山西兴县华润联盛车家庄煤业有限公司兼并重组整合项目档案管理专篇
（3-5年应重新翻录以防消磁）
5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。 四、矿井档案收集过程中普遍存在的问题
1、由于本公司是兼并重组后新组建单位，各项档案制度不是很完善，缺乏项目档案管理经验和收集整理意识，给档案验收工作造成一定困难。
2、煤炭基本建设项目周期长，从勘查、申报、审批到竣工验收时间较长，文件收集跨度时间长，中间多有变更，给档案收集造成一定困难。
3、煤炭基本建设项目要求工程进行招投标，单项工程多、标段多、合同协议多，参加施工单位多，给项目资料收集造成一定困难。
4、档案工作没有完全与项目建设同步管理，档案收集整理相对滞后。 5、收集存档的无效文件。重要材料收集的是复印件，缺少原件，缺少档案法律效力。收集到原件但缺少责任人签字、盖章，造成存档无效文件。例如：竣工图、竣工资料缺少竣工图章和责任人签字等。
第二节 项目竣工文件的编制
项目施工及调试完成后，矿方应通知施工单位、监理单位根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件。
一、竣工文件编制要求
1、竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。主要内容有：施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构、配件）质量保证书及复试文件、测量（调试）及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、隐蔽工程验收记录、重要工程质量事故报告等。
2、根据《建设项目文件归档范围和保管期限表》及项目实际情况，
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进一步收集所缺少的重要文件；文件数量未满足合同或协议规定份数的，应按要求复制补齐。
3、对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。
4、与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起，也可以单独组卷，但应由项目主管部门或建设单位作出统一规定。
5、凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。
二、竣工图编制要求
煤矿各项新建、技术改造项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位（包括总包和分包单位）负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。
1、竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。
2、按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。
3、涉及结构形式、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35％的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。
4、同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。
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5、公司应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。
6、竣工图图幅应按GB/T 10609.3要求统一折叠。
7、编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。
三、竣工图章的使用
1、竣工图章的内容、尺寸如下图所示，图章长80毫米宽60毫米。 编制单位 竣 工 图 编制人 监理单位名称 技术负责人 编制日期 监理人 2、所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。
3、行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标。竣工图标的内容格式由行业统一规定。
4、竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。 四、竣工图的审核
1、竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。
2、竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。
3、竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配有详细编制说明和目
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录。
4、竣工图应使用新的或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。
5、一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。
6、国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。
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第三章 项目文件的整理
第一节 项目文件的整理
一、项目文件整理的职责
1、本公司所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理。
2、公司各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件应根据文件的性质、内容分别按年度整理。设备技术文件、竣工试运行（生产）文件及验收文件，按项目的单项或单位工程整理。
3、勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。
4、施工文件、检查验收记录、质量评定按单位工程整理。 5、监理文件按建设项目的专业、阶段进行整理。
6、设备资料、招投标资料应由建设单位整理；竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。
二、项目文件的组卷
根据项目文件的形成规律和成套性特点，组卷要保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。
1、管理性文件按问题、时间组卷；项目施工文件、竣工文件按单项工程、单位工程组卷，按照矿建工程、工业建筑、公用建筑、设备布置安装各个单位工程顺序组卷，项目竣工图放在各工程竣工资料的后面；设备文件按采掘、运输、提升、通风、压风、排水、安全监测等系统设备的台件组卷；监理文件按文种组卷；原材料实验按单项工程、单位工程组卷。
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