贵州巨方木业制造有限公司
文书管理制度 文件编号 制定部门 编 制 1、目 的： 为使文书管理制度化，以增进文书处理之品质和效率，特订定本规则。 JF-XZ-04 人力资源管理中心 版 次 制定日期 审 核 A/0 2011-04-25 页 次 生效日期 核 准 1 OF12 2011-04-25 2、范围 本规则所称文书管理，是指公司各部门、科室、各管理中心或各子公司(含事业部、业务执行部门)与外界来往的文书(包括电报)及关系企业(含公司内容)各部门间来往文书(包含签呈)，自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。 3、承办部门 公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理，各子公司(工厂)所在地的总收发由其所属行政人力资源部门办理。集团公司收发部门负责文书之收受及发送。 4、管理部门 4.1 公司各部门、各科室、各管理中心及各子公司以及公司名义与外界来、往的文书，以各子公司总经办或行政为人力资源管理部门；业务、采购、总务、资料、法律、售后服务等业务部门的文书，得以该业务部门的最高主管部门为文书管理部门。 4．2 各子公司(工厂)所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或行政人力资源部(或总务部门)为管理部门。 4.3 关系企业各公司、部门间来往文书原则上以公司、工厂以上部门为管理部门。 4.4 各管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者，管理部门不得受理。 5 主办及会办部门 文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门则为该项文书的会办部门。 6 行文 6.1 行文类别 (1)函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司、私人或关系企业各公司间及公贵州巨方木业制造有限公司
文书管理制度 文件编号 制定部门 编 制 JF-XZ-04 人力资源管理中心 版 次 制定日期 审 核 A/0 2011-04-25 页 次 生效日期 核 准 2 OF12 2011-04-25 司内各部门间行文使用。 (2) 公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。 (3) 便函：关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。 (4) 签呈：下级对上级有所请示或报告时使用。 (5) 表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人力资源令等，可依实际需要印为固定格式使用。 (6) 其他： （ 6.1）司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施。 （6.2）会议记录及例行表报等的发送不必行文。 6.2 行文名义、署名 6.2.1对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下： （1）以公司名义由董事长署名盖董事长职章： 属政策性或影响公司重大权益的行文。 （2）以公司名义由总经理署名盖总经理职章： 对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。 （3）以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。 ① 对省政府、市政府所属二级机构等的行文。 ② 对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。 ③ 对税务、金融机关的行文。 ④ 公司各部门、科室、管理中心代表各公司对外的行文(但本款第六项另有规定者从其规定)。 （4）以公司名义，由总经理署名、盖总经理职衔章或签字： 对本款第二项所列以外的公家机构或公营企业、法人团体的行文。 贵州巨方木业制造有限公司
文书管理制度 文件编号 制定部门 编 制 JF-XZ-04 人力资源管理中心 版 次 制定日期 审 核 A/0 2011-04-25 页 次 生效日期 核 准 3 OF12 2011-04-25 营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商之行文。 （5）以部门名义，由厂长或生产经理署名盖厂长或生产经理职衔章或签字： 营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。 （6）以部门名义盖部门章： ① 采购部门对厂商的行文。 ② 人事、总务、教育训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公、民营事业、民间机构或个人的行文。 （7） 应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无负责人者，得盖用公司公章行文。 （8）因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。 6.2.2 .关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印： （1）正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章；以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名报部门负责人批准，盖用部门章。 （2） 公司各部门、各科室、各管理中心对各子公司行文的函件，盖用公司部门章。 （3.）总务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。 （4）工厂、各事业部以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。 6.2.3 公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、投标等)，须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或私章。 6.2.4 特定签署人及印信的文件从其规定。 6.2.5 需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理。 贵州巨方木业制造有限公司
文书管理制度 文件编号 制定部门 编 制 JF-XZ-04 人力资源管理中心 版 次 制定日期 审 核 A/0 2011-04-25 页 次 生效日期 核 准 4 OF12 2011-04-25 7 行文的批准行文权限 7.1 以董事长署名行文者，应送总裁办或总经理室转呈董事长批准行文。 7.2 以总经理署名行文者，除总集团各部门、各管理中心代表各公司对外行文得由经理(主任)批准行文者外，应送各公司总经理室转呈总经理批准行文。 7.3 以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理批准行文。 7.4 以部门名义由厂长、经理署名行文者，应由部门主管批准行文。 7.5 以部门名义行文者，应由部门主管批准行文。 7.6 以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员批准行文。 7.7 因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者，行文时应经该业务部门主管于授权之范围内经核准后始得为之。 7.8 固定格式文书，应由署名的主管于原稿批准行文后，授权业务主办部门主管依式行文。 8 文书处理程式 8.1 通则 8.1.1 文书分类 (1) 机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件，应依本规定第八章规定办理。 (2) A类：凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。 (3) B类：一般文书及经常性业务往来文书。 (4) C类：一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。 (5) 其他类：与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。 8.1.2 收发文登记单 贵州巨方木业制造有限公司
文书管理制度 文件编号 制定部门 编 制 JF-XZ-04 人力资源管理中心 版 次 制定日期 审 核 A/0 2011-04-25 页 次 生效日期 核 准 5 OF12 2011-04-25 (1) 第一联 为收(发)文登记单，收发人员按流水号码顺序装订存查。 (2) 第二联 为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期之先后次序整理，按日核对催办。 (3) 第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按处理期限或待复日期之先后整理，以备随时稽催督导用。 (4) 第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。 (5) 第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权判行的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。 9 收(发)文字号的制定管理 9.1对外行文的字号 9.1.1 公司：（X?1）（X?2）(X?3)总字第○○○○号。X?1X?2为公司简称；X?3为地区或部门，不需分地区或者部门省略；○○○○为公司收(发)文流水号。 9.1.2 事业部(含直属部门)：X?1X?2(X?3)X?4字第○○○○号(X?4为事业部或直属部门代字，由各公司总经办制定管理)。 9.1.3 营业部门：由各公司总经理室制定。 9.2 对关系企业行文的字号 9.2.1.由各公司总经办统一制定管理。 9.2.2.集团公司各部、室、中心由集团公司董事长或总经办统一制定管理。 9.3 收发文编号 9.3.1.由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。“业务接洽便函”另行编定，亦采用流水号码一文一号编列。 9.3.2.复文以收文号码为发文号码，如有二号以上来文并案处理，以最后的收文号码为发文号码。 9.3.3.主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。 10.与外界来往文件