图书采购招标过程中的问题及解决方法
2008年2期 陈 伟(南京图书馆)
【摘 要】 论文对图书文献招标初始阶段的操作流程、评分标准、组织架构、监督机制等方面存在的问题进行了分析阐释，并对招标过程中出现的问题提出了解决办法，以保证图书馆文献资源建设的质量。
【关键词】 图书采购； 招标采购； 解决方法
【Abstract】 This paper analyzes the disadvantages of the procedure, the assessment standards, the organization structure and the supervision system in the initial bidding process, and puts forward the corresponding solutions for the quality guarantee of
the library literature resources construction.
【Key words】 Book purchase; Purchasing by invitation to bid;
Solutions
2002年我国政府出台了政府采购法，规定各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务，要实行政府采购。2003年教育部制定了高等学校采购管理办法。根据国家的政府采购法，凡是国家财政投入的资源都要进行政府集中采购。图书馆采购经费主要是国家财政投入，按照规定应实行政府集中采购。2005年高校图书馆工作委员会起草了《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》。目前大部分高校图书馆和部分公
共图书馆已经开始实行了图书文献采购招标。
政府采购的目的是为了规范政府采购行为，提高政府资金使用效率，促进廉政建设。图书文献实行政府招标采购已不再是理论层面上的探讨，通过试点到普遍推行已是大势所趋。图书招标采购实施两年多来，从实践来看有好处，同时也存在一些问题。据调查，有相当数量的图书馆对这一做法的效果并不满意，而不少发行商也对这种采购方式多有抱怨；图书馆不满意实行招标采购以后，由于中标书商多方面的原因，使图书馆藏书的质量得不到保证，损害了图书馆的利益；而书商们则抱怨图书馆过分苛求，不仅使他们无利可图，有时还要“倒贴”。面对这种书商和图书馆“双不赢”的局面，目前有一些学者开始呼吁停止图书文献的政府招标采购。当然，政府采购并非万能，我们应理性对待。首先，我们积极评价招标在文
献资源采购中的正面作用，同时，面对存在的问题，探讨解决问题的方法
与措施，使之健康发展。
1 图书招标过程中存在的问题
1.1 招标制度不健全
图书采购不同于其他货物的采购，图书的特性决定了其必然大大区别于其他货物。图书馆采访是一个学术性很强的专业行为，而招标采购是一个纯商业运作模式。招标采购在近两年的运作过程中，确实存在一些问题。由于图书馆采购的书刊品种多，复本少，且大多数情况下没有明确的标的物。它不像货物或设备招标，事先能知道要买什么，买多少，买什么品牌，什么型号，什么配置，以及各种技术参数指标。而图书馆在招标的时候，图书采购人员不知道今年出版社要出什么书，所以也不知道自己要买什么书，更不知道今年买这些书要花多少钱，或者不知道手头的这笔线该买哪些出版社的哪些书，因此，图书馆只能以自己的购书经费总额进行集中招标。由于招标制度不健全，在已经实行招标采购的图书馆中，有的是由当地政府采购中心招标选择供应商，有的是本单位组织几个人成立招标小组来选择供应商，也有的是本单位的上一级机构组织招标来选择供应商；有的图书馆实行全额招标，有的图书馆只是部分招标，有的图书馆单一中文图书招标，有的图书馆所有文献都招标。正因为没有相应的规范和制度，加之政府主管部门对图书文献这一特殊商品认识上的差异，图书采购与政府采购在某些方面存在着一定的矛盾。“政府采购”变成了一种仅仅是一
项政策上的要求和称呼。 1.2 没有科学的评标标准
在招标过程中评标是很重要的，也是最关键的一个环节，招标采购能否成功，关键是书刊发行商的选择，而决定书刊发行商命运的就是评分标准。科学的、合理的、可操作性的评分标准，是保证公平、公正的重要条件。为什么在设备招标中行之有效的原则与方法在图书采购招标中会出现这么多问题呢？分析两者的区别不难看出：设备招标，比如电脑，招标单位会详细要求该电脑的技术指标、硬盘的容量、内存的要求、CPU的要求，什么品牌，什么型号等等，这样的基本条件就把该设备的质量标准固定了，在这个基础上的报价和服务会比较公平地反映出来，可比性较强，有利于评委们评判。而图书招标几乎是完全参照这个模式来进行，对比这个模式，看看图书招标中的参数设置情况。由于图书的特性决定了没有明确的标的。图书馆只能以自己的购书经费额度进行集中招标。在技术参数方面，一般图书馆只会要求，比如社科书多少比例，科技书多少比例，图书出版年的限制，至于买什么书，买多少书，买哪些出版社的书一概不知道，这样的参数根本无法准确定位需要采购图书的真实价值。所以设备招标的基
本条件不能用来准确地定位图书，造成标的不清，从而引发投标过程中的
混乱。相当多的情况，以价格为优势中标。
1.3 价格混乱
由于招标中的评标标准不够科学、合理和统一，因此不可避免地造成了价格的混乱。不少评分标准对书价的折扣占到总分的30%，甚至更高。比如，南京中医药大学图书馆在中文书刊招标中，价格分占到总分的50%，晓庄学院图书馆价格分占到总分的60%。折扣变成了主要评判标准，而对价格以外的因素，如书商的财务状况、可靠性、与出版社的合作、销售业绩、可提供的伴随服务、服务态度、服务质量、订到周期、订到率、现货采集基地、物流、配送能力、注册资金、MARC数据的质量以及其他的增值服务等等没有引起足够的重视，使评价指标的重要性出现了轻重倒置，在对投标者评价的分值计算上有偏差。笔者前不久刚刚参加一个图书采购招投标，有些情况真是叫人看不懂，参与投标的供应商最高报价和最低报价居然相差20个百分点，这让大家特别是非图书馆专业的人员很难搞清楚这个行业的真正成本，传统零售行业的特价书和高码洋图书影响了一般人的视线。致使在招标过程中一味强调低价格，招标组织方误以为价格越低越好，于是在书商们竞相给出较低的报价后，其中最低报价者往往成为最后的中标书商。这样的评分方法，有意无意地就使一些运行规范、信誉良
好、实力雄厚、运营成本稍高的大中型供应商被排斥在外了。
1.4 文献资源建设质量下降
由于图书馆采访工作的专业性极强，为图书馆服务的书商自然是长期合作的最为顺手，最能更好地满足图书馆的专业需求。然而招标采购打破了这种传统的延续性合作，使得采访工作人员每到年底就面临一种不知明天的合作者是谁的困惑。由招标选择的供应商具有期限性，也就是说具有不确定性和不稳定性，很难有一家供应商能保证每次都中标，使图书馆的预订工作受到一定的影响，长期、连续出版的多卷书、工具书、大套书难以保证它的系统性和完整性。当有些出版社给书商的折扣较小，特别是对一些印数少的专业图书给出的折扣更小，低于书商竞标的均价时，书刊发行商就不得不考虑自身利益，很难再以均价将这些书刊配送给图书馆。这就必然会造成图书馆所需文献的缺藏，从而直接影响文献资源建设的质量。比如有一个供应商，该供应商还属于大型供应商，一年销售几个亿，在江苏市场占有一定的市场份额。在某医学院校图书采购招标中中标，中标后供应商找到图书馆的采访人员沟通，要求其医学方面的书不要向他报订。很显然，以价格优势中标，保证不了到货率，甚至连自己在竞标时的承诺都无法履行，因为医学方面的书书价高，折扣低，进货价将远远高于中标的均价，这就意味着供应商做得越多赔得越多，也正是因为价格在招标中占主导地位，导致书商有选择地提供书源，只顾提供廉价的“大路货”，
对于科技含量高、价格高以及大部头的工具书将会失去采购的机会。这个事例也充分说明图书招标非同货物招标，图书招标即对承担书刊供应商招“资格标”。而书刊供应商为了占领市场份额，竞相压价，扰乱了市场秩
序，最后，受伤害的还是图书馆。
1.5 供需双方关系欠和谐
图书馆和书刊供应商之间本应是相互信任、相互支持、共同发展的关系。由于图书采购招标中的不规范，有些招标使供需双方产生了不和谐的气氛。有的招标方把招标作为创收的好机会，一份标书收费500元，20多家单位投标，光标书收入就1万多元，有的招标方把标书分成10个标段，每个标段的标书收费200元，10多家单位同时投10个标段，光标书收入就2万多元，另外每个标段交纳2万元投标保证金。有些单位在招标时需要额外交纳1～2%的中标服务费，还没有发票，甚至连收据都不给。有些单位在标书中明确规定：中标者每年不得少于两次带图书馆外出采购图书，采购时应免费提供良好的交通食宿。交通标准：近距离为空调车，远距离为火车卧铺。住宿标准：标准间。伙食标准：每人每日50元，吃饭不得少于四菜一汤等等。中标商每次带客户外出采购前要求图书馆承诺采购一定量的图书等等。可见双方都不太信任对方，而且不信任度在增加，供需双方的工作关系都带有附加条件，这不符合创建和谐社会的要求。尽管类似这些不规范操作行为是部分单位，不能代表整个行业，但作为一个招标单位的组织者、领导者，要从积极的一面去理解政府采购，把握好图书采购重大制度变革，创建供需双方和谐的工作环境，以保证图书馆文献
资源建设的质量。
2 解决的方法 2.1 规范招标程序
由于图书文献的招标采购在我国刚刚起步，目前尚未有相应的操作规范，所以各地、各级招标机构根据自己的理解和想象，套用货物采购原则和方法，对书刊进行了集中采购。针对具体实施过程中已经出现的一些问
题，提出如下解决方案：
2.1.1 实行准入制。按照政府采购法的规定，图书文献采购招标可有以下几种方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购和单一来源采购。但目前绝大部分采用的是公开招标，他们误认为公开招标才能体现公平和公正，所以经销商只要有出版物经营许可，有一定量的注册资金，都可以参加投标，有的经销商为了获得采购权，就不得不在竞争中使出浑身解数，通过压低折扣等恶意竞争。因此，在组织招标前，主管部门对市场要进行广泛的调查，对馆配商的资格进行认定，权衡馆配商的资质、信誉、服务、性价比等理性、谨慎地选择，实行准入制度。图书馆在采购书刊时
一方面可以在具有主管部门认可的准入资格的供应商中进行邀标，也可以直接让具有准入资格的供应商采购；另一方面这些供应商为了维护准入资格的长期有效，会加强自身的修炼，以不断提高服务质量来达到服务体系
的连续性和稳定性，从而使供需双方均能实现双赢的局面。 2.1.2 组建招标委员会。一般图书馆招标都成立有招标工作委员会或叫招标工作领导小组，但在实际操作中，往往招标委员会人员的构成随意性
很大，而且职责不清。
高校图书馆大多数是自主招标，学校招标委员会人员的构成一般是由校领导、校纪检、校审计、校财务和校图书馆馆长各派一名代表组成五人招标委员会，同时参予评标。而公共图书馆的招标是由政府采购中心负责，政府采购中心根据招标的项目分工有相应的科室负责，无专门的招标委员会。招标委员会的职能主要应是政策上给予指导，宏观上给予调控，确定文献集中采购的方式和基本操作方法，另组建评标工作组。招标委员会负责对招标过程中以及履标过程中的技术监督、财务监督、党纪监督以及采
购活动中全方位进行监督。
2.1.3 制定科学、合理的评标标准。在众多的投标者中，如何甄选出最适合本图书馆需要的最佳供应商，评标的标准相当重要。评标是通过分值来计算的，招标委员会应制定一套科学的、合理的评分标准，而且要易于操作，要细化技术评分要求，如：经营资质、经营场所、营销网络、客户群体、客户数量、成功案例、信誉度、服务能力、服务水平、财务状况、到货率、到货周期、性价比等都要有详细的指标。要减少价格分的比例，为避免招标采购中价格“一票胜出”的弊端，招标时可以取所有投标单位报价的平均值为参考依据，上下都进行扣分的处理办法。比如中国国家图书馆、广东中山图书馆在图书文献招标过程中评标时就设了最低折扣率，低于折扣率的就要被扣分。评标工作具体是由评标工作组来承担的，而评标工作组人员的构成应该是以图书馆馆长、采编主任、采访工作人员为主，要让懂得文献采访规律的图书馆员占到评标委员人数的半数以上，以充分表达图书馆的实际需求。而不象现在这样，招标委员会代替了评标工作组，图书馆只占一席之地，甚至连一席都没有，图书馆的话语权无法在招标中体现。比如：前一段时间笔者参加了一个政府采购招投标，评标委员会有7人组成，除了一个审计部门的，一个采购方代表（纪检人员）外，其余5人均是印刷厂的，7人中没有一人从事过图书馆工作，更谈不上懂得文献采访规律。这样评标的结果可想而知，图书馆能满意吗，势必会出现偏
差。
2.2 严格监督，确保实效
政府采购的目的很明确，前面已经表述了，是为了规范采购行为，提高政府资金使用效率，促进廉政建设。政府采购也就是集中采购，不代表