北京嘉润繁荣服装服饰公司 JR-ZJ-2012-027-01
北京嘉润繁荣服装服饰有限公司文件 嘉润总字【2013】第1号 签发人：
公文管理制度
目 录
一、 目的—————————————————————————— 2 二、 适用范围———————————————————————— 2 三、 管理原则和目标——————————————————————2 四、 释义—————————————————————————— 2 第一部分 制度类行文管理————————————————————3 一、行文规则————————————————————————— 3 二、发文管理流程————————————————————————3
三、公文管理流程————————————————————————5
四、公文上报、汇编、台帐整理——————————————————5 第二部分 一般类文件行文管理—————————————————— 6 一、文件编号规则——————————————————————— 6 二、公司制度文件格式————————————————————— 6 三、图表文件————————————————————————— 8 四、文件再版————————————————————————— 8 第三部分 发文管理细则————————————————————— 9
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附件：
附件一：发文流程图——————————————————————10 附件二：发文审批表——————————————————————11 附件三：嘉润繁荣红头文件模板————————————————— 12 附件四：嘉润繁荣发文编号———————————————————13 附件五：文件存档记录————————————————————— 15 附件六：2013年文件发放登记表————————————————— 16 附件七：文件发放签字确认表—————————————————— 17
北京嘉润繁荣服装服饰有限公司
公文管理制度
一、 目的
为规范嘉润繁荣的公文管理工作，适应嘉润繁荣整体发展，提高公文发放质量，确保各类文件下发的规范性、严肃性，充分发挥公文在各项工作中的指导作用，特制定本制度。 二、 适用范围
本制度适用于北京嘉润繁荣服装服饰有限公司各部门。 三、 管理原则和目标
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公文管理应当坚持实用、精简、高效的原则；公文管理应体现流程规范、职责明确、准确及时、保守机密，促进发展的工作目标。 四、 释义
公文：本制度中的公文是指嘉润繁荣的总经办，为进行管理工作制定和发布的具有规范体式的正式公文及相关档案、资料。
第一部分 制度类行文管理
一、行文规则
（一） 各部门发文应当却有必要、注重效用、应一事一文。 （二） 各部门发文由总经办统一格式、编号等，进行发文。 （三） 同类功能制度颁布，旧制度自行失效。 二、发文管理流程
本制度规定的发文流程包括两大类：制度类文件，包括拟稿、审核、汇签、签发、下发、归档等程序；公司各部门应严格按照“嘉润繁荣发文流程图”（附件一），填写《发文审批表》（附件二）执行。凡未按程序办理的公文，不得下发。
（一） 拟稿 1、 2、
拟稿部门：制度类公文拟稿由各部门指定人员拟稿。
拟稿要求：拟稿格式应严格按照“嘉润繁荣红头文件模板”（附件三）执
行。
3、制度类红头文件由眉首、正文、版记三部分组成。 （1） 眉首：由发文单位标识、发文编号等部分组成。
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① 发文单位标识应使用发文部门全称或者规范化简称，如“文件”字样。 ② 发文字号应当包括 部门代字、年份、序号（参见附件四）。
（2） 正文：由标题、部门名称、文件正文、附件说明、成文日期、落款等部
分组成。
① 文件标题应当准确扼要地概括文件的主要内容并标明文种。 ② 正式结构层次序号：第一层为“一”、第二层为“（一）”
第三层为“1、、第四层为“”（1）。 ”
③ 文件如有附件，应在正文中体现并注明附件序号。 ④ 成文日期以最后签发日期为准。
⑤ 文件落款应当有总经理签字或加盖公章等印记。
版记：由主题词、主/抄送部门、下发部门、下发日期等部分组成。 ① 文件应当标注主题词。
② 抄报：即所发文件需让上级领导知晓，只能向上一级，原则上不允许越级上报。
③ 主送部门：即执行文件的部门，应使用其全称或者规范化简称。
④ 抄送部门：即除主送部门外应知晓文件的其他部门，应使用其全称或规范化简称。 （二） 审核流程
（1） 申请：文稿拟就后，拟稿人应填写《发文审批表》，详细填写文件标题、
拟稿部门、发送范围、申请日期、签字、编号等。
（2） 审核：文件应由文件主办部门的负责人审核签字，如未审核批准，应退
回拟稿人修改或重新拟稿。
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（3） 汇签：如有协助部门，有协助部门负责人阅后签字。
（4） 签发：由总经理审批签发。如因特殊情况，领导无法及时在《发文审批
表》上签署意见的，可先通过电话请示同意签发后，再让领导补签字。 （5） 下发：由总经办负责下发，发文部门拟稿人负责各部门文件签阅整理，
各部门填写《文件发放签字确认表》（附件七）至多2个工作日内完成，报总经办存档。
（6） 归档：由总经办负责将校对签字的发文稿原件和《发文审批表》整理、
保存、归档。 三、公文管理流程
本制度规定的公文流程包括收文、登记、批办、归档等程序，各部门应遵照执行。
（一）登记：总经办收文负责人收到《发文审批表》后将发文部门、文件编号、
文件标题、涉及部门等事项详细登记在《 部2013年文件发放登记表》（附件六）中。
（二）分办：各部门收文负责人按照文件发放范围分发文件。
（三）批办：凡需落实执行工作的文件，应报送本部门负责人或其授权人签批
意见，收文负责人根据批办意见，转相关部门/人员办理。
（四）催办：文件主办部门/相关人员收到交办的文件后应当及时办理，不得
延误、推诿。各部门收文负责人负责催办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。
（五）归档：各部门应根据本制度和相关档案管理制度有关规定对文件及材料
进行及时归档。
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