十一：文档相关日期提示
通过设置文档提醒，在指定的时间提示使用者执行相关操作，例如合同到期日期及付款日期，以便系统自动在相应日期提示用户。
文档访问日志/访问历史记录/审计跟踪记录
文档历史记录报告描述文档使用生命中的每一个动作，包括操作者、操作日期及时间以及操作行为。
十二：文档引用
HOLA能够将文档与相关文档、图纸及附件连接在一起，允许用户通过一次点击找到相关信息。
十三：工作区
每个团队、部门及项目具有其自身的需求。工作区是协同工作的场所，帮助团队成员高效协作。 个人工作区可以实现个人文档的存储和获取、任务管理、日程管理等。
组织工作区是组织内全部用户的工作区。作为一个中央知识库，组织工作区允许公司文档、政策、计划、指导方针及合同的存取、共享、流转、审批。
项目工作区用于特定项目、任务或案例。多个组织的用户可以参与并共享关于项目的信息，共同决策。
十四：日程管理
HOLA的协同日历帮助个人及企业跟踪并管理约会、例会、会议要求和定期提醒。用户可以与团队成员共享个人日程并能够从自己的帐户查看其他人共享的日程。
与文档相关的日期可被直接链接到日历，以便可以将关键日期自动通知相关用户，例如合同更新日期及方案提交日期。
与Microsoft Outlook的同步可以使用熟悉的方式维护“日历”，并提供例如iCal、CSV及Microsoft Excel格式的输出/输入。
十五：联系人管理
HOLA的联系人管理允许个人管理自己的联系人信息，并将联系人信息与其他人分享。与HOLA邮件管理紧密集成，动态邮件通讯组的创建可以基于联系人信息属性，例如客户或合作伙伴的出生日期或地址等。
HOLA可以与Microsoft Outlook的联系人信息进行同步，并可以支持符合行业标准格式的软件进行联系人信息交换，如vCard、CSV、Microsoft Excel等格式。
十六：活页夹
用户可以基于主题或项目将不同形式的内容通过活页夹进行捆绑，活页夹里的内容可以是文件夹、文
档、联系人信息、邮件等。将活页夹共享给相关人员，达到高效共享的效果。
十七：邮件、提醒及通知
HOLA通过及时的电子邮件通知，向用户提供最新信息。 查看你的收件箱
对于我们许多人而言，查看电子邮件是我们每天坐在办公桌前的第一件事情。HOLA可以将您所需要了解的每件事情发送到您的收件箱中。 订阅某一感兴趣的文档或文档夹
当用户订阅某一文档或文档夹时，HOLA能够通知用户该文档的更新状况。
十八：任务管理
通过使用任务管理（包括个人、被指派或业务流程相关任务），HOLA实现高水平的日常活动跟踪及组织。用户可以分配任务、管理任务列表、监看任务进度。任务管理也可以与Microsoft Outlook同步，并支持各种CSV、Microsoft Excel等格式的导入导出。
十九：讨论
关于内容而形成的讨论与内容本身同样重要。使用讨论及意见，HOLA使您的团队能够轻松保留关于任何文档的有价值的讨论。
二十：文档路径
文档可以通过审批流程进行流转。用户可以选择参与审批流程的用户或用户组名单。审批流程可以遵照串行路径或并行路径的方式进行。提交工作流程的用户也可以设定时间期限及电子邮件通知。
二十一：流程状态图形显示
用户可以方便地监视业务流程的状态，并在遇到瓶颈时快速反应。
二十二：任务通知
业务流程和HOLA任务管理及电子邮件系统紧密集成。HOLA内部通过电子邮件通知用户。
二十三：外部电子邮件限制
定义用户是否能发送邮件到系统外的地址，或是否能收取来自系统外的邮件。
二十四：电子邮件存档及管理
将电子邮件存储于文档管理系统，使企业能够将电子邮件作为任务、项目或文档的一部分。HOLA电子邮件管理将电子邮件从一种分离的只能被电子邮件接收人看到的信息，转化为所有办公室都能够方便并安全地共享的一种资源。
二十五：邮件线索管理
HOLA支持邮件线索分类，使相互关联的往来邮件可以组织在一起来显示，增强了阅读历史邮件的连贯性。通过匆匆一瞥，用户可以获得全部对话的要点，节省用户的宝贵时间。
二十六：保留发送邮件
通过用户设定，从邮件客户端（例如MS Outlook）发送出去的邮件可以保存到HOLA的已发送邮件箱中。
二十七：邮件自动处理
接收到的邮件可以按照预定义的分类规则，自动将邮件放入相应的邮件箱中。 可以指定收到邮件后的多种自动回复，自动转发。 具有反垃圾邮件和邮件病毒检测能力。
二十八：邮件编码自动转换
根据原始邮件的语言和编码设置，自动转换成有效的语言编码格式，无论是通过浏览器，还是邮件客户端查看邮件，都无需手动选择编码来使邮件正确显示，最大限度地避免了邮件乱码的困扰。
二十九：用户界面
直观并且使用方便的界面，具有Windows应用程序的外观及感觉，例如File Explorer及MS Outlook。HOLA向用户提供通过主题方式自定义外观的选项。
三十：多语言
支持英文、简体和繁体中文、日文、阿拉伯文用户界面、在线帮助及数据输入。
HOLA是面向全球的应用软件，在系统内核支持所有的语言文字和时区，使不同国家（地区）的人们在统一的平台上使用任何语言进行工作。
三十一：显示板
用户能够立即看到项目或组织中所需要关注的任何新项目、更新项目、行动项目等。用户也能快捷的进入常用功能。
三十二：集中管理
系统管理员在管理端可灵活快捷的进行用户、项目及组织的管理工作。管理权限可授予组织其它用户。 项目管理员可以通过系统管理端管理项目。根据项目需求，项目管理员可灵活的添加项目用户帐号、群组，管理参考数据，生成报告，并制定项目文档结构以及安全规则。
三十三：统计报告
提供精确并且全面的标准报告，例如“安全性审计”、“文档访问记录”、“在线用户”及“用户登录”报告，帮助管理者了解员工的知识贡献量和系统的使用情况。
三十四：索引卡报告
HOLA的报告引擎可以根据归档文件的文档属性（索引卡）生成报告。例如：对合同文件夹下所有存档的合同生成统计报表，报告可以根据合同签订单位进行分类，按照合同签订时间排序，还能够汇总出每个单位签订的合同数量。报告可以定期送到管理层手中，从而极大的提高了管理和监督多项目的能力。
IDoc多可文件管理系统 一：多可性能介绍
1、超低的部署成本
多可文档协同系统不需要其他附带软件和其他数据库的支持，对软件基础架构收取的许可证费几乎为0，硬件基础设施投资也极低。 2、超短的部署时间
多可文档管理系统安装只需要三分钟，而且十分简单，相对于市面上的其他产品而言快了几十倍，这是革命性的突破。在安装成功以后也可以肯快就投入使用。 3、实施风险低
由于多可实施的简单性，加上拥有非常丰富的实施经验，在新系统实施过程中可以为用户有效的规避风险。 4、友好的操作界面
多可文档管理系统的用户界面是集成IE与Windows的风格，界面精致，操作非常简单，而且还附带了非常逼真的帮助手册，使用户使用 起来得心应手。 5、批量传输工具
多可文档管理系统提供了批量传输工具，可以一次性大量、快速、准确的上传或者下载文件，大大减少了用户操作上麻烦和时间。 6、快速全文检索
多可文档管理系统提供了非常快速的全文检索，在百万文档中能以毫秒级的时间精确地查找到您想要的文档。
二：多可系统的安全性
1、UK加密登录 多可文档管理系统提供了UK加密的登录方式，用户只有在拥有了系统的帐号、密码，并且拥有特制的UK设备才能登录系统，大大增强了系统的安全性。 2、文件集中管理
多可文档管理系统将文档集中存放在服务器上，并通过混淆文件名对文档进行进一步的保护。
3、完整的权限系统
多可的权限贯穿整个系统，从组到目录到文件，每个级别都有详细的权限管理，在权限方面可以说做到了最细的程度。
4、全面的文件操作日志 多可详细记录了系统任何用户对任何文件夹、文件的任何操作。 6、文件版本管理
多可提供了强大的版本管理功能，这样保证了用户在维护文档时不至于把原来的版本丢失。
7、文件备份 多可提供了文件备份和恢复功能，还有数据库的定期自动备份。