会议内容：
1） 指挥部就工程项目实施期间的职能机构、职责范围及主要人员名单提出书面文件，就有关细节作出说明；以及就开工条件、永久及临时占地、临时道路、征地拆迁及其它与开工条件有关的问题进行说明；并就开工准备中各合同段承包人的履约情况进行评述；
2）总监理工程师和承包人相互递交其代表的任命书，并介绍各自组织机构、主要人员及其职责范围，递交监理人员通讯录；
3）总监理工程师说明监理工作程序、监理报表、监理工作方法及为开展监理工作对承包人的要求等有关问题，并向承包人提供如下资料： a.监理组织机构框图及监理人员名单、职务、岗位； b.各级监理人员的职权，岗位责任； c.各类监理图表格式及说明； d.监理工作程序；
e.说明总监办施工准备阶段的工作情况
4）驻地监理工程师说明驻地办施工准备阶段的工作情况。
5）承包人代表应详细说明施工组织设计，工程总进度计划、分项工程进度计划、质量保证体系，并提交如下资料供监理部门审批： a.施工机构设臵框图，主要人员名单、职务、岗位、通讯录； b.总体施工组织设计；
c.工程总体进度计划、年进度计划和月进度计划； d.质量保证体系和工地试验室人员，主要仪器设备情况； e.开工前施工准备情况和技术措施。
f、开会前两天递交第一次工地例会需要解决的问题； 6）协商确定工程进行中有关工地例会和现场协调会的事宜； 7）协商其它为准备开工需要协商的事宜。 2、例行工地会议
（1）一般每月召开一次，时间为25号至28号之间；会议地点为总监办会议室或临时指定；参加人员为各单位负责人。主持人为总监理工程师，会议议程会为，各单位负责人按照工地例会的要求汇报本单位的工作情况，发言顺序为1、2合同项目部、1驻地，3、4、5、8、9合同项目部、2驻地，6、7合同项目部、3驻地，总监办各专业工程师、副总监、总监，指挥部项目工程师、各部室负责人、指挥部领导做指示。汇报材料为每单位准备15份，汇报材料力求简单明了，需要数字说明的内容，以表格的形式进行反映，如完成的工程量及试验室检测的内容及次数等；需要工地例会解决的问题，各合同在每月24号以文字形式前报送总监办进行汇总，总监办汇总后报送指挥部提前研究，以提高工地例会的办事效率。
（2）检查前次工地会议决定的落实情况；
（3）承包商报告当月工程进度计划执行、工程质量和合同执行情况； （4）承包商提交下月工程实施（包括对上个月未完成计划的调整方案、进度保证措施和质量保证措施等）计划，申请批准；
（5）分析研究有关管理、分包、变更索赔和技术方面的问题，通报财务和天气情况；
（6）监理代表通报上月监理工作情况（包括对承包人工程进度计划完成情况评价，质量评价，合同执行情况评价等）；
（7）协商下次工地例会召开的时间，参加人员和讨论的重点； （8）其它技术问题和地方有关事宜；
（9）每次工地会议均要进行记录，并形成工地会议纪要，会议纪要由各驻地办负责编写，仅编定与各驻地办相关的内容，以红头文件形式下达项目部并报备总监办和指挥部，驻地办和施工单位的汇报材料做为纪要的附件附后
(10)工地会议纪要分送与会各方，作为下次工地会议检查执行情况的内容和依据；
3、专题性工地会议
专题性工地会议同工地例会不同，它可以由承包商或业主提出建议，由监理工程师视现场情况主持召开；也可以由监理工程师决定就某项技术或管理专题召开会议；还可以由工地例会授权监理工程师邀请有关人员讨论某项专题。
专题性工地会议形式灵活，人数不限，参加会议的人员取决于会议的内容，涉及到谁，就邀请谁参加。专题性工地会议与工地例会一样，会议召开前，监理工程师要协调各方面按照研究的专门内容准备材料、文件，特别是问题的背景材料。讨论的重点一定要事先向与会者交待。会议记录（或纪要）的要求与工地例会一样，并由总监理工程师签发与会各方，存档备案。 4、现场考察会
现场考察会是根据施工现场出现的技术和工程质量问题及时地、有针对性召开的一种工地会议。现场会同工地例会相比，形式也比较灵活，参加的人员也可视提出问题的严重程度、涉及范围而定。现场考察会还可就工程中出现的问题，邀请有关的专家进行专题讲座，然后带领与会人员到现场实际考察。
现场考察会也是由监理工程师提前明确会议主题，提前准备会议资料。以往的工程管理实践证明，现场考察会是一种灵活、有效的工地会议形式，对工程管理与质量管理都有积极的推动作用。 五、行文规定
为使长深公路遵化（承唐界）至南小营段高速公路施工、监理单位公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，特制定本办法。公文送达由各单位综合办公室负责，需要主送单位批复或执行的文件，公文接收单位应在3日内回函批复或汇报执行的相关情况，项目部向驻地办行文的公文标题应为“XXXXX 的请示”，驻地办向总监办行文的公文标题也应为“XXXXX的请示”，总监办向指挥部行文的公文标题也应为“XXXXX的请
示”，指挥部、总监办、驻地办向下行文的公文标题则不加“请示”。
公文种类
严格按照国家机关公文种类的形式和要求执行，即：指示、决定、通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等。
公文格式
1、 发文机关标识 施工、监理单位文件标识分别为：①总监办：“长深高速
公路遵化（承唐界）至南小营段总监办文件”；②驻地办：“长深高速公路遵化（承唐界）至南小营段X驻地办文件”；③施工单位：“长深高速公路遵化（承唐界）至南小营X合同项目部文件：”X为大写阿拉伯数码。字体为华文中宋，红色标识，小初号字，标识上边缘至版式心上边缘为30mm。
2、 发文字号 发文机关标识下空2行，3号仿宋字，居中排布；①总监办：
总监办字（Y）Z号；②驻地办：X驻地办字（Y）Z号；③施工单位：X合同字（Y）Z号。X为大写阿拉伯数码；Y为年份（如2004）；Z为序号（小写阿拉伯数码表示）
3、 字体、位臵及版面要求 公文标题用小2号黑体字正文中如有标题可用
3号仿宋体（加黑），其余均为3号仿宋体字，公文标题位臵在红色反线下空2行，居中；主送机关位臵在标下空1行，左侧顶格；公文正文位臵在主送机关名称下1行，左侧空两字；版面一肌每面排22行，每行排28字。
4、 签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文安号右侧，发
文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；签发人用3号仿宋体字，
签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 5、 附件 公文如有附件，在正文下空一行，左空2字，用3号仿宋体字标
识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.xxxx”）；附件名称后面不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识”附件：序号“。
6、 落款要求 公文在落款处，不署发文机关名称，只标识成文日期，右空
4字，用汉字将年、月、日标全，“零”写为“O”，加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
7、 主题词 3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号仿宋
体字；词目之间空1字。
8、 抄报抄送机关 公文如抄报或抄送机关，在主题词下1行；左右各空1
字，用3号仿宋体字标识“抄报或抄送”后标全角冒号；抄报或抄送机关用逗号隔开，在最后一个抄报或抄送机关后标句号。
9、 装订要求 公文应在左侧装订，订位为两钉，钉锯外订跟距书芯上下各
1/4处，平订钉锯与书脊间的间距为3mm-5mm
行文规则
1、各施工、监理单位的行文关系，应当根据各自监督与管理关系和职权范围确定。
2、驻地办向施工单位的重要行文，应当同时抄报指挥部和总监办；总监办向驻地办或施工单位的重要行文，应当抄报指挥部。