活动，使组织成员和社会成员准确了解领导者的意图、指示和意愿，以便消除疑虑、化解矛盾，建立和谐的人际关系。 （三）协调作用
这一作用也可纳入枢纽作用，为了强调和易于理解，把它单列。秘书部门和秘书人员运用各种工作方式和手段在单位与单位之间、部门与部门之间、个人与个人之间联络、沟通、协商、平衡、调解，使之消除隔阂，解决矛盾，目标统一，步调一致，密切合作，同心协力，达到最佳工效果和最高工作效作率。
3如何塑造良好的秘书形象
一、良好的外在形象
俄罗斯伟大的契科夫有过一句名言“人的一切应该是美的，美的仪表，美的服装，美的心灵。”可见，外在形象对于秘书人员工作、生活的必要性。我国目前从事秘书工作的人员大概2300万人，各用人单位对秘书人员的素质明显倾向于形象“佳”的秘书人员。而良好的外在形象通常是指仪容、仪表、仪态三个方面。 （一）仪容
仪容，主要是指人的容貌。要有良好的外在形象，着装要注意整洁。清洁的仪容能够给人良好的印象要做到有清洁的仪容，应做到以下几点。
1、整洁的发型。即头发干干净净、整整齐齐、长短适当，发型简单大方、朴素典雅。男秘书的头发以6厘米左右为佳，最长也不应该后即领口，前过额头；女秘书头发的长度则相对来说宽松一些，不过最好是不要长过肩部，或挡住眼睛。工作场合，则必须将长发扎起来。
2、协调的妆容。针对自己在社交中扮演的角色，秘书人员要注意妆面协调、全身协调、角色协调。男秘书往往只要保持面部的洁净即可，女秘书则要根据场合的不同，以配合不同的化妆、发型，不仅使装扮者内心保持平衡，也使周围人心里融洽。
3、干净的手部。秘书人员手的清洁在交际中占有重要的作用，待人接物，以握手礼节表示友好，客人先接触我们的手，形成第一印象。手的清洁，可以判断一个人的修养与卫生习惯，因此，应经常洗手，修剪指甲。
4、清爽的面孔。不允许面部不干净，不卫生。要做到这一点，必须勤洗脸，不允许自己的面部存在一丝的汗渍、泪渍以及不洁之物。从事商务活动的男秘书不许蓄须，最好每天坚持剃一次胡须，绝对不可以胡子拉碴的上班或会面。还要注意经常检查和修剪鼻毛，最后还要注意去除口部的多余物，这是指口角周围沉寂的唾液、飞沫、食物残渣和牙缝间的牙垢。要消除口腔的异味，养成在参加商务活动前不吃生蒜、生葱和韭菜一类带刺激性气味的食物的还习惯。 （二）仪表
仪表，即人的外表。良好的仪表能反映出人的修养和格调，也反映出了他的审美情趣。穿着得体不仅能赢得他人信赖，给人留下良好的印象，还能够提高交往能力。20世纪60年代，日本提出着装“TPO”原则，它要求人们的服饰应力求和谐，以和谐为美。根据TPO原则，着装时应注意以下几个问题：
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1、时间原则
不同时段的着装规则对女士尤其重要。男士有一套质地上乘的深色西装或中山装足以包打天下，而女士的着装则要随时间而变换。服装的选择还要适合季节气候特点，应保持与潮流大势同步。 2、场合原则
衣着要与场合协调。例如：一位在独资公司工作的女秘书，平时在公司里，她的服饰穿着文雅端庄，给所有与她接近的人以稳重成熟感。而圣诞节那天，老板请她赴宴，当她打扮的风姿绰约，仪态万万地出现在众人面前时，同事都惊呆了，主任更是握住她的手说：“谢谢你，今晚为我的宴会打扮的这样美丽。” 3、地点原则
在自己家里接待客人，可以穿着舒适但整洁的休闲服；如果是去公司或单位拜访，穿职业套装会显得专业；外出时要顾及当地的传统和风俗习惯，如去教堂或寺庙等场所，不能穿过露或过短的服装。可见，随着社会经济发展，文化发展，如何得体，适度的穿着已成为一门大有可为的学问。 (三)仪态
仪态是指人的举止和动作。优雅的仪态是人有教养，充满自信的完美表达。美好的仪态会使人看起来年轻的多，也会使人身上的衣服显得更漂亮。善于用形体语言与他人交流，会使之受益匪浅。
1、表情。目光是面部表情的核心。在与人交谈时，目光应当注视着对方，才能表现出诚恳与尊重，切不可盯人太久或反复上下打量，更不可以对人挤眉弄眼或斜眼看人。其次笑容，人们的交往应是从微笑开始的。微笑是指不露牙齿，嘴角的两端略微提起的表情。它是对人的尊重、理解和友善。
2、举止。主要强调坐姿、站姿和走姿的习惯。要做到站有站相，坐有坐相，行有风度。职业秘书的站姿，一定要能够在保持头部挺拔的同时，很自然地做到挺胸收腹提臀。职业秘书的坐姿，在保持上身姿态的基础上，不管以何种坐态，女性职业秘书的膝盖始终是靠拢的。职业秘书的行姿，女性职业秘书走路尽量走成一条直线，膝盖内侧似乎可以有些摩擦，但不是模特儿在T型台上的猫步，那就显的过于夸张。举止礼仪是自我行为礼节的端庄体现，手势和行立坐态都能表现出谦虚和恭敬的态度。 总之，秘书人员的外在的仪容、仪表以及仪态的自我塑造决不仅仅是靠几件名牌衣服就可以建立，而是应该更多的重视在一些细节上，当在塑造外在的形象的时候，一定要做到自身发型、气质、言谈举止、场合、地位以及性格相吻合。 二、内在气质形象
秘书的形象是其内在气质的外部写真，对于秘书来说，内在的素养是秘书形象的重中之重。因为个人的行为不仅代表着自己而且还代表上司和整个企业的形象。秘书的内在形象素养包括多个方面，主要有以下几点：
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（一）知识能力素养。秘书工作综合性强，接触面广，作为秘书的参谋和助手，秘书人员必须具有广泛的基础知识和深厚的专业知识，才能适应当今秘书工作的需要。
1、基础知识。基础知识越扎实、丰富，秘书的潜力发挥就越大。秘书人员如果没有较高法律政策方面的知识修养，就会给领导工作帮倒忙、添乱子，严重的还会造成法律后果。因此，秘书人员学习和掌握必要的法律政策知识尤为重要。 2、行业专业知识。总体来说，行业专业知识是指秘书在企业所从事的行业要求秘书必须具备的行业知识，这对于秘书来说是“第二专业知识”。它包括本企业的生产、销售概况，人事变动情况，以及本企业在同行中的地位、作用，最重要的是本企业所从事的行业基本常识，比如说在从事服装经营的企业中就职，就得掌握服饰学、美学等知识。在秘书学研究中，人们愈来愈重视到第二专业知识的重要性。企业秘书工作不能单一化，光会打字不行，光会写作不行，光能言会道也不行，还要熟稔本企业的行业专业知识，具备综合素质。因此，可以说单纯的秘书工作是不存在的。
3、综合能力，综合能力包括多个方面，秘书人员在新时期的社会要求下，必须具备文武双全的能力，诚为全能的复合型人才。
（1）操作能力。随着秘书工作内容的创新和形势发展，秘书人员的办公手段逐步实现办公自动化，因此，秘书要熟练的掌握办公室办公软件，否则，在日新月异的技术革命浪潮中是必要落伍的。
（2）口头表达能力。秘书人员口语表达的要生动，口齿清楚表达准确，虽不一定是演说家但中肯动听，能给人留下深刻印象，对于塑造秘书形象是不可忽视的。 （3）心理素质。秘书面对工作的特殊性，常出现消极情绪，产生心理偏差，所以作为一名顶尖秘书，必须要有科学的人身观，调整好心理状态，努力使消极情绪转变为积极情绪。
总之，秘书工作人员要力求博学、多识、多才三者具备，才能做一个有一定文化水平、科学知识、词章修养的合格秘书人才。 （二）秘书的职业道德修养。
秘书的职业道德是在一定的职业活动中所应遵循的行为规范，作为一名秘书，不仅需要高尚的社会道德，而且应当加强道德修养。
1、忠于职守，自觉履行各项职责。忠于职守，热爱本职，这是职业道德的一条主要规范。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。
2、谦虚谨慎，办事公道。热情服务，谦虚谨慎，应是秘书人员应具有的美德。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，而要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。秘书人员要把为领导服务，为机
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关各职能部门服务，为职工群众服务当作自己的神圣职责，充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。
4、恪守信用，严守机密。秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。遵守时间，领导找秘书人员汇报工作，秘书人员不准迟到。秘书人员自己安排的会议，自己要事先到场，并做好一切准备工作。秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密。秘书人员一个显著的特点，是掌握的机密较多，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。 (三)秘书的职业性格素养。
1、秘书性格中的坚定性。坚强意志力是秘书人员首先要具备的职业素养。一个顶尖秘书要拥有超强的意志力以及对生活的控制力，是实现高品质的自我保障，只有拥有“宁为玉碎，不为瓦全”意志，才是秘书高尚人格的保障。
2、秘书性格中的应变性。突发性的事情常在秘书工作中出现，若秘书人员平时毫无应急的思想准备，缺乏“先兆危机感”，当突如其来的事情出现在眼前，就会茫然不知所措。相反，秘书人员若在危机中头脑冷静，迅速可以编制出最精确得当的方法，那么许多临时的危机性事件就会化解。
总之，秘书个人形象是全方位的综合体现，秘书的内在形象和外在形象中的每一个小细节都展示给对方一个无限的想象空间，要想成为一名与现代社会共同进步的顶尖秘书人员，良好的形象塑造必然是秘书职业生涯中不可缺少的必修课。
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参考文献
[1] 杨剑宇. 涉外秘书学概论. 武汉:湖北科学技术出版社，2000.8，第1-3和39-40
[2] 蔡超，杨锋.现代秘书实务.广州：暨南大学出版社，2006.12，第15-17和69
[3] 赵朝霞编著《秘书》北京 中国社会保障出版社 2009年
[4] 谭一平 李永民编著《秘书基础与实务》北京 清华大学出版社 2007年 [5] 温祥主编 <<秘书人员修养与队伍建设>> 档案出版社 2000年第2版
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致 谢
大学生活转眼而逝，回顾这三年的岁月，有太多的感慨，真心舍不得。 在此对罗冲老师表示感谢，您在百忙之中还要抽空来审查、批改我们的论文，辛苦您了。还有曾教过我们的老师，是你们，让我们这些同学掌握了好多专业知识和做人的真谛。
很庆幸我能在江苏食品度过了这宝贵的三年，还结识了这么多的好朋友，谢谢你们在我困难的时候给予我帮助。
衷心的表示感谢。
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