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文书管理制度 文件编号 制定部门 编 制 10.1. 收文 10.1.1.登记、分文 来文由收发人员拆封后，于“收(发)文登记单”登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。 10.2.2 文件的分送 收发人员分发文件，应留存“收(发)文登记单” 10.2.3 文件交办 经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记入“收(发)文登记单” 10.2.4 文件处理 （1） 经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管批准执行。 （2） 经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于“收(发)文登记单” （3） 收发人员收到办妥的来文及“收(发)文登记单”登记： （4）经办部门如业务需要，可以复印留存。 10.2.5. 来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交财务部门签收不应随文传递。 11 主动发文 (1) 拟稿、登记 经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附“收(发)文登记单”，填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保存年限及销案或待复期限等栏，呈部门主管核稿人员经判行，送收发人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。 (2) 发文处理 收发人员收到发文文件、原稿“收(发)文登记单”，即将发文文件及原稿送请监印人员用印。文件封发投邮后，登记单收发文编号的流水号装订；无须待复文件，均依待复日期的先后整理以备稽催；发文原稿、底本归档。 JF-XZ-04 人力资源管理中心 版 次 制定日期 审 核 A/0 2011-04-25 页 次 生效日期 核 准 6 OF12 2011-04-25 贵州巨方木业制造有限公司
文书管理制度 文件编号 制定部门 编 制 12 外界复文的处理 收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外，收发人员应将收文日期及字号转记于原发文后归档，经办部门接到复文时，主管应填记收文日期及字号。 13 .关系企业来往文件 13.1 行文方式 13.1.1 正式以公文用纸或油印函件行文者，依本章的规定处理。一般性的规定、通知、 公告等函件无需复文时，发文部门仍办理发文手续，受文部门则依下列方式处理： （1）.主管部门对其直辖部门行文时，受文部门免办收文手续。 （2）.集团公司各部门、各科室、各管理中心及各子公司相互行文，由受文公司总经理室或部门、科室、管理中心文书管理部门办理收文，其转交所属部门时，所属部门免办收文手续。 （3）.受文部门依前二项的规定免办收文者仍应处理呈核后依收文日期先后顺序归档。 13.1.2 以“业务接洽便函”行文者，依据上文权限办理； 13.1.3 各类文书的行文，应就组织层级需要数量一次印发，避免逐级转文重印延误时效。 13.2 业务接洽便函之处理 13.2.1 发文 经办人发文时，应将接洽内容列记于“业务接洽便函”，并填记文书类别、受文者、待复期限、附件等各栏，呈请主管审核后呈主管签署，一并送收发人员编号并记载于“收(发)文编号登记表”再送监印人员用印后，由部门收发人员将“业务接洽便函”交受文部门，登记则待日后整理以备稽催。 13.2.2 收文 受文部门的收发人员收到“业务接洽便函”便函上填记收文时间、编定收文号码并记载JF-XZ-04 人力资源管理中心 版 次 制定日期 审 核 A/0 2011-04-25 页 次 生效日期 核 准 7 OF12 2011-04-25 贵州巨方木业制造有限公司
文书管理制度 文件编号 制定部门 编 制 JF-XZ-04 人力资源管理中心 版 次 制定日期 审 核 A/0 2011-04-25 页 次 生效日期 核 准 8 OF12 2011-04-25 “收(发)文编号登记表”将便函送呈部门主管批定经办人后，由部门收发人员交由经办人承办，经办人签收后由收发人员按发文部门要求进行整理，以备稽催。 13.2.3 复文 经办人收到来文应拟办复文稿并填写销案或待复日期，及预定保存期限(如需签办，则以“文书签办单”办理，签办单连同“业务接洽便函”)，经主管审核后，依式填写一并呈主管签署再送由收发人员转送交受文部门(原发文部门)，编定档号填记于档号栏后；第三联依其类别归档；收文流水编号的顺序存查。如未结案，则按待复日期先后整理以备稽催。 13.2.4 回文处理 发文部门的收发人员收到复文部门送达的便函，于原暂存的注记复文的收文时间；转送经办人呈阅办妥并注明预定保存期限送收发人员，再一并编定档号填记于档号栏，依发文流水编号的顺序装订存查，依其类别存档，如未结案，需加注复文部门要求的待复日期，并按此日期的先后整理以备稽催，再行复文时，则依发文程序办理。 14 文书处理方式 14.1 文书结构 14.1.1. 公告：以“主旨”、“依据”、“公告事项”三段式斟酌运用。 14.1.2 函、签呈：以“主旨”、“说明”、“办法”、“请求、拟办或建议”三段式斟酌运用。 14.1.3 业务接洽便函：以公文三段式或以条例方式逐点叙述。 14.1.4 采用语体文以达到“简、浅、明、确”的要求，可用表格处理的尽量利用表格。 14.2 信函处理 14.2.1 指名营业、工务、资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还；经其本人拆封后如系公务文书，应交收发人员依本规则处理。 14.2.2 指名经副理以上人员的信函，径送其本人，如系公务文书，再交收发人员依本规则办理。 贵州巨方木业制造有限公司
文书管理制度 文件编号 制定部门 编 制 14.3 签呈处理 14.3.1 经办人因特殊案件的处理，需签请主管核示时，以签呈用纸缮写一份行之，签呈经核决并依示办妥后应依类别归档。 14.3.2 经办人签拟后层呈主管核示，如需呈转经(副)理级以上主管核示者(各公司总经办、总裁办以及总集团各部门、各科室、各管理中心为呈总经理或董事长核实者)则于厂长、经理(部、室主管)签示后，由厂长、经理、各部(室)收发人员登记于“签呈事务备查表”转呈经(副)理以上主管(各公司办公室、总经理办公室及总裁办为总经理或董事长)核示，于核示后由厂办、经理、各部(室)收发人员转记“批示”情形，呈送厂长、经理(部室主管)核阅后，交由经办人依示办理，但与会办部门有关者应复印分送会办部门协同处理或备查。经办人办妥后，将签呈交由厂办、部(室)收发人员编定档号填记于签呈及“签呈事务备查表”后，签呈依其类别归档。签呈内容不宜为公众周知者，应指定专人专案签办。 14.4 合约处理 14.4.1订立或修改合约时，经办部门拟稿后判行前，应将文稿转送总裁办法律事务室核稿。判行后依业务需要份数送请缮打、校对、用印。 14.4.2 固定格式的合约书其原稿应依前款规定经核稿判行后使用，经办部门使用时依式填写所需份数呈准后，直接送请用印。保管部门收到合约书正本应即贴足印花并予销印后与原稿一并归档。其他业务有关部门均以副本留存备用。 14.5 副本及图书处理 副本视同正式文书，应依规定处理、归档；各类图书应指定部门集中管理。 14.6 电子邮件文书处理 电子文档视同文书，依本规则办理。 14.7 文书处理要点 14.7.1 经办文书遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件，应将正本妥为保藏，每有应用均以副本或影本。 JF-XZ-04 人力资源管理中心 版 次 制定日期 审 核 A/0 2011-04-25 页 次 生效日期 核 准 9 OF12 2011-04-25 贵州巨方木业制造有限公司
文书管理制度 文件编号 制定部门 编 制 JF-XZ-04 人力资源管理中心 版 次 制定日期 审 核 A/0 2011-04-25 页 次 生效日期 核 准 10 OF12 2011-04-25 14.7.2 为利于文书处理并达分层负责目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门主管核阅批办，各主管人员应对文案注意见，避免只签名而无意见。 14.7.3 经办、会稿、核稿等人员之签名，应清晰可辨，不得潦草难认。 14.7.4 经办文书应视其轻重而定缓急，如案情涉及其他部门应照会办理，会稿案件会办部门应按速件处理之。 14.8 文件处理期限 14.8.1 收发人员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。 14.8.2 分文人员的分文时期，由各公司视其收文数量自行订定。 14.8.3 经办人员的处理期限。 （1）.速件、电子邮件、机密文件等应随到随办，于文到即时处理完毕为原则。 （2）.一般案件由部门主管斟酌经办人的工作量，指定处理期限，一般以文到一日内处理完毕为原则。 （3）.来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕。 （4）.计划、试验、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊案件部门主管应斟酌实际需要分别规定其处理期限。 （5）.监印人员原则上于当天完成用印。 （6）.文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。 （7）.签呈案件，按分层负责，由各公司自行订定时限。 14.9 文件稽催 14.9.1 经办人如未能如期办妥文件，应于处理期限届满前，经请示部门主管同意后，以口头通知文书收发人员更改处理期限。 14.9.2 收发人员应按日检查催办联，到期未见办妥销案者，应先以口头通知经办部门主管，如再俟一天仍不见办妥销案者，应即以“文书催办单”一式二联，送经办部门主管交由经办人填注“拟完成日期”及“迟延原因”经主管批核后，经办部门自存一份，一份送还