与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名 、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
3、拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
4、公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核，审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。 5、以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 6、公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
四、收文办理
1、收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。 2、 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
3、经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。 4、承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。 5、收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。 6、公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。
7、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
8、送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 五、公文归档 1、公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。
2、归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
3、联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
4、本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。
5、归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
6、拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
六、公文管理
1、公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
2、文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。 3、上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
4、公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。 5、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。 6、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
7、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。
8、销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
9、机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
10、密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
格式规范 ??
第一节 文头写作要领
文头，包括公文份数、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。下行文头占首页1/3篇幅，上行文头占首页2/5篇幅，下设正红间隔横线与主文部分隔开。如果是党务公文，间隔横线正中印有红五角星。
一、份号
份号，指公文总印发数中某份公文的序号。 组成：规定6位数。如“份号000015”，表示此份文件是该文总印数中的第15份。
位臵：在文头左上端，顶格书写。
作用：便于印数较多的普发性下行文有控制地分发；便于机密文件的分发和回收。
二、秘密等级
组成：我国《保密法》分为绝密、机密和秘密三级。标志为正红色“★” 。“★”前标密级，后标期限。如“机密★5年”。
璧尘提醒：“绝密”是指最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。“机密”是指重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。“秘密”是指一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受的损害。保密期限一般说来“绝密”以30年左右认定，“机密”20年，“秘密”10年
位臵：在份号下边。 三、紧急程度
组成：分为“急件”和“特急”。 璧尘提醒：如果是电报，则分为特提、特急、加急、平急和普通电报。 作用：使受文机关明确公文处理的时间要求。 位臵：在秘密等级下边。 四、发文机关标识
发文机关标识是发文机关公文的固定称呼。
组成：由“发文机关称谓+文件”组成。如“中共中央文件”、“国务院文件”、“ ××乡人民政府文件”等。位臵在文头的中心，用红色大号宋体字印刷。发文机关称谓，一般用全称，如果是特指，又不易混淆的，可用简称。如“中国共产党××市委员会”可以简称“中共××市委”。如果联合行文，可以用主办机关名称，也可以各机关联署，主办机关排列在前。
五、发文字号
简称文号，指某件公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。 组成：包括“机关代字+年份+序号”三部分。机关代字由一定范围内的领导机关对自己的直属机关、单位的代字统一编定，字数一般不超过3个。年份用阿拉伯字完整书写，不要把“1998”简化为“98”，并用方括号“? ?”括住。如“中办发?1998 ?5号”，表示中共中央办公厅在1998年度内发的第5号文。联合行文，只标明主办机关的发文字号。
位臵：在文件名称正下方，字体字号与正文相同。 璧尘提醒：此系重要考点，几乎每年必考。标准格式：中办发?1998 ?5号，错误的字号如：中办发?98?5号、中办发?1998 ?05号、中办发?1998 ?第5号、?1998 ?中办发5号、中办发（1998 ）5号等。
真题回顾：
（2007年江苏真题A类）
27、下列发文字号正确的是（ ）。
A.X改发?06 ?27号 B.X改发?2006 ?27号 C.X改发?2006?第27号 D.X改办函（2006）27号 42、按照国家标准《出版物上数字用法的规定》，对文中的数字修改，不正确的一项是（ D ）。
A.“二○○七年二月二十五日”改为“2007年2月25日”
B.“××字?××××?七号”改为“××字?××××?7号”
C.“百分之五”改为“5%”