四、电子文件的归档和管理的具体原则及方法
制订电子文件的归档和管理办法，是当代档案管理的当务之急。我们必须依据国家有关档案管理的标准，结合本单位的实际情况，从电子文件的产生途径、类型和特点出发，以集中统一为原则，明确归档电子文件的管理机制，以完善齐全为宗旨，全面划定归档电子文件的范围，以电子文件的著录和组盘为主要内容进行归档电子文件的整理，以脱机载体为重点加强归档电子文件的保护，以确保真实、有效为目的把好归档电子文件的质量检验关，从归档电子文件的特点出发，自己开发或购入电子档案的管理系统软件，形成一套包括电子文件的形成、整理、鉴定、归档、利用、保护等内容的管理办法。为确保电子文档具有较强的可操作性，使电子档案的管理工作有章可循，笔者认为，在电子文件的归档和管理上需明确以下几方面的做法：
（一）明确电子文件的责任者在产生、传递电子文件的同时必须转发一份到本单位的档案室备份。这包括两方面的含义：一是本单位（本级）制作的电子文件，必须由电子文件的制作者在定稿后传递一份给档案室；二是非本单位、上级或下级传递的电子文件即通过公文流转系统或政府上网工程系统，由档案室在分发前备份一份。
（二）明确档案室的责任，即收集备份本单位产生的电子文件和非本单位、上级或下级对本单位的行文并进行著录，及时将目录及文件划分保管期限，统一编号，进行整理、拷贝，并刻录光盘来保存。档案室负责电子档案的管理、提供利用、编目上网以及电子档案的长久保管工作。
（三）明确归档电子文件的范围。必须明确归档电子文件的具体范围，包括：1、本单位各部门草拟报上级审批的规范性文件以及由各部门日常工作形成的有一定重要性的文件；2、上级转发的文件；3、下级向本单位报送的报告、请示等以及本单位答复下级的批复、函件等；4、同级单位转发的文件和多个同级部门会签的文件以及本单位答复同级部门的函件。5、本单位党组织和团支部制订的规范性文件等等。
（四）明确电子文件的存储载体。电子文件的存储、携带离不开存储载体，电子文件的存储载体有多种，如磁盘、优盘、光盘等，但光盘与优盘、磁盘相比，其优点是：记录的密度高、存储容量大，数据传输率高，存取速度快，易保存，而且有保护层，信息读出为无接触式，不存在读取磨损，所以盘片不易损坏。由于光盘有这些优点，应统一使用光盘作为电子文件归档的载体。严禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
（五）要把好电子文件的鉴定关。对电子文件的鉴定明确要把好“三关”。一是把好入口关，也就是档案室在接受（收到）电子文件时要检验每个文件能否被正常读出、打开或运行；有无感染计算机病毒；内容是否完整，是否与纸质文件内容相符。二是抓好定期检查关，即由档案室负责对归档后的电子文件建立定期检查的制度，数据类电子文件检验能否被正常运行。明确在对电子文件的检查、维护、拷贝等操作过程进行登记制度，避免发生重复检查或误操作的现象，并对转储后的载体与原来的载体以同样的编号保存。三是把好利用关，即在平时由档案室提供各部门利用的电子文件，一旦发现有文件损坏或感染计算机病毒，立即要对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件。
（六）要把好电子文件的安全关。一是把好电子文件存储载体的安全关。在定期检验电子文
件能否运行的同时，要注意定期更换电子文件的存储载体。二是要把好电子文件在网络环境中运行的安全关。可以采用一种既能确认发件人身份，又能保密安全的“公用密钥数字签名技术”，并采用数据加密技术来保证网络运行的安全。三是抓好电子文件在利用中的安全关。各部门要查询利用电子文件，必须通过身份验证才能进入，并按各部门操作人的权限分别设置查询的具体内容，属于保密范围的电子文件必须以部门领导的身份才可以进入查阅，对电子文件的复制、拷贝进行严格的控制。
（七）明确纸质档案与电子档案要长期并存并保持一致。纸质档案与电子档案属于两种不同载体的档案，它们的特点可以概括为两句话：纸质档案便于长久保存，但利用不方便；电子档案便于利用，但难于永久保存。鉴于这种局面，必须明确纸质档案与电子档案长期并存的“双轨制”，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件来保存。同时，还要注意两种不同载体档案的一致性，特别是在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时更应注意电子档案与纸质档案的对应相符。
(八)明确电子文件存档号的编制方法。电子文件存档号的编制，关系到电子文件的查找、利用、检查、更新载体等内容，关系到能否在本单位内实现电子文件的共享。电子文件存档号是根据以下的原则来编制的：1、存档号码=主办部门码+文件类型码+全宗号+目录号+案卷号；2、电子文件的存档号码要与纸质档案的存档号码一致。
广东金融学院财经传媒系学生工作档案管理制度
2010-12-09 19:55:25
一、宗旨
为建立我系学生会实际有效的信息连接渠道，加强的信息档案管理工作，提高学生会工作效率，特定制一套具有财经传媒系学生会特色，有条不紊，合理实用的档案管理制度，完善学生会章程，实行统一的档案管理程序。
二、档案管理具体管理办法
（一）职能部门：系学生会的所有档案管理工作统一由秘书部负责。秘书部针对各类纸质档案，电子档案进行分类别，分部门，分时间的整理。
（二）纸质档案
1．纸质文件类别
（1）上级纸质文件：院党委纸质文件，院团委纸质文件，院学生会纸质文件，院各有关部门纸质文件；
（2）系学生会各类工作制度及人事档案；
（3）系学生会的各项活动资料；
（4）系学生会及各部门的学期工作计划和工作总结；
（5）通讯录、通知
（6）系学生会的书报杂志，兄弟系部的纸质文件，其他纸质文件，奖品，纪念品等。
（7）周历表
（8）学生会章程制度
2．纸质档案管理办法
（1）所有的纸质档案按级别，分活动，按时间，据种类进行归档，并编号排序，制作目录，以便查找；
（2）一个月整理档案一次，确保档案资料的完整有序；
（3）所有档案两年进行一次整理封存，更新（要求制作相应的电子档案）；
（4）系学生会所获的奖品，纪念品统一由秘书部保管。
3. 纸质文件立档要求：立档文件必须是有保存意义的纸质档案，凡是活动资料的要求具备有以下内容：
（1）活动计划和经验总结
（2）节目单或流程表
（3）工作安排
（4）通讯稿
（5）讲话稿
（6）获奖名单
（7）相关照片（照片可以只保留电子档案）
4．文档使用办法：
（1）所有档案存于系办学生会专用档案柜，由秘书部总负责；
（2）任何部门或个人需要阅读档案时，必须先向秘书部提出申请，秘书部根据文件的重要程度做合理安排，经秘书部部长同意后，借阅部门或个人填写“档案借阅登记表后”方可阅读档案；
（3）每四年对无保存价值的档案进行整理，并在总登记表进行相关登记（总登记表必须保存纸质版和电子版）。
（三）电子档案
1．档案类别见纸质文件类别；
2．电子档案管理办法：
（1）对所有的电子档案进行按类别，分活动，按时间建立文件夹，一般来说，
以视图为平铺的浏览方式；
（2）及时收集系学生会相关的电子档案，存放与同一台电脑上，每两周进行一
次电子资料的整理；
（3）资料收集必须齐全，及时存档；
（4）每学期初对电子档案进行整理，更新，及时把无价值的资料删除。
3.电子档案立档要求：立档文件必须是有保存意义的纸质档案，凡是活动资料的要求具备有以下内容：
（1）活动计划和经验总结
（2）节目单或流程表
（3）工作安排
（4）通讯稿
（5）讲话稿
（6）获奖名单
（7）相关照片（照片可以只保留电子档案）
（8）活动PPT或MV
4．电子档案使用办法：
（1）所有资料统一存放在的系办电脑上，由秘书部负责；
（2）任何部门或个人需要阅读或拷贝资料时，必须先向秘书部提出申请，秘书部根据文件的重要程度做合理安排后方可借阅或拷贝。借阅时，借阅人必须保证不对资料做任何的修改，不随意删除资料；拷贝时，最好由秘书部成员操作，如是申请人自行拷贝的，申请人必须保证确保不对电脑上的资料进行修改或删除，确保资料的完整统一；
（3）秘书部必须采取措施确保资料不会丢失，可以通过把资料上传到专用邮箱或者进行备份等途径确保资料的完整性；
（四）本制度的最终解释权归系学生会秘书部所有，本制度自颁发之日起试行。
广东金融学院财经传媒系学生会档案统一格式
电子档案排版统一格式：
1．标题采用小二或三号黑体，加粗并居中；如有副标题，须在副标题前面加破折号，小三号字，右对齐。
3．正文部分采用小四号宋字，首行缩进两个字符，不加粗，但概括性小标题或要点可加粗，行距为固定值23磅。
4．项目符号和编号：多级项目符号依以下顺序：
一、
（一）
1.
（1）
A．（B.C.……）