需同时提交电子版和纸质版（学院院刊院报可以只提交纸质版），电子版需将所有材料压缩成一个以学院名为标题的文件包进行发送，请注明主题为××学院研代会材料。（请注意此处××用的是特殊符号中的乘号，勿用其他符号代替） 七、 提交时间地点
电子版材料请于9月30日中午12：00之前发送到华南理工大学校研究生 会秘书处专用邮箱：scutgsumsc@yahoo.com.cn。
（关于邮箱：要求研究生会各部门使用秘书处统一申请的雅虎邮箱，另外建议避免在邮箱地址中出现下划线或其他容易引起误解的符号）
纸质版材料请于9月29号下午12:30-13:30提交到西六宿舍104研究生会办公室。
如有不明事项请与校研究生会秘书处联系。 联系人： 章慧锋 13824431856
各学院研究生分会材料归档是研究生会组织体系标准化管理、规范化建设的一项重要内容，希望各学院研究生分会提高认识，认真准备，密切配合。 附件一：研究生会组织体系标准化管理规范总则
附件二：××××××（宋体 五号 正文中需提及 若网络发布需提供下载链接，书面发布需随通知正文后附上）
（与正文间隔两行宋体 四号 加粗 全名） 华南理工大学研究生会 （日期宋体，四号，加粗 年月日写全） 2007年9月23日
三、 补充说明
1.
对于篇幅较长的通知（纸质版A4大小超过两页），考虑到网页上发通知的篇幅限制，应对其中的部分内容作为附件处理，或者一些报名表格等也作为附件居后处理。
页眉：真诚服务 共同进步（即研究生会工作宗旨，适用于研究生会内部所有公文以及对外文件）。
页脚：第一行空白下划线，第二行：华南理工大学研究生会 。
2.
3.
4. 5.
页码：必须有，居右下。
页眉页脚页码格式规范：仿宋_GB2312，四号字，加粗 居中。页眉前四个字每两个之间间隔两格，“务”“共”之间间隔十格。页码采用Times New Roman字体，小五号，居右。
在网页上发布的格式字号与调研部发布消息的标准为准。 以上2、3、4、5点适用于研究生会内部文件以及对外公文。 具体通知的写作原则参照附件。
6. 7. 8.
附件：具体通知的写作原则
具体通知的写作原则
一、 印发、批转、转发性通知的写法
此类通知的标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。 二、 批示性通知的写法
此类通知标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。 三、 事项性通知的写法
写事项性通知，用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务或者同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。此类通知需开门见山，忌转弯抹角。在叙述事项时，要突出重点，把主要的、重要的写在前面。根据需要，主要的内容可详写，讲清道理，讲明措施，次要的内容则尽量简略，扼要交代即可。在语言表达方面，主要以叙述为主，对下级单位提出要求。有时可以适当做一些分析、说理。但通知中的说理不像议论文的说理那样要有严密的逻辑性，只要抓住关键问题，用简洁的语言把道理阐述清楚即可。 四、 知照性通知的写法
知照性通知用于告之各有关方面周知的事项等，此类通知的正文，只要写清
楚行文的依据、目的和事项即可。要求文字简练、明白。 五、 会议通知的写法
会议通知一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要准备的材料等,通常采用条文式写法，要求内容周密、语言清楚、表述准确，不致产生歧义。 六、 任免通知的写法
任免通知的写法比会议通知更为简单，一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。
6．请柬 封面：
内容：