董事会的组织 【知识点】
董事会时依照有关法律,行政法规和政策规定，按公司和企业章程设立并由全体董事组成的业务执行机关。董事会会议分为常会和临时会议。
【案例】
益海股份有限公司董事会会议记录 会议名称：公司董事会例会
时间：2012年4月14日上午10:00
地点：北京海淀区**大厦公司总部会议室
会议参加人：高杰（董事长）刘明（副董事长）安慧（董事）郭利（董事）白雪（秘书） 主持人：高杰（董事长） 记录：
第一项：秘书白雪宣读了2012年3月10日会议记录，并在宣读后获得通过。会议主持人宣读有符合安定人数的人员参加了会议，王龙董事，李忠董事，钱清董事因出差，委托他人进行代理投票。
第二项：财务状况。
财务主管欧阳军提出的一份财务报告显示，2012年2月28日，公司的流动资金余额为2576.98万元，财务主管的报告在宣读后获得通过。
第三项:公司其他活动报告。
主管公司企划部的副经理郭利（董事）报告说，公司策划活动的下一个项目是为北京护城河河道清淤项目10万人民币，这项公益活动将有助于提高企业的知名度。计划在“五一” 期间举行捐款仪式，向北京市有关部门细节情况的材料将于4月23 日激发给所有成员。
第四项：新的事项
安慧董事提出在5月4日举行的写一次董事会例会上，公司董事会应任命一个人负责公司职工艺术节（将于8月初举行），同时董事会还应在会议上为职工艺术节确定一个主题，此会议得到了郭利董事的服役并获得一致通过。
无其他问题，会议于上午11:50结束
秘书（签名） 董事长（签名）
【实训要求】
1.根据案例给出的材料，列举秘书白雪在董事会召开前要做好的各项准备工作有哪些。尽可能按照工作时间的先后顺序来列举，尽可能全面
2.分组模拟艺海股份有限公司董事会召开前、召开过程中以及召开后与秘书白雪相关的工作场景。要求合理想象情节，尽可能真实、科学、符合实际。
【实训提示】
1.董事会会议召开的程序一般包括：
（1）会议议题的准备：议题一般都是结合本公司工作实际来确定。 （2）会议材料的准备：董事长讲话，待议文件，参阅资料等。
（3）会议议程于时间，地点安排。
（4）会场布置：一般以圆桌会议形式布置。
（5）发出通知：可以采用请柬形式，也可以采用会议通知的形式。要注意细节问题和一些零食的变化情况。
2.董事会的召开主要是为了提出和审议议案，最后形成董事会决议。
【项目任务2】股东大会的组织 【知识点】
股东大会师公司的最高权力机关，她由全体股东组成。对公司重大事项进行决策，有权选任何接触董事，并对公司的经营管理有广泛的决定权公司的一切重大事项任务和重大经营决定一般都是经过股东大会的认可和批准。
【案例】
伯克希尔.哈德韦公司由蜗轮.巴菲特（warren Buffeit）创建于1956年，是一家世界著名的保险和多元化投资集团，总部在美国。该公司主要通过国民保险公司和GEICO以及再保险巨头通用科隆再保险公司等附属极高从事财务或伤亡保险，再保险业务。伯克希尔.哈德公司在珠宝营销连锁公司等连锁店Helzberb Dlamonds。糖果公司SEE’S Candies，从事飞行培训业务的飞安国际公司。鞋业公司H.HBrown and Dextet等拥有股份。柏克希尔.哈德韦公司还特有美国运通，可口可乐，吉列，华盛顿邮报富国银行以及中美洲能源公司的部分授权。
伯克希尔.哈德公司是一家主营保险业务，在其他许多领域也有商业活动的公司。伯克希尔。哈德公司设有许多分公司，其中包括：GEICO公司。美国第六大汽车保险公司：General Re公司，世界上最大的四家再保险公司之一。
今天伯克希尔.哈德公司是一家具有深远影响的投资控股公司。在全世界所有保险公司中，股东净资产名列第一：在《财富》500强中，伯克希尔.哈德公司的账面价值排名第四。伯克希尔.哈德公司是一个拥有股票，债券，现金和白银的保险王国，同时它还有许多实业公司。
下面是该公司2010年股东大会的会议日程： 4月30日（星期五）
股东欢迎会，下午6点至10点。 5月1日（星期六）
年度大会，进场时间，上午7点， 公司近况介绍，上午8点30分
问答环节，上午9点30分至下午3点30分 午餐时间，中午12点至12点45分。 股东商业时间，下午3点15分至4点 5月2日（星期天）
股东采购日上午9点至下午四点。
每年5月第一个星期天的周末。伯克希尔.哈德韦公司都会在奥马哈举办一年一度的股东大会，这吸引了聆听最伟大的两位价值投资者沃伦.巴菲特和查理.芒格亲自传经布道。
这些来参加股东大会的股东们，对巴菲特投资能力与眼光的信任是百分之百的。他们到这儿来提问，但凡事关投资经营，基本上都是请教，而不是质疑和挑战。
此外，每年一度的股东大会师世界经济情势的“晴雨表”。可以说，伯克希尔.哈德韦是
世界上规模最大，质量最高的投资者俱乐部，这样的股东基本上决定了这个“俱乐部”机会探讨话题的层次与质量。每年股东们提出向巴菲特请教的问题，均是当年世界经济，投资圈中的热点话题。
【实训要求】
1.根据以上案例资料，结合本模块任务一的知识，分析一下董事会与股东大会之间的关系，谈一谈秘书在组织股东大会和董事会时应该特别注意什么。
2.上网收集近两年关于巴菲特列举出2012年，2013年会议的日程和主要内容，以及每年会议内容好和形式有无变化。要求列举2012年，2013年会议日程的日程和主要内容，以及每年会议的不同关注点等。
3.结合案例资料，谈一谈如此大型的股东大会，需要做好哪些准备工作。
【实训提示】
1.按照相关规定，股东大会应当每年召开一次年会，召开股东大会会议，应当将会议召开的时间，地点和审议的事项于会议召开前20日通报各股东临时股东大会应当与会议召开前15日通知各股东：发行无记名投票的，应当于召开会议前30日公布召开的时间，地点和审议事项。
2.股东大会会议一般情况下由董事会召开，董事会主持，股东大会一般都是严格按照法律会顶的程序来组织的。
【项目任务3】职工代表大会的组织 【知识点】
职工代表大会是企业事业单位实行民主管理的基本形式，使职工行使民主管理权力的机构。开好职工代表大会，依法落实它的各项职权，是做好企事业民主管理，建立职工主人翁地位的重要保证工会依照法律规定，通过职工代表或者其它形式，组织职工参与本单位的民主决策，民主管理和民主监督。
【案例】
宏远集团公司职工代表大会暨工会代表大会筹备方案
一、会议时间和规模
拟定于2013年6月22日（星期三）上午10点至下午5点，会期一天，参会人员约170人，其中正式代表150人。
二、大会的主要任务
听取并审议集团公司“十二五”发展战略和工作目标，总结取得的成绩和经验，讨论制定今后三年工会工作方针和任务，选举产生新一届工会委员会，主席，副主席。
三、会议主要内容和日程安排 （一）主要内容
（1）大会执行主席，工会副主席致开幕词。 （2）董事长代表集团公司作工作报告。 （3）工会主席作工会工作报告。
（4）经审委员作工会经审委员会工作报告。
（5）读集团公司创建职工之家的意见。 （6）宣读集团公司创建学习型企业的意见。 （7）签订集体合同。 （8）签订工资协商合同。 （9）分组讨论。
（10）董事长对代表意见作表态性发言。
（11）选举第五届工会委员会、工会经审委员会、工会主席、副主席。 （12）通过有关决议。 （13）上级工会领导讲话。 （14）工会副主席致闭幕词。 （二）日程安排 附后。
四、会务筹备和分工
成立大会筹备工作领导小组，统一领导，指挥大会的各项筹备工作。 组长：XXX。
副组长：XXX、XXX。 成员：XXX、XXX、XXX。
领导小组下设三个工作组，负责大会前期的各项筹备工作，XXX负责全面工作，XXX负责组织组工作，XXX负责会务组工作，XXX负责材料组和宣传组工作。
（一）组织组 组长：XXX
成员：XXX、XXX、XXX. 主要工作职责：
（1）起草大会主席团名单、主席团常务主席名单。 （2）起草代表资格委员会名单。 （3）分配代表名额。
（4）指导基层选举参会代表，审查代表资格及编写代表名册。 （5）起草代表资格审查报告。 （6）印发代表证、特约代表证。
（7）收集代表提案，征求职工意见和建议。
（8）起草第五届工会委员会、经审委员会组成人员和人事安排的原则意见。 （9）起草大会选举委员会名单。 （10）起草大会选举办法。
（11）起草大会选举计票人、监票人名单。 （12）印刷选票、负责计票并公布选举结果。
（13）做关于追认增选第四届部分委员的决议及说明。 （14）组织召开预备会。 （二）材料组、宣传组 组长：XXX.
成员：XXX、XXX、XXX. 主要工作职责：
（1）起草职代会暨工会代表大会筹备工作方案。
（2）起草关于召开XXX集团公司首届职代会暨工会代表大会的工作报告、分别上报至XX市总工会、XX镇工会和公司党支部。
（3）起草大会主持词。
（4）起草XXX董事长工作报告。 （5）起草XXX工会工作报告。 （6）起草XXX经审工作报告。 （7）起草开幕词。 （8）起草闭幕词。
（9）梳理分组讨论的意见。
（10）起草XXX董事长对代表意见和建议的表态性发言稿。 （11）起草会议日程安排。
（12）会议材料的打印、校对、复印、装订（会议材料装订成册，装袋）。 （13）起草、下发会议通知。
（14）会议结束后，写出“两代会”报告，填写相关表格，一周内报上级工会。
（15）摄影、对外报道、公司网站、报纸、杂志、电子显示屏、手机短信平台等配合宣传。
（三）会务组 组长：XXX.
成员：XXX、XXX、XXX. 主要工作职责：
（1）会议场地的联系和落实，主会场和各代表组讨论地点的安排。
（2）主会场的设计、会标、主席团坐席、报告席、会徽、盆花、音响、音乐、票箱、封条、托盘、茶水的安排。
（3）会议经费的申请和经费预算、支计划。 （4）纪念品的订制、发放。
（5）做好领导、嘉宾的邀请及接待工作。 （6）落实参会人员，签到（统一服装），发放会议材料。 （7）落实合影事宜。
（8）会议卫生、卫等服务工作。
宏远集团公司办公室 2013年5月10日
【实训要求】
1.根据以上提供的会议方案拟写一份本次职工代表大会的会议日程，并比较说明会议日程和会议议程的区别和联系。
2.为本次会议主持人起草一份主持词，内容包括全天的会议，从会议的开幕到会议的闭幕，可以分会场分别起草，开头和结尾的内容要完整齐全。
3.假如你是本次会议会务组的成员小米，试着说说如何进行会场的布置，可以用图的形式呈现会场的安排与布局。
【实训提示】
1.大中型企业实行企业职工代表大会制度，其代表人数可根据企业规模大小按一定比例由本单位自定，但最低不得少于30人；职工100人以下的小型企业可实行职工大会制度，职代会每届3—5年，每年至少召开2次。特大型企业每年至少召开一次。每年的会议必须有2/3以上的职工代表出席。
2.会议议程是指会议在一定时间内的具体安排，应于会前发给与会者，会议日程一般采