卷中，本章占30%。 第一节 会前筹备（一）
要求了解会议筹备阶段工作、会中工作和会后工作侧重点的区别，理解会议管理的相关知识，掌握会议管理的流程、技能、方法和手段。要求会分析会议管理中各项具体工作中的问题，并提出解决方法；能把握会议管理的注意事项，会处理各项会议管理事务，会操作会议管理的各项流程。本节“相关链接”与技能要求关系较紧密，有些内容会作为技能考核的组成部分。 一、会议筹备方案的拟订 【考点】：
1．会议筹备方案的内容（掌握） (1)确定会议的主题与议题
会议的主题是指关于会议要研究的问题、要达到的目的。 确定会议主题的要素有3点：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。 (2)确定会议的名称
有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议的名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如“天地公司2005年全体员工总结大会”。 (3)确定会议的议程
根据到会主要领导的情况，确定会议主持人；根据会议的主题，确定会议发言人；围绕会议主题，确定讨论题目、讨论方式；根据会议目的，安排主要领导做会议总结。 (4)确定会议的时间和地点
会议时间包括会议实际进行时间和会议过程中的休会时间。会议的最佳时间要考虑主要领导是否能出席而定，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。
会议地点选择的重点是会场大小适中、地点适中、环境适合、交通方便，会场附属设施齐全。 (5)确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要。 (6)确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。 (7)确定会议与会代表的组成。 (8)确定会议经费预算。 (9)确定会议住宿和餐饮安排。
(10)确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。 【例题】单选：会议的主题除了要有切实的依据之外，还要（ ） A、有细化的议题
B、结合本单位的实际情况 C、有充足的讨论余地 D、在会上反复协商
确定会议主题的要素有：有切实的依据；必须结合本单位的实际；要有明确的目的。所以选B，这个知识点还可以出多选题。
【例题】单选：内部小型会议的必备用品有（ ） A、文具、茶具 B、交通工具 C、台签 D、投票箱 选A。
【例题】单选：新产品新闻发布会发给记者的资料袋中一般包括：（ ） A、信息发布稿、主持人的资料
B、主持人的资料、信息发布稿、产品照片
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C、产品的照片与说明
D、企业介绍、产品介绍、信息发布稿 选D。
2．会议筹备方案的作用（了解）
草拟出完善的会议筹备方案是会议工作的基础。会议筹备方案应通过集思广益，精心策划，将会议的全过程形成文字。在中小型会议召开之前，应综合所掌握的各种信息，制定出细致的会议方案，以保证会议的顺利进行。会议筹备方案的拟订是秘书的重要工作内容之一，它的作用主要体现在： (1)确保会议的周密组织
会议筹备方案详细制定了会议议程表和会议工作制度，细化了筹备机构各小组的工作职责，明确了各自的工作任务，有力地推动了各项筹备工作的有序进行。会议筹备方案的确定， 方便了会议工作的协调沟通，并且确保了会议工作的高标准起步、高质量推进。 (2)确保会议服务质量和沟通协调到位
会议筹备工作人员积极发挥综合协调、承上启下作用，在大量周密细致的工作基础上，及时协调解决会议中出现的问题，做到了上情下达、下情上传，为确保会议取得预期效果发挥了积极作用。 (3)确保领导的意图得以贯彻执行
会议筹备方案的制定和审核可以使会议组织方和参与方的领导更好地了解会议的筹备情况，为会议的组织把好关，同时使会议的目标更加明确。 3．会议筹备方案的制定程序（理解）
会议筹备方案的制定程序为：组建会议筹备委员会一分成筹备小组一形成筹备方案一领导审核方案。 (1)组建会议筹备委员会。
(2)划分筹备机构各小组，选举或指派筹备方案编写负责人。
(3)与领导沟通，确定会议的主题与议题、名称、议程、时间和地点、所需设备和工具、文件的范围、与会代表的组成、会议经费预算以及住宿和餐饮的安排。 (4)方案拟出后要交上司审核，再行具体安排与部署。 4．会议筹备方案与会议策划方案的区别与联系（了解）
会议策划方案一般包含会议筹备方案和会议预算方案。会议策划是对会议做整体的计划，涉及到参与举办会议的各个部门和各种关系，由策划人将各种关系和矛盾调整统一，最后形成一套合理可行的方案和流程。而会议预算则可以理解为将该策划方案数字化的过程，可以说，会议策划的每一个环节和项目都要与会议的预算项目一一对应。策划为预算提供了方向，预算为策划方案提供了资金的保证。会议预算与会议策划是相辅相成的关系。
而会议筹备方案一般是在策划方案的基础上侧重于会议准备工作的组织和实施。它通常不包括会议前期的宣传、营销等方面的内容，但对会议的时间、地点、议程和经费等方面的内容设计具体。总体来看，会议策划方案比较务虚，会议筹备方案比较务实。一般是先进行策化和制定预算，再设计具体的筹备方案。 【例题】多选：会议策划方案一般包括会议（ ）。 A、议程
B、筹备方案 C、预算方案 D、日程 选BC 实务操作： 便条 高叶：
公司将于4月在深圳开设一家分公司，现分公司大楼已建成，准备举行竣工典礼。请你完成以下工作并交我审阅：
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1、说明竣工典礼准备工作的要点； 2、设计一份请柬。 谢谢。 行政经理 苏明 2010年8月15日 只做问题1 【参考答案】
竣工典礼准备工作要点：
做好竣工典礼的舆论宣传工作；准备开幕词、致答词；拟定典礼程序；做好来宾邀请工作；发放请柬；做好场地布置工作；做好各种物质准备；安排接待服务人员；做好礼品馈赠工作。
（因为是工作要点，只要把主要的方面涉及到就可以了，不用把准备工作讲的太多细致。） 5．电话会议及视频会议的知识 (1)电话会议
电话会议是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地点的人员举行会议。任何电话用户只要申请并开通了“会议电话”的服务功能，就可以随时召开电话会议。电话会议适用于规模不大、办公地点相对集中的企业。
1)电话会议交流信息的特点
①电话会议方便灵活，准备时间短，回复迅速，是电子通信会议中花费最少的。电话会议的进行中没有直接的面晤，与会人员很少受到会议主席或其他主要参加者的直接影响，更能激发创造性思维，也更容易修正自己的观点，这对开展商务交易活动和协调活动是极为有利的。
②电话会议缺少身体语言，难以进行互动交流。而且缺少文本，难以传递大量细节信息。
③为了提高电话会议的效率，可以搭配使用其他通信方式(如传真、电子邮件)，增进信息的传输与交流。若能使用视频电话，会议效果更佳。
④电话会议适用于分公司不远、规模不大的企业。 2)电话会议信息工作的要求（掌握）
电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行：
①准确发出开会信息。会议的内容和时间确定后，应及时向参加单位发出通知，传递会议的有关信息。要特别说明是否需要设分会场。如要求一个单位的若干人员参加会议，就要设分会场，而且要明确分会场的召集人。要强调准时到会。电话会议是一种实时交谈的会议，任何一方都应当在同一时间参加会议，否则将影响信息的交流和获取。
②认真分发会议书面信息材料。电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，需要做好会议书面信息的分发工作。对于要在电话会议中进行讨论的文件，在文件上标明讨论的顺序编号和标题，事先通过传真发送给与会人员。会议进行中还可补充传递有关文件信息。
③合理安排会场信息传输设备。电话会议分为主会场和分会场。召集方设主会场，其他参加会议的单位设分会场。为了使分会场的每个与会人员都能清楚地听到从其他会场传送来的话音，并能方便地表达自己的意见，各会场应装有扩音设备和话筒，并与电话机连接良好。人数较少或单位个人参加会议，可直接使用带有免提扬声器的电话机。会议设备在会议开始之前要认真调试，确保性能良好。
④按时接通电话。所有参加会议的人员应至少提前5分钟进入会场，做好充分的准备。会议时间一到，由召集方以主叫的方式接通与会各方。
⑤互相通报出席情况。电话全部接通后，会议主席宣布会议开始，要求各方相互通报姓名、职务。 ⑥做好会议记录。用录音电话系统记录会议信息，会后整理成书面记录材料。电话会议的录音带和书面记录整理稿都要归档保存。
【例题】单选：电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，因此需要（ ）： A、提前发放会议的日程表
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B、配置视频设备 C、做好会议报道工作
D、做好会议书面信息的分发工作
答案：D。方法一，电话会议信息工作的要求其中就有认真分发会议书面信息材料。方法二，题干中已经提出“电话会议无法实现文字的同步传输”答案自然要从弥补这一缺陷的方法入手。 【例题】单选：在召开电话会议时，人数较少的单位或个人，可（ ）参加会议。 A、直接使用带有免提扬声器的电话机 B、免费 C、使用麦克风
D、使用专用视频电话
选A。这是书上第四页“电话会议信息工作的要求”部分，合理安排会场信息传输设备中的一句原话。
视频会议
(2)视频会议
视频会议是利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会议方式。适用于布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等特殊紧急的情况。 1)视频会议的特点
①实现了声音和图像同时传送。与会人员虽然远隔千里，但能听到与会人员发言的声音，看到对方发言时的表情以及发言时所展示的文字、图表和图像。
②打破了空间的限制。分散在各处的与会人员不受地域的限制，能够通过现代化的通信技术，围绕共同的议题参加会议。
③节省时间、费用。与会人员在不同的地方、同一个时间进行交流，大量节省了旅途时间和交通、食宿、印刷会议文件的各项费用，有利于更多的人员参加会议。
④交流效果较好。高质量的声音和清晰的画面，使每一位与会人员都有身临其境之感，更有利于双向交流，收到良好的会议交流效果。
⑤视频会议局限。视频会议的初始准备时间较长，而且初始投入成本较高。没有面对面会议形式所具有的互动效果，因而交流不够深入广泛。
【例题】单选：视频会议的特点不包括（ ）。 A、实现声音和图像同时传送 B、节省时间、费用 C、形成广泛的间接沟通 D、打破了空间的限制 选C。
2)视频会议信息工作的要求
视频会议效率高，投入也大，必须高标准、严要求，踏踏实实做好会务工作。 ①发出开会信息。向与会人员发出开会通知，提醒有关注意事项。
②分发文件信息资料。会议上要审议的文件和有关信息，会前应通过传真或电子邮件传给与会人员。 ③布置会场。会场的环境要安静、清洁。主会场和分会场要悬挂会标，突出会议的主题，同时便于电视宣传报道。
④设置与检查会场信息传输设备。视频会议设备要求较高，要保证既能将主会场的画面和声音传给各分会场，又能把各分会场的信息反馈给主会场。会场内可以配备高速传真机，以便同时传送文件。场内会议设备要落实专业技术人员调试、检测。会议期间要有值班维修制度，及时解决技术上的故障，确保会议顺利进行．
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⑤做好会议信息准备。与面对面会议相比，视频会议时间紧，能够发言的人数少，发言的时间相对长。为了提高会议的成效，对会议讨论的事项一定要在会前通过其他方式进行有效沟通，如电话、文件、小型会议等，成熟之后再在视频会议上通过。
⑥采用先集中后分散的形式。为了减少租用通信线路的时间，在议程安排上，先集中开大会，然后由分会场各自举行会议。
⑦汇总情况信息。会后，各分会场要将本会场的情况整理成书面报告呈交主办单位备案。 【例题】单选：对视频会议的会场布置要求有（ ） A、一台摄像机
B、主会场和分会场都要悬挂会标 C、摆放鲜花 D、采用自然光
应选B。这属于视频会议信息工作的要求中布置会场部分。
【例题】单选：视频会议设备要求较高，要保证既能将主会场的画面和声音传给各分会场，又能把各分会场的信息反馈给主会场。会场内必须配备（ ） A、远程电话 B、高速传真机 C、复印机 D、同声传译 选B。
6．电话会议语言使用的注意事项
讲话内容要集中、准确地体现会议的主题；尽可能进行讲话演练并做好时间估算，保证 讲话能按照规定的时间进行和结束；为保证与会人员能够清楚、准确地接受讲话人所讲述的内容，讲话内容要简明易懂，尽量不使用方言、拗口和容易产生歧义的字词及语句，以免与会人员理解有误。 7．远程会议筹备方案的特点：（掌握）
(1)远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点。
(2)远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、参加会议人数、与会人员的电话号码、主持人姓名等。
(3)会议程序、议程及其他材料必须尽量寄给与会人员，以便他们有时间准备会议讨论。 (4)远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。
会务机构分工的要求
8．会务机构分工的要求（掌握分工方法）
这里所指的会务机构分工主要指会议组织部门和人员落实。包括与会议有关的各项组织工作，每一个工作环节都必须有专人负责，责任到人；会议组织分工包括文件起草和准备、会务组织、会场布置、会议接待，生活服务(含娱乐活动安排)、安全保卫、交通疏导、医疗救护等。
会务筹备机构包括：会务组、秘书组、组织组、接待组、宣传组、财务组、保卫组等。 会务机构的各部门需明确各自的任务和要求。
(1)要根据会议的规模和类型组织人员队伍。会务机构的组建要根据会议规模的大小、类型的要求、层次的高低和组织的严密程度来决定会议的组织、服务人员的数量和素质要求。 (2)会务机构要分工明确、责任到人。会务机构的各小组
要明确职责，专人领导，各司其责，同时都要服从会议领导小组的统一指挥。
(3)加强协调，定期沟通。会务机构的协调沟通情况直接影响着会议的组织效率，筹备期较长的会议，会务机构要建立定期例会制度，经常向有关领导沟通和回报。
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