【例题】多选：在会议总体协调中，往往头绪很多，很容易疏漏，主管秘书应让参与筹备服务的人员做到（ ）
A、人手一份任务分工表
B、每项工作要有人牵头，责任到人 C、分组包干，各司其职 D、定期碰头，分工协作
会务机构的各部门需明确各自的任务和要求。选ABCD。 9．会前准备工作的基本要求：充分、周密、安全。 10．安排座位的注意事项
(1)中、大型会议事先应划好区域，贴上标识牌、指示排、座位名签，使与会人员顺利入座。
(2)在一些表彰、总结类型的大会上，应将被表彰、受奖励对象或其代表安排在前几排，并在座位上贴上名签。
(3)如果是报告会、表彰会、联席会，一般采取报告人和主办单位负责人或联席的各单位负责人相间的方法。 (4)要注意分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座，反之为下座。 (5)中小型会议方案，因与会人员较少，因此各项准备工作常常是责任不能到人，方案起不到应有的作用。 (6)中小型会议方案在会议经费和会场布置等方面的内容大都从略或精简，但实际工作中仍需要予以一定的注意。
(7)中小型会议方案拟出后要交上司审核，再行部署。
【例题】单选：小型会场内座位的安排，常以离会议主持人或主席位置近的座位为上座，而会议的主持人或会议主席的位置应置于（ ） A、接近入口处，正对门 B、远离入口处，背对门 C、接近入口处，背对门 D、远离入口处，正对门 选D。
会议座位安排的方法
11．会议座位安排的方法（理解） (1)较大型会场的座次安排
会场座位布局摆放可以有多种形式或形状，较大型的会场， 一般在礼堂、会堂、体育场馆举行，其形式或形状基本固定。还可采取大小方形和半圆形，大小方形适合于大型的代表会议、纪念性会议、布置工作会议等，小方形中就座的是领导者，大方形中就座的是与会人员。 (2)中小型会议的座次安排
一些中小型的办公会、专题会、研讨会一般在会议室、会议厅或临时设置的会客室进行，可摆放成方拱形、半月形、椭圆形、圆形、长方形和T字形等。这些形式可使与会人员坐得比较紧凑，便于讨论和发言。 12．主席台座次的安排（掌握）
(1)依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按左高右低、前高后低的顺序依次排列。 人数为单：④ ② ① ③ ⑤ 人数为双：⑤ ③ ① ② ④ ⑥
(2)为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。 (3)在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。
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4讲会议筹备（三）
一、检查会务的筹备情况
【考点】
1．会务筹备情况检查的主要内容 （掌握） (1)会议准备是否充分
逐项检查会议准备的具体事项 如，商务会议的会期是否合适、会议规模是否合理、与会人员的名额分配是否经过协商等。
(2)会议期间能否排除各种干扰
手机的铃声，无关人员随意出入场或与会人员中途退场等 (3)环境条件与用品准备（重点掌握）
房间大小、温度、湿度、光线、空气、声音、家具等；文具、茶水、。 (4)文件材料的准备情况（重点掌握） 文件上的会议名称、文件编号、份数等。 (5)会场布置情况的检查（重点掌握）
气氛、会标、座次名签、音响、照明、通讯、录音、录像、通风、安保；外部举行注意场地划分、进场退场路线。
(6)会议保卫工作的检查（重点掌握）
①确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠。②确保会场内消防设施齐全有效。③确保会场的防窃听装置灵敏高效。④确保会场的防盗设施(监控器的探头等)处于运行状态。⑤检查进出会场人员的身份，尽量不许与会议无关人员进入会场。 (7)检查的其他内容
特殊类型的会议：如颁奖大会对奖品的准备和颁奖顺序的安排；有选举内容的代表大会对票箱、投票、计票工作的安排；现场会对于参观现场和参观顺序、线路的安排；如果会议安排集体摄影，还应检查摄影座次的安排等。另外，还应检查议程安排是否科学合理，对会议决议的执行是否实施有效的监督等。 【例题】多选：1、 检查会场布置的情况应注意的方面是( )。 A、会标是否庄严醒目
B、领导者名签安排是否妥当 C、投票设施是否完善
D、旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体
思路一：知识点记忆；思路二，并不是所有的会议都需要投票，会议的投票设施也不是必须的。选ABD。 【例题】2、实务操作： 备 忘 录 至：秘书高叶 自：行政经理苏明
主题：新产品展销订货会安全检查
公司定于2008年2月8日在×市会议中心举行新产品展销订货会，由于公司相关人员没有到现场进行必要的安全检查，现市消防局有关部门责令停展整顿。现在要求你接手这项工作，并请就检查的主要内容形成备忘录，在今天下班前交到我的办公室。 行政经理×× ××年×月×日 参考答案：
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备 忘 录 至：行政经理 自：高叶
主题：会务筹备情况检查的主要内容 日期：××年×月×日 内容：
一、会务筹备情况检查的主要内容 1．准备是否充分 必须逐项检查。
2．会议期间能否排除各种干扰 3．环境条件与用品准备。 4．文件材料准备 5．会场布置情况的检查
检查会场布置、会标、主席台座次、名签安排安全保卫及设备、措施是否完善，以及进场、退场路线的安排。
6．保卫工作的检查
确保所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠、消防设施齐全有效。确保会场的防盗设施处于运行状态。 7．检查的其他内容
二、应注意的问题（或原则） 1．全面周到，注重细节，逐项落实。 2．眼见为实，实地检验。 评分标准：
1．本题满分15分。
2．第一大点\会务筹备情况检查的主要内容\，其中第一小点2分；其他各小点（2~7）每点1分，答出5点即可得满分，共10分。
3．第二大点\注意的问题\共2分。第一小点1分，第二小点1分。 4．备忘录格式正确3分。
5．若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，即可参照各点分值酌情给分但最多不超过2分。 6．在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。 2．会务筹备情况检查结果的形式：书面形式、口头形式、协调会形式 【例题】单选：会场布置情况的检查一般不采用( )。 A、口头形式 B、座谈会形式 C、协调会形式 D、书面形式
这是08年的一道试题，形式简单，但是有利于帮助我们加强记忆。选B。 3．会务筹备情况检查的方法
(1)听取会议筹备人员的汇报（从会议领导者角度）
会议主办方的有关领导或筹备委员会的上级领导要提前与会议的筹备人员进行沟通，听取他们的汇报，以便给予会议筹备人员以必要的指导。
①听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。②会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。③选择的汇报时间一定要正当其时，太早或太晚都不能达到良好的效果。④对会议筹备情况的汇报关键是发现筹备过程中的薄弱环节，及时地调整和加强。因此，汇报之后的催办和落实是应该注意的问题。
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(2)会前现场检查
会议前的全面检查是必不可少的。其中有几点要特别注意： ① 确保所有事项都条理清晰。
登记资料和其他相关信息，应使各种人都能读，可考虑使用音频磁带、用盲文印刷、提供大号字印刷材料。 ② 注意气味。
一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。 ③ 设立入场登记台。
可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。 ④ 佩带徽章、名牌。 ⑤ 准备接待休息室。
应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。
⑥安排接待、服务人员。
配备精通业务的人员，事先组织培训，回答与会人员的提问。 【例题】单选：1、会务筹备情况检查的方法最可靠的是（ ）。 A、听取会议筹备人员的汇报 B、阅读报告 C、电话询问
D、会前现场检查 选D。
4．开会检查的程序（掌握）
(1)会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查，并由各个筹备小组将检查结果以书面报告的形式上报领导小组。
(2)会议领导小组经过协调，确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知。 (3)召开筹备检查协调会，听取汇报，并在会上现场解决各种需要协调的问题。 (4)汇报会后要以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实。 5．现场检查的程序（与开会检查程序相区别）（掌握）
(1)先制定现场检查的路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门。 (2)将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总。
(3)按照既定的检查路线和项目逐一现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目都要有明确的记录。 (4)对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，并以电话、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正。
【例题】单选：1、对会议进行现场检查时，一般应先（ ） A、向领导汇报
B、通知被检查的部门 C、下方检查评估表
D、确定检查的路线和确认检查重点 选D。
6．会务筹备情况检查的汇报材料（掌握）
(1)汇报材料事先要认真核实，要根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查。 (2)汇报材料要突出问题，提出对策，注重实效。
(3)汇报材料要有量化检查的数据，不能过于笼统。一般要有检查图表和统计数字。 7．对检查所发现问题的纠正
(1)先要对问题的性质和范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度。
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(2)找出问题产生的原因，寻找解决问题的方法。 (3)在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备。 (4)责任到人，抓紧落实，并及时将纠偏的结果进行通报。
【例题】多选：1、在纠正会议检查中所发现的问题时,要努力做到（ ） A、必须由领导对问题提出处理意见 B、必须由主管领导亲自解决问题
C、在人财物等方面为纠正偏差做好相应准备 D、及时将纠偏的结果进行通报 由上可知，选CD。
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