北京嘉润繁荣服装服饰公司 JR-ZJ-2012-027-01
四、公文上报、汇编、台帐整理 （一）公文上报
各部门经总经理审批后需下发的制度性文件，需由各部门收文负责人按红头文件格式要求（附件三）进行填写，以邮件形式报总经办秘书处，下发、备案。
（二）制度汇编
总经办对各部门下发的红头文件及其他审批文件进行汇总。 （三）建立公文台账
总经办及各部门应建立公文管理台账制度，对所有下发的制度进行存档备案，以（附件六《 部2013年文件发放登记表》）为模板建立制度类文件管理台账，总经办于每月3日前与各部门核对。
二、一般类文件行文管理
一、文件编号规则
例如JR-ZJ -2013-001 嘉润繁荣服饰《公文管理制度》第2013-001-01文件
公司缩写 部门 发文年份 版号 文件号 JR ZJ 2013 001 01 嘉润 总经办 2013年 第一版 第一号
每部门按照实际编写两位代码，代码一般为部门名称的汉语拼音首位字，公司及部门代码详见附件四。 二、公司文件格式
文件的标准字体为隶书和楷体，如无特殊说明，公司所有文件执行以下标
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准： 1、文件标题
各种文件中，文件标题均需使用隶书二号字，加粗；副标题用楷体四号字，不加粗；标题和正文之间空一行。 2、正文字体
一级标题为楷体四号字，加粗。 二级标题为楷体四号字，不加粗。 三级标题为楷体四号字，不加粗。 正文为楷体四号字，不加粗。
另外，正文前如有填写说明和目录的，请依序安排，其中，填写说明 目录的正文均使用楷体四号字，不加粗。 3、行距、段落间距
文件全文行距设置为单倍行距，段落之间和条款之间空一行，各条款中的小标题无需空行。 4、缩进
段落设置一般为首行缩进（2个字符），含条款的（如合同）为悬挂缩进。 5、 页眉页脚
管理制度、规范性文件的页眉为靠左“北京嘉润繁荣服装服饰有限公司”。靠右文件编号如：JR-ZJ-2013-001-01。无论对内对外文件,页脚格式均为“第X页，共X页”。页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗、带格式线。 6、落款
文件底部若需要落款，签名和日期请使用楷体小四号字，加粗。
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7、文件流程落款
文件最后应签写文件的起草人、审核人、批准人、存档部门。
8、 文件抄报、转发
文件需发送的范围，比如转发相关部门，抄报上级单位等。 三、图表文件
图表大小根据需要设定，图表标题需用楷体_GB2312,五号字体，图表内容中，标题栏需用隶书,小二号字体，加粗，其他文字内容用楷体，五号字体，图表的说明注解文字则用楷体_，小五号字体。图表编号为报表-部门缩写-年度-顺序号，例：FM-ZJ-2013-001 四、文件再版
随着公司管理进程的发展，需要修改文件时，要收回原发文件，加盖作废图章，再版时要编号为例如：JR-ZJ-2013-001-02 五、发文管理流程
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拟稿：文件主办部门审核：文件主办部门负责人上报：总经办秘书处签发：总经理N未签发、作废发文：部门拟稿人领取复印件
第三部分 发文管理细则
一、各部门应严格按照本制度执行，对于违反本制度的部门或个人，公司将视情节轻重给予警告、通报批评。在发文中不准出现以下情况： 1、文件编号出现重复、涂抹、手写版等情况。 2、明确文件的发放范围，不准漏发。
3、文件中不准出现错字、别字，应保证文件整齐、简洁、实用。 4、对于未审批作废文件，文件编号可再次使用。
5、各部门文件收发指定负责人对编号文件进行存档，留存复印件；总经办留存原件。
二、违反本制度规定，因故意或重大过失行为给公司或下属部门造成损失的，公司和下属部门均有权追究相关责任人责任；造成重大损失或恶劣影响的，除追究相关责任人责任外，还将追究有关负责人的领导责任。
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三、附则
1、本制度由总经办负责解释。
2、本制度自2013年1月1日起生效，现行制度与本制度有抵触的，以本制度的规定为准。
附件一：嘉润繁荣发文流程图
拟稿：文件主办部门审核：文件主办部门负责人N如无须会签，此步骤可省略N会签：相关部门负责人签发：总经理发文：总经办
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