用简短文字或表格形式，将会议时间固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化，一般要写清时间、地点等要素，休息时间、用餐时间的安排常常也包括在内。
3.会议的主持词在语言运用上应该平实、庄重、简明、确切，要开门见山，直入主题，尽量不用修饰和曲笔。会议主持词主要集在开头的会议背景介绍和结尾的会议总结及任务布置两部分，中间部分分量较轻，只要简单引导介绍一下会议议程就可以了，因此，会议主持词的撰写，重点在开头和结尾。
【项目任务4】新闻发布会的组织 【知识点】
新闻发布会，有时又称为记者招待会，是一种特殊又常见的会议活动。一般而言，当发生某项重大事件，或有新产品开发、上市，或遇到公关危机事件等情况时，为了解析事件、扩大宣传或澄清事实，有关单位就需要召集各媒体记者，组织召开新闻发布会。
【案例】
“农夫山泉有点甜”是很多人耳熟能详的广告语，而这家号称选取天然优质水源，仅对水做最小限度的、必要的物理处理，适于长期饮用的饮料企业，其产品却不断被曝出质量问题。
2013年3月8日，消费者李女士向21世纪网表示，其公司购买的多瓶未开封农夫山泉380ml装的饮用天然水中出现很多黑色的不明物。
发现这些水中的黑色不明物后，消费者李女士曾与农夫山泉联系，但是农夫山泉坚称产品合格的做法让其很气愤，而且农夫山泉并未解答其黑色不明物究竟是何物的疑问，李女士这才诉诸媒体。
李女士送到21世纪网一箱未开瓶的农夫山泉380ml装的饮用天然水，24瓶中多多少少都能够看到黑色的悬浮不明物，其中有13瓶非常明显，这些水都来自农夫山泉湖北丹江口有限公司，生产日期为2012年10月30日。
2013年3月11日，21世纪网致电农夫山泉服务热线8008571058，就农夫山泉的饮用天然水如何辨别真伪的问题进行询问。其工作人员表示，“目前380ml的水在市场上没有假冒伪劣产品。”
3月13日，21世纪网再次致电农夫山泉，其工作人员表示，此批次的水确实发现有黑色的蕾丝颗粒的东西，但是有第三方检测机构检验结果表明此黑色不明物是矿物盐析出。不过，3月14日，另外一位工作人员表示，不知道有此检验报告。
农夫山泉为了表明水是合格的，提供了一份专门针对农夫山泉湖北丹江口有限公司2012年10月30日生产的饮用天然水检验报告。
检验报告显示，检测日期为2013年1月6日，其检验依据为DB33/383—2005（瓶装饮用天然水浙江地方标准），此标准包括色度、浊度、肉眼可见物等，其样品全部合格。
但是，农夫山泉饮用天然水依据的浙江地方标准（DB33/383—2005）对肉眼可见物的规定是不得检出，而实际上此批次的水出现大量可以用肉眼看到的黑色不明物，此检测报告的真实性不免遭质疑。
根据卫生部2003年9月24日发布并于2004年5月1日开始实施的标准号为“GB19298—2003”的《瓶（桶）装饮用水卫生标准》来看，对饮用水感官指标中“肉眼可见物”项目的要求为“不得检出”。
同时，21世纪网发现，近年来农夫山泉的质量问题频频见诸报端，且很多消费者的投诉均不了了之。
2013年4月10日，《京华日报》称：农夫山泉执行的标准中关于有害物质的限量宽松于自来水。
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2013年3月以来，农夫山泉面临一系列质疑，被指瓶装水的生产标准不如自来水，其标准允许霉菌存在。农夫山泉发表声明称竞争对手华润怡宝蓄意抹黑，双方展开指名对攻。随后，《京华日报》与农夫山泉陷入多回合论战。
2013年5月6日下午3点，农夫山泉在北京就标准问题召开新闻发布会，实证自己标准严苛于国标、地标，是目前国内执行最高饮用水标准的企业之一。
在发布会现场，农夫山泉把《京华日报》的质疑贴了一墙。双方多回合的论战后，农夫山泉桶装水因标准问题在京停产，其称已经向北京市中级人民法院提起诉讼，要求《京华日报》赔偿名誉损失6000万元。
巧合的是，在发布会现场，《京华日报》工作人员在发布会门口吆喝送报，头版是：四问农夫山泉，请你正面回答。
在发布会现场，一时混乱。《京华日报》女记者被现场工作人员组止后高喊：“请给我们言论的自由！”钟睒睒（农夫山泉董事长）承诺，提问环节给《京华日报》两个提问的机会。
钟睒睒在最后结语说，保障言论的自由，而不是压制，是最良善的社会德行。
【实训要求】
1.根据以上案例材料，试着起草此次新闻发布会的筹备方案，可以在已召开的真实的发布会的基础上进行拟写，也可以进行改造。
2.试着评价一下本案例中农夫山泉公司对近期遭遇的“标准门”事件的应对如何。如果你是该公司公关部秘书，你是否有更好的应对方案？
【实训提示】
1.新闻发布会的组织需注意以下问题：
（1）新闻发布会的邀请书，必须发给同议题有关的记者和编辑。
（2）新闻发布会的场地选择十分重要，会场背景应与所要发布新闻的性质相融洽。 （3）新闻发布会的时间安排不要同其他重要新闻时间相冲突，且须适应大多数新闻机构的截稿时间要求，包括报纸、电台和电视台，使记者在会后有时间编发报道。
（4）如果新闻发布会上有拍照的机会，应事先通知摄影记者，同时应让本组织摄影人员在场拍摄照片，以便提供给未能在现场拍照的新闻单位。
（5）发布会开始时，务必使每一位来宾在入口处登记，安排专人引导到来的新闻界人士就座，并回答初步的问询。
（6）记者到会后，应发给每人一份事先准备好的新闻资料袋，其中有如下材料：新闻发布稿、技术性说明（必要时发放），以及会上要展示的产品或设施模型的照片等。
（7）要控制发布会的时间（包括答记者问），会议应有正式结尾。会前及会后，设法让记者做进一步的深入采访。
（8）现场应为广播电视记者提供方便，对于前来参加新闻发布会的记者，要一视同仁。 2.本案例是一个真实的案例，我们应先客观了解和评析一下此次新闻发布会的效果，然后试试看能不能找到更好的应对措施。这是一个开放的题目，要鼓励学生大胆地想。
【项目任务5】表彰大会的组织 【知识点】
表彰大会是企事业单位，社会团体等为了表扬在某一行业，某一系统，某一方面表现特别突出的组织或个人而召开的会议，旨在鼓励先进，弘扬正气，树立模范，目前很多公司常常在公司年会中加入表彰优秀员工的环节。
【案例】
XX货运公司是国内著名的进出口物流公司，主要承担华南，华东地区商贸物流业务，总公司在广东深圳罗湖区。总公司在国内设立18家分公司，境外（中国香港，东京，迪拜，阿姆斯特丹，纽约）设立5个办事处，现在员工2300余人（总部员工78人），2010年营业收入60亿元，税利5.3亿元，发展势头良好。为加强公司业务发展，强化与同行的合作交流，研究金融危机对国际货运业发展的影响，同时为表彰公司优秀员工，总公司决定在2011年12月18日—21日在深圳华侨城洲际酒店举行“2011年中国国际货运发展高层论坛暨公司优秀员工表彰大会”。参加会议的有各分公司经理，驻外办事处负责人，优秀员工代表，主要客户单位负责人和特邀嘉宾。计划会议人员共150人左右，公司董事会决定：由总公司行政事务部全面负责本次会议的组织与实施。要求在2011年11月15日前将活动方案交公司领导层讨论决定，并将举行会议的信息在2011年11月20日前告知与会人员。 活动主要事项：
（1）由总公司举行隆重的年度表彰大会。安排和落实表彰材料，奖牌，证书和奖金，并安排获奖代表介绍经验。
（2）举行“2011年中国国际货运发展高层论坛”，并征集专题研究论文。
（3）举行与香港AGP船务代理公司合作协议签订仪式。安排好场所，相关服务，材料与物品等。
（4）组织与会代表考察深圳蛇口码头，华侨新城。
【实训要求】
1.请你以大会秘书处的名义，告知全国各分公司代表，境外办事处负责人和特邀代表等与会人员，撰写公文一份（按照国家行政公文标准撰拟），抄报董事会。
2.撰写文本规范的活动整体活动方案一份，字数在1500字以上。如需要，可以插入相关表格。
【实训提示】
选用何种文种，需要同学认真思考。
【项目任务6】座谈会的组织 【知识点】
座谈会是由训练有素的主持人以非结构化的自然方式对一小群调查对象进行的访谈，主持人引导讨论。其主要目的是从适当的目标市场中抽取一群人，通过听取他们讨论研究人员所感兴趣的话题来形成观点。自由进行的小组讨论经常可以得到意想不到的发现，这是最重要的定性研究方法。
【案例】
便条
小米：
公司将于7月中旬在潘安湖度假村举办宏远公司的客户座谈会，届时有来自航空，航天，
兵器，舰船，石油，化工，医疗等部门的客户代表100余人参加此次会议。为了加强今后与这些客户的沟通联络，在会议签到台上要准备一份“宏远公司客户座谈会签到单”，我初步设计了签到单的样式（见下表），但签到单中应具体填入哪些项目请你补充完整，并请为负责签到的工作人员提出几条工作要求。
宏远公司客户座谈会签到单 序号
行政经理 王宏 2013年6月30日
姓名 【实训要求】
1.假如你是宏远公司行政部秘书小米，请完成经理安排的工作任务。 2.本次座谈会邀请了100多位代表来参加，请拟写一份会议筹备方案，重点介绍这个座谈会应该如何开，应该特别注意哪些问题。
【实训提示】
1.作为小组座谈会的核心，主持人的作用特别重要。一个优秀的座谈会主持人可以点石成金，一个素质不够的主持人会把座谈会变成聊天会。一个好的座谈会主持人需要具有较好的互动亲和能力，较强的会议过程控制能力，一定的提问和倾听能力。
2.要开好一个座谈会，首先要明确它的主题，目的，事前做大量的调查研究，多查一些数据性的资料，分析研究，得出最后的结论。
3.本案例中的最主要难题在于对象多。超过百人，就可以采用调查问卷，分组座谈，开放式活动等多种方式来获取经可能多的信息。
【项目任务7】年会的组织
【案例】
晚会名称：2015深圳××科技有限公司年会 晚会地点：外租场地（待定） 年会主题：“乘风破浪创佳绩、继往开来续辉煌”（暂定）
年会时间：拟定于2014年12月31日（周五）下午13:00（为时半天）（暂定）
（一）总结时间：13:00—15:20 （二）娱乐时间：15:30—18:00 （三）抽奖时间：18:00—18:30 （四）用餐时间：18:30—20:00
注：用餐时间可以和抽奖同时进行，具体视情况而定！ 【项目目的】
1.对2014年公司发展成绩总结，以及制定2015年公司总体规划，包括新年度计划、方向、目标等；
2.加强员工之间的交流，增强团队协作的意识，提升公司的综合竞争能力； 3.表彰优秀员工，通过奖励方式，调动员工的积极性，鼓励所有员工在新年度中，工作都有出色的表现；
4.丰富员工生活，答谢全体员工一年来付出的辛勤努力。 5.让员工充分的展现自我，在晚会的过程中认知自我及对企业大家庭的认同感。
6.实现领导与员工的互动，让企业各部门的工作者在共同的平台下交流、联欢。
7.进一步拓展企业文化内涵，促进其外部形象和内部文化的统一合成。 参加人数：初步预计70人 【项目实施步骤】
1.制定活动准备方案一份及活动执行方案一份 2.制定一份接待人员规范迎宾话术和签到话术。
3.根据以上资料模拟进行“2015深圳××科技有限公司年会”的接待工作。