应由职权为主的部门负责文稿起草，并按规定做好会签工作。
第二十条 “白头通知”是指公文格式中区别于“红头文件格式”的“通知形式”。公司各职能部门拟发的“白头通知”，须以“综合管理部”的名义印发。
第五章 收文办理
第二十一条 收文办理指对收到公文的办理过程。 纸质公文的办理包括：签收、登记、审核、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、传阅、清退、立卷、归档、销毁等程序。
第二十二条 外来公文（包括参加会议带回的公文、公司领导或秘书签收到的上级单位发送的文件和亲启件中的正式公文），由公司综合管理部统一负责签收、登记、注办、分送。
第二十三条 公文签收和登记
（一）签收纸质公文要逐件清点，认真检查密封、编号、正文和附件的份数、页数，如发现问题，及时向发文单位查询并采取相应的处理措施。急件要注明签收的具体时间。
（二）登记公文须将标题、密级、发文字号、紧急程度、来文单位、件数、收发时间及处理情况等逐项登记清楚，以利查询。
第二十四条 公文拟办和批办
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（一）综合管理部要及时对签收到的公文进行拟办。并按照拟办意见及时将文件送相关领导批办。
（二）批办公文要明确主办、协办单位及完成时限。对有具体要求的工作事项，主批人应当明确签署批办意见，姓名和审批日期。其他审批人圈阅视为同意。
第二十五条 公文承办。应遵循以下原则：
（一）按照批办要求，承办部门要抓紧时间办理，不延误，不推诿。
（二）如需多个部门办理的公文，由主办部门商其它有关部门，提出处理意见，再呈主管领导审批。紧急公文，应当提出办理时限；密级较高的公文，要尽量缩小知密范围。
（三）如需答复上级领导机关或报请上级领导机关审批的重要事项，应由主办部门提出处理意见，并代拟请示（报告）文稿。对不属于职权范围内或者不适宜办理的、应当迅速退回交办部门并说明理由。
第二十六条 公文催办和传阅
（一）送公司领导批示或者交有关部门办理的公文，综合管理部公文流转人员要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办；重要公文重点催办、查办；一般公文定期催办、查办。
1.凡属催办的公文，综合管理部公文流转人员要在首页收文单上进行催办标注和办理时限，并填写催办单，附于公文之
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前。
2.公文按照时限办理后，承办人要填写办理结果，办完日期和存在的问题等。有催办单的要及时将填写后的催办单清退回综合管理部。
3.凡列入催办的公文，应将办理情况定期通报。 （二）公文传阅，要严格登记手续，严格遵守公文阅知范围，避免漏传、误传和延误。
1.公文传阅时，要在公文首页附传阅单，阅文人应及时阅批，阅后签字。
2.阅办完毕的公文必须及时清退，综合管理部要负责督促检查和核对。发现遗失，要立即报告，并采取措施，认真追查处理。
第六章 发文办理
第二十七条 发文办理指以公司（或公司董事会、综合管理部）名义制发公文的过程。包括拟制、审核、会签、签发、排版、校对、用印、寄发、立卷、销毁等程序。
第二十八条 承办人草拟公文应依照发文稿纸的内容填写有关项目，按规定的要求撰写内容，并做到：
（一）符合国家的法律、法规及其它有关规定。 （二）情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理
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清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。
（四）人名、单位名称、地名、数据和引文应当准确无误。引用公文应当先引用标题，后引用发文字号。引用外来文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。
（五）结构层次序数，第一层为“一、”；第二层为“（一）”；第三层为“1.”；第四层为“（1）”。
（六）必须使用国家法定计量单位。
（七）词语准确、得体、简洁、质朴。文内使用非规范简化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，在第一次出现时应注明准确的中文译名。
（八）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（九）对于公文中出现的有关公司规范简称，明确如下： （十）紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要，确定紧急程度。
（十一）涉密公文，应当根据国家有关保密规定标注相应的密级。
第二十九条 对上级机关和其它平级单位的正式文件，可根据需要予以转发。转发文件应当结合工作实际，提出贯彻要
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求。转发涉密文件应标注相应密级。
下列文件不能转发：各种绝密文件、资料；规定限制阅读范围的文件；政策、法律、法规、重要措施的未定稿；其它规定不得转发的文件。
第三十条 公文会签是公文内容所涉及的有关部门对公文进行审核的必要程序。
（一）规章制度（包括规定、管理办法、制度等）类文件，需要送相关业务单位会签，并由综合管理部归口管理，统一印发、汇编等。
（二）文稿内容涉及其它部门职责的，必须经有关部门会签，由拟稿人负责。未经协商和会签的文稿，不予办理核稿。
（三）会签部门意见有分歧时，主办部门的主要负责人应主动与协办部门协商。经协商仍不能取得一致意见时，由分管副总经理出面协商；确难以取得一致意见的，应提交总经理办公会或总经理审定。意见不一致的公文不得印发。
第三十一条 公文审核。公文送公司领导签发之前，应当先送综合管理部进行审核。未经综合管理部秘书核稿的文件，不得直接送公司领导签发。
公文审核的重点是：是否确需行文，是否符合国家法律、法规、方针和政策，是否与本单位有关规定相抵触，是否与有关部门协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式是否符合有关规定，主题词标引是否准确，是否符合规定的审批手续。
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