xx汽车部件有限公司 物流管理体系文件
程 序 文 件
编制： 日期：2016.5.1 审核: 日期：2016.5.5 批准: 日期：2016.5.10 受控状态： 手册编号： 发放序号：
2016.05.16 发布 2016.05.18 实施 xx物流
文件控制程序
1、目的：
确保使用场所得到的文件均为有效版本，防止使用作废的文件。 2、适用范围：
适用于与管理体系有关的所有文件的控制。 3．职责
3.1 综合办是文件控制的归口管理部门，负责文件的发放、更改、控制和管理工作。
3.2 经理负责管理方针、目标和管理手册、程序文件的批准。 3.3 各部门负责与本部门有关的文件 的控制和管理。 4．工作程序
4.l文件的分类和编制、批准按《文件管理标准》执行，并确保所有文件在发布前对其适宜性均得到批准。
4.2各种类别的文件的编号方法按《文件编号办法》的规定进行编号。
4.3 各部门根据工作需要识别需编制的文件，填写“文件编制计划/文件清单”组织人员进行文件的编写。 4.4文件的签发
4.4.l综合办负责文件的签发，文件接收人在“文件收/发文记录单”上签字后领用相应文件。
4.4.2以传真、电子邮件传递的文件应记录时间、接收传真号和电子信箱号。 4.4.3文件在批准时应注明发放对象，具体按《文件管理标准》执行。 4.5文件的评审、更新与更改
4.5.1文件在实施过程中，应评审其适宜性。文件编制部门应适时（标准/法规、市场产品、企业机制及上级、顾客、供方等信息变化时）组织相关部门，对文件进行评审；内审及管理评审时应对文件评审，以确定是否更换。
4.5.2如文件需要更改时，由归口部门提出更改申请，说明更改意见及原因，组织有关部门评审后更改，并填写“文件更改/销毁记录”下达更改通知单到文件原持有人。
改动内容较小时可采用划改方式，文件持有者按通知单要求划改；改动内容较多时可采用换页的形式。将原页码收回销毁。文件持有人负责对文件修改条款换页/作出标识。 4.5.3文件更改应重新按本程序规定、批准发布。并由原审批人员负责审签，原审批人不在职时，由现任领导审批、签发，现任领导在审批前，应获得原审批文件所依据的背景资料，了解原文内容、更改原因、依据等。
4.5.4多次更改或文件大幅度修改时应进行换版。换版后原版次文件作废，换发新版本。 4.5.5作废文件由发放部门按原发文登记记录收回，并在备注栏注明“作废”标识，作
废文件，由文件管理人员填写“文件更改/销毁记录”经主管领导审批统一销毁，并在原文件登记表中记录销毁日期和文件数量。
留作参考有保存价值的作废文件，应在文件醒目处标“作废”标识，并在原文件登记表备注栏注明“作废留存”方可保留。
4.5.6各文件管理部门负责对发放到本矿外部的受控文件，应做好发放记录和更改/更换/作废控制，当本本矿文件更改/换版时及时给予更改和换发。 4.6 文件的管理
4.6.1 文件管理部门应编制“文件清单”。
4.6.2 文件应分类存放在干燥通风和安全的地方，由文件管理部门监督实施。 4.6.3 任何人不得在受控文件上乱涂乱改，确保文件的清晰易于识别和检索。 4.6.4 需临时借阅的文件，借阅者应填写“文件借阅、复制记录”，经主管领导批准后借阅文件，由文件管理员负责收回；原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏，具体按《文印管理办法》执行。
4.6.5 文件管理部门负责组织，全面检查各类在用文件的有效性，随时核查各使用者手中的文件以及作业现场的文件，发现问题及时处理。 4.7 外来文件的控制
综合办负责外来文件的管理和控制，填写“外来文件清单”并做好发放记录。 4.8对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。 5．相关文件 5.1《文件管理标准》 5.2《档案管理制度》 5.3《文印管理办法》 5．4《文件编号办法》 6相关记录
6.1文件编制计划/文件清单 6.2文件收/发文记录单 6.3文件更改/销毁记录 6.4文件清单
6.5文件借阅、复制记录
记录控制程序
1、目的
反映体系运行的实际情况和保证体系运行的可追溯性，证明体系运行的有效性。 2、适用范围
适用于质量、环境和职业健康安全管理体系运行中形成的记录。 3、职责
综合办对质量和环境、职业健康安全体系运行记录进行编目，建立清单，规定记录保存年限。
各部门负责本部门管理体系形成的记录的控制。 4、工作程序
4.1 需管理的记录详见《管理体系记录清单》。 4.2 记录的标识和检索
a）记录的标识方法按《档案管理制度》执行。
b）记录要保证内容准确可靠、字迹清晰、收集时间及时有可追溯性。
c）记录要按发生的顺序与类别进行保存，以便于检索查阅。顾客或公司内部有关人员提出查阅质量记录的要求，需向资料员办理查阅登记手续，并填写《记录查阅登记表》。 4.3 记录的贮存和保护
a）记录的保管要确保不损坏、变质、丢失，一般应指定专人负责保管。
b）记录必须保证真实，严禁涂改。确因错误需要更改时，可以划改，但必须在更改处作出标记，由更改人签名。
c）查阅记录时，需经保管人员同意，不得损坏。 4.4 记录的保存期限和处置
a）保存期限（详见《管理体系记录清单》）。
b）超过保存期限的记录需要销毁时，经主管领导批准后以适当的方式销毁，并填写《记录销毁登记表》。如因特殊需要备以后查阅、考证之用时，应标明“失效暂存”，隔离存放。
c）记录应存放于干燥、通风、便于查找的地方。长期保存的的资料应设立专门的存放场所。 5.相关文件
5.1《文件控制程序》 5.2《档案管理制度》 6.相关记录
6.1管理体系记录清单 6.2记录销毁登记表 6.3记录查阅登记表