d) 每周备份个人电脑文件，每年归档一次。 6.4.4 归档保存期限
文件保存期限依下列规定办理：
a) 永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计、竣工资料；（9）其他经核定须永久保存的文书。
b) 长期保存（15～50年）：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存的文书。
c) 短期保存（15年以下）：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存的文书；（3）结案后无长期保存必要者。
d) 各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。 6.5 档案交接 6.5.1 部门内档案交接
a) 员工工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”（附件三），由部门负责人指定的档案接收人核实无误后签字，部门档案管理人员（兼）见证。 b) 部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，公司档案管理员见证。
6.5.2 档案移交公司的流程
a) 经办部门档案管理员检查文件或档案，编制移交清单；
b) 公司档案管理员根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；
c) 档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；
d) 档案管理员按公司档案保管要求整理建档。 6.5.3 档案交接审核要求
审查卷次号、目次号是否与清单相符，若没有立卷，应检查文件标题、编号是否与清单相符：
a) 正本及过程资料是否完整，如有短缺，应立即补齐；
b) 文件的办理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办； c) 与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。 6.6 档案保管 6.6.1 建档立卷
一、 档案分类
a) 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按项目或业务、部门分类。
b) 档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，二级分类不够应用时须在第二级之后增设第三级“小类”。
c) 同一“类”（或小类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于类别之后增设“卷次”编号，以便查考。
d) 每一档夹封面内首页应设“卷内目录表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。 二、 案件编号
a) 档案类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
b) 各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多少，及增长情形斟酌决定。
c) 档案分类各级名称经确定后，应参照“档案分类编号表”（待编），将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 d) 档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
e) 档案分类及编号的增补、修订等由人事行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。 三、 案卷编号
a) 新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。
b) 档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。
c) 档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。
d) 档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。
e) 建立“归档案卷目录”（附件五）存于案卷盒内，便于查阅。 6.6.2 档案整理
a) 归档文件，应依目次号顺序以件为单位，采用“包角法”整理，以便翻阅。
b) 档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。 6.6.3 文件整理的原则
a) 中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文件则以左方装订为原
则；
b) 右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐
钉牢；
c) 文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其
整齐划一。
6.6.4 档卷清理
a) 档案管理人员应随时维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，在销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。
b) 保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记簿”附注在其保留文件上，并在附注上注明部分销毁的日期。
6.6.5 安全措施
a) 科学选择档案用房（即不在最底层，也不在顶层，）并与办公用房隔离，档案室须安装保险锁。
b) 严禁在档案室吸烟，严禁存放易燃易爆物品，保持室内、走廊畅通无阻，必须配备适用的灭火器，对室内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。
c) 定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救。
d) 档案人员外出时，注意锁闭门窗，做好安全保密工作，非档案室管理人员，未经批准不得进入档案室。
e) 严格执行《保密管理制度》所要求的保密措施，保证档案信息的安全。 6.7 档案利用 6.7.1 档案开发
a) 公司档案管理员负责根据档案建档保管要求，汇总编制并每月更新公司档案目录，同时在公司部门负责人及以上人员内共享该目录。 b) 部门档案管理人员负责编制部门档案目录，并每月更新和汇总到公司档案管理员处，同时在部门内部共享该目录，
6.7.2 调用审批
a) 各部门经办人员因业务需要调用档案时，应填写“调用单”（附件七）经部门负责人核准、人事行政部批准后向档案员调阅。
b) 档案员审查“调用单”后，在档案调阅登记簿上登记，并取出该项档案，将档案交与调卷人员。
c) 在档案室当场调阅本部门档案者，可免填“调用单”，但仍须经人事行政部负责人批准。
d) 档案归还时，经档案员核对无误后，注销该卷“调用单”或在登记簿上予以核销。如发现遗失或损坏时，应立即报告公司领导。
6.7.3 调卷/借阅管理
a) “调用单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形需延长调阅期限时，应按调阅程序办理续借手续。有关合同档案按合同管理办法执行，原则上不予调阅已归档合同。
b) 调卷人员不得擅自涂改、抽换、增损或转借调阅档案，如确有必要调整、变更部分内容时，须阐明原因，经总经理批准后，由档案员负责处理。 c) 调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应在前一调卷人归还后，再调阅。如调卷人员未按时归还，档案管理员填写“阅档催还单”（附近六）催调卷人限期归还。
d) 调阅档案须与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案卷，应经总经理同意。
e) 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案原件带离档案室。外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章，严防公司商业机密外泄。
f) 各部门可提前向人事行政部发出需借阅的文件资料清单等，按程序办理借阅手续。
6.7.4 档案的销毁
a) 任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。
b) 保存期满或者在保存期内无需继续保存的档案，应及时予以废除或销
毁，废除或销毁程序必须经有关部门合议，报总经理批准，由总经理办公室执行。
c) 若按规定需要销毁时，凡属密级档案须按《保密管理制度》规定的程序
确认无误后方可销毁。
d) 经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清册，由专人
监督销毁。销毁档案需二人以上监督销毁，并在销毁清册上签字，销毁清册永久保存。
6.8 罚款
6.8.1 各级档案管理员未认真督促和执行档案管理制度的，人事行政部给予责任
人通报批评一次。
6.8.2 经办人员未按本制度规定经办、归档和使用档案的，人事行政部给予责任
人通报批评一次，并扣罚经办人和部门负责人200元/次。
6.8.3 部门档案未按本制度要求归类建档的，给予部门负责人通报批评一次，并
扣罚经办人和部门负责人各500元。
6.8.4 档案遗失或不完整的，视档案密级和紧急程度，给予经办人及其直接领导
通报批评一次，并各扣罚300－1000元。 6.9 附则
6.9.1 本办法由公司人事行政部制定并负责解释。 7、 公司图书资料管理制度