____________________________________________ 工作2：
____________________________________________ ____________________________________________ 2．精力集中时，专注于下列工作： 工作1：
____________________________________________ ____________________________________________ 工作2：
____________________________________________ ____________________________________________ 3．低效率时，可以处理： 工作1：
____________________________________________ ____________________________________________ 工作2：
____________________________________________ ____________________________________________
第三讲 提高个人成效的方法（上）
时间管理的关键取决于个人工作的成效，每天对于每个人都是恒定不变的24小时，但不同的人有不同的使用方法，不同的人在24小时的利用上截然不同。对所有的经理人而言，掌握衡量自我工作成效的方法就是能否成功管理自己时间的最重要因素。
一、效能管理法
（一）象限时间管理法的分类
对事件重要与紧急情况的分析，也是对效率和效能关系的阐释，于是，在由重要程度和紧急程度所构成的象限中，处理ABCD四类事件的顺序依次是：
? 首先处理位于A象限的事情，也就是对既重要且紧急的事件首先处理；
? 其次应处理位于B象限的事情，也就是对重要但不紧急的事件进行处理；
? 接下来处理C象限的事情，也就是对不重要但很紧急的事件进行处理；
? 最后再处理D象限的事情，也就是不重要也不紧急的事件。 按照象限时间管理法的分类，ABCD四类事件如图2-1所示：
图2-1 象限时间管理法示意图
（二）象限时间管理法四类事件的分析
1．A类突发事件出现的原因
在时间管理中，事件的出现总是让管理者感到棘手，为什么会出现如此多的A类突发事件，是哪个环节的工作没有做好呢？
通过管理专家的研究，A类突发事件一般都是因为B类事件的处理存在问题导致的，也就是说，当对重要但不紧急的事件未做妥善处理时，这些事件会随着时间的推移而不断增加紧急成分，最终，B类重要但不紧急的事件都会转换为A类重要且紧急的突发事件。
而影响B类事件完成的原因则是由于C类事件遮住了管理者的眼睛，使得管理者忽略了B类事件，却花了很多精力去处理C类事件了，结果B类事件会慢慢变成A类事件。
在日常的经理人活动中，B类事件转化为A类事件的情况经常发生，当这些转化发生之后，经理人只能马上停下手边的任何工作，全力以赴地处理这些A类事件，A类事件处理完后，经理人才又回到原来的工作上，于是这种管理不善的情况就不停地在经理人的时间表上循环出现。
经理人会花50%左右的时间处理琐碎的杂事，也就是C类紧急但不重要的事情；又会花50%左右的时间处理A类紧急的突发事件，于是，经理人在C类事件和A类事件之间来回奔波，成了时间管理的救火队员，而B类事件则被扔在一边，虽然B类事件非常重要、很有价值，但却被遗忘或无暇顾及。
【自检2-1】
列出下图排在您的工作清单前三位的工作，认真比较其重要性和紧要性，并
说明理由。
重要的理由是：
紧要的理由是：
2．避免B类事件转化为A类事件的方法
避免B类事件转化为A类事件的方法是需要对所有类事件进行处理，一般可以采用的方法包括：
? 压缩：将事件的核心完成，或简化完成该事件的步骤。 ? 替代：寻找到比此事件更重要或紧急的事件，或以更有成效的事件代替该事件，从而使得时间利用率更高。
? 授权：将事件的处理权授予他人，由他人代为处理。
? 先做：在第三代事件管理中，先做A类突发事件；在第四代时间管理中，只依照重要性来区分所有事件，因此先做B类重要事件。总之，最重要的应该最先来处理。
? 舍弃：对部分事件，如果其重要程度和紧急程度都不高，则可以将之舍弃，以更多的时间来完成其他工作。
? 增加：对重要事件，要增加完成时间，增加工作量来全力以赴地完成，以使该类事件的处理更加完美。
? 改进：改进部分事件的性质，尤其需要将A类事件改成B类事件。
? 杜绝：突发事件不能杜绝，重要事件也不能杜绝，紧急事件一般也无法杜绝，因此，对不重要且不紧急的事件要进行杜绝。
? 确保：确保重要事件能保质保量地按时完成。
? 聚焦：安排专门的时间段，集中精力聚焦重要事件的处理。 ? 少做：不重要事件要尽力避免。
? 不做：对不重要不紧急的事件可以采取不予理睬的办法，甚至以牺牲部分利益为代价而放弃处理这些事件，以换取处理其他事件的时间。
不同的方法适用于不同的事件，只有选择适合的方法处理适合的事件，才可以节约时间，将经理人从奔波于A类事件和C类事件之间的救火角色中解救出来，但如果选择的方法不适合事件的处理，则效果必然适得其反，使得事件性质升级，花费时间也将成倍增加。
【自检2-2】
您认为以下各种方法在ABCD四类事件的处理中，各适用于哪些事件的处理。
方法 适用事件 压缩 替代 授权 先做 舍弃 增加 改进 杜绝 确保 聚焦 少做 不做 见参考答案2-2
综上所述，经理人之所以有那么多的A类突发事件，是因为B类重要不紧急的工作做得不够，所以从时间分配的角度看，对紧急与重要的突发事件需要安排20%～25%的时间，且一定要控制在25%以下，对重要不紧急的工作需要安排65%～80%的时间。也就是要把绝大部分工作时间花在重要但不紧急的工作上，把重要不紧急的工作变成紧急又重要的去做，对紧急不重要的工作花15%的时间处理，不紧急也不重要的工作则可以扔掉。
图2-2 管理工作时间分配示意图
3．艾森豪威尔将军的时间管理原则
艾森豪威尔将军认为，面对ABCD四个象限的工作时，应该采取
不同的应对措施：
? A类紧急且重要的突发事件要本人做，而且要立即做；
? 对重要不紧急的B类工作，要本人花大量的时间聚焦在此工作上；
? 对C类紧急但不重要的工作，要尽量不安排自己做，而是要委托授权给别人做。如果必须自己做，则要减少它的工作量；
? 对不重要且不紧急的工作，要把它扔进废纸篓。
艾森豪威尔将军的时间管理原则是属于第三代和第四代时间管理之间的一个管理原则，这个原则提倡紧急又重要的突发事件由本人立即做，但按照第四代时间管理原则，每一分、每一秒都要做最有生产力的事情，也就是做最重要的事情，对于紧急性程度很高又非常重要的任务，如果可以授权，也可以授权于他人来完成。
图2-3 艾森豪威尔原则示意图
【自检2-3】
1．列出上周您所做的事情中关于生活和工作事件各3件以上。 第一件：
第二件：
第三件：
2．将这些事情归类为A、B、C、D四类。 属于A类重要且紧急的事件为：