文件办理情况。文件办理应突出时效性，急事急办，一般文件应在要求时间内办理完毕。承办完毕，承办人将处理意见及原件及时登记、存档。
第十条 传阅。主任或副主任批请内部传阅的文件，传阅人阅后在收文处理上签名，并及时存档。
第三章 发文办理
第十一条 发文办理分为两类，一类为以本矿名义制发的文书以及报山西煤炭运销集团三百子煤业有限公司领导的请示、报告文件，按矿综合办发文程序和有关规定办理。另一类是以矿调度室名义制发的文书，发文办理包括拟稿、核签、签发、印制和送发等程序。
第十二条 矿调度室发文种类。按照职责与权限，以矿调度室名义制发的文件主要有五种（格式规范见附件）。
（一）会议纪要。主要用于记载关于调度业务会议的主要精神和议定事项，下发各单位及有关部门执行。
（二）调度通知。主要用于传达贯彻山西煤炭运销集团三百子煤业有限公司领导的指示、批示，发布要求各单位办理以及矿有关部门共同执行的事项。
（三）调度通报。主要用于通报、交流各单位运行情况、调度工作开展情况及其他需要及时周知的情况（含奖惩事项）。
（四）调度命令。主要用于在调度业务中，要求有关单位强制执行的事项。
（五）明传电报。主要用于日常调度业务中，要求有关单位办理的专项工作或紧急事项。
第十三条 办文程序。原则上应按以下程序办理矿调度室各类文件。
（一）拟稿。由相关业务人员负责。拟稿应做到格式规范、观点准确、内容可靠、数据准确、结构合理、层次清晰、文字简洁、逻辑严密。
（二）核签。拟出草稿后，由拟稿人认真、规范、准确地填写《发文稿纸》（附后），连同文件草稿送副主任核改并签字。
（三）签发。呈主任或副主任签发。
（四）印制。主任签发后，主办的业务人员按签发稿仔细修改并认真校对，无误后以规范的格式和确定的份数印制并加盖公章。
26
（五）送发。为避免漏发和误发，送发人须在传发文件记录单（附后）上逐一注明发送时间、接收人，并在发文单上签名。送发完毕后，送发人将发文单、文件草稿及2份正式文件存档。
第四章 文书归档
第十四条 文书办理完毕后，应按《中华人民共和国档案法》、山西煤炭运销集团三百子煤业有限公司和本矿有关规定，由调度人员负责，将办理或传阅的文书原件分类整理、归档。
第十五条 调度室归档文书要建立统一的签收登记，并按类别分别立卷，设专柜保存。
第五章 公文格式标准
第十六条 文书用纸。文书用纸一般为标准A4型，符合档案保护技术要求。
第十七条 文书印制
1、文书图文区用字必须使用规范的汉字，不能使用异体字、繁体字和简化字。
2、标点符号、字体、字号、数字以及计量单位使用要准确、规范。
3、文书大标题使用二号华文中宋体字，其他用小三号仿宋体字（文中可根据层次需要采用适当的黑体、楷体等字体）。
4、文书中的数字一般应当使用阿拉伯数字。 5、计量单位须使用国家法定计量单位。 第十八条 文书文面内容及格式
1、发文字号。发文字号是由发文部门代字、发文年度和顺序号三个部分组成，应注意统一管理与编写。上报的文书，应注
明签发人。
2、文书标题。要求准确、简要。标题除发布规章制度性的文书可加书名号外，一般不用标点符号。
3、主送机关。主送机关应使用全称或规范化的简称；同类型机关可使用统称。
4、正文。征文要求情况准确，措施、要求扎实具体，观点明确，条理清楚，文字通顺、精炼，书写工整，标点正确，篇幅力求简短。
5、附件。
6、署名。文书除电报、会议纪要外，大部分文书的发文机关署名都应加盖印章。
27
7、成文时间。 8、抄送机关。
第六章 附则
第十九条 本办法适用于山西煤炭运销集团三百子煤业有限公司矿调度室。
第二十条 本办法将在执行中根据实际情况进行修订和完善。
附：山西煤炭运销集团三百子煤业有限公司矿调度室文书格式样本。
28
附件1：
调 度 通 知
煤运 三百子调字［ ］ 号
签发：
关于下发《 》的通知（标题）
各有关单位：（抬头）
…………………………………………………………………
…………
……………………………。
…………………………………………………………………………………………。（正文）
年 月 日
山西煤炭运销集团三百子煤业有限公司调度室（章）
抄报： 抄送：
29
附件2：
调 度 命 令 煤运 三百子调字［ ］ 号
签发：
关于 的命令（标题）
xxxxx集团：（抬头）
…………………………………………………………………
…………
……………………………。
…………………………………………………………………………………………。（正文）
此命令。
年 月 日
山西煤炭运销集团三百子煤业有限公司调度室（章）
抄报： 抄送：
30