例4 运杂费处理
1. MM部分采购运杂费用 刚学习SAP时,我问运输费用在SAP中如何处理?网友回答说你这问题太大他复杂了要是讲起来估计我的指头都要打起一层皮,我大惊说莫非弟兄手最近脱皮否,那得去皮肤科看看,虽然手掌脱皮这事算不上什么大毛病,但总不大雅观吧.后来抽空仔细宰了宰,无非就是这些东西,今天稍微总结一下,如果读者有其他解决方法的可以一起探讨,为此假设一个客户的”严格”需求. 需求: 1. 将每笔运杂费直接计入材料成本. 2. 注意未到运费用和期间影响,什么意思呢?假设采购材料10000吨,每吨运费1元,典型地,供应商将货物运送到某保税区(比如很多来料加工企业就在保税区设置仓库,TW企业喜欢管此叫HUB,关于来料加工请看本例的小知识)或者某港口仓库,然后统一在运到生产工厂仓库,仓库之间有一定运输距离,同时货物最后到生产工厂也有一定时差甚至是跨期间的,比如10000吨到港后质检后只有5KT被运到生产工厂,另5KT在下期间才到工厂,则当期进入材料成本的只是5000元运费,假设有杂费同样需要避免响当期成本. 3. 假设存货使用的是实际成本,在SAP中即MAP或STD+ML(如果直接使用标准价不带物料帐这些运杂费就到材料采购差异了,问题是很多外企这些差异是直接进销售成本的就没有必要讨论,如果有物料分类帐这些差异最后被还原分配),为了简便,姑且假设采购材料使用MAP. 通常运输杂费处理无非是如下几种方法. (一)方法1:直接列入期间费用
会计实务规定企业购入的存货除采购价格外,其它的运输费,装卸费,保险费,包装费,挑拣费,合理损耗(途耗)或其他和采购相关费用(一般我们在做SAP主数据分类时间也喜欢使用”其他”这词,管理它三七二十一分不出类别的都放到其它)等等统同称存货/采购附加成本,因为和存货有特定的直接关系可以计入存货成本,但是在实际业务中,核算可能相当烦琐,根据重要性原则制造企业可以直接做期间管理费用.商品流通企业因为这些附加成本可能和多种存货相关(制造企业同样有这问题,一货车原材料进来好几百种,谁能合理将一笔运输费用计入各种原材料,所以有个用户问我这运输费用计算复杂着呢,这车费是按照材料个数,材料体积还是材料重量还是按照种类给白分比去分摊运输费用呢?估计这样做成本的要备受折腾,然后我征询一个朋友意见,那小子几乎是毫不犹疑地回答那用户有病.您说这啥人,连衣食父母号称”上帝”的用户都敢骂)还可能涉及销售费用,所以这些费用计入”营业费用”处理.无论是计入存货还是期间费用同一企业,各会计期间采用的方法必须一致.
至于存货到厂的仓储保管费用似乎各有言辞,一本会计书籍上写道: 仓储保管费用在会计上缺乏可操作性为了简便核算,也列入期间费用处理,而另一本书上说可以计入存货.
我所做过的一个case是企业将运输费,装卸费作成PO条件类型,同时将仓储保管费用也按采购价格的一个低百分比(在SAP中设置一应计的百分比条件类型)预提进存货成本. 方法1就是将运杂费直接计入期间费用.
优点:操作简单,估计多数没上系统的企业会如此操作.
缺点:不能真实反应材料成本,特别是当运输费金额较大时对当期利润有较大影响,特别是假
设运输商某期间多次提供运输服务后统一开给你一张较大的发票. 难于对应到相应PO,除非有使用一个text,reference字段输入PO号. 实现不了上面的需求. SAP实现:直接总帐记帐FB50,为什么可FB50,你将”应付帐款-运输费”做成一般总帐科目就
行,如果有多个运输商要做报表将”应付帐款-运输费”作成90类型的科目使用统计性内部定单,或者干脆用个text,reference字段记录供应商就行, 运输商就不用建立供应商主数据了.
为什么起码不按常规将运输商建成比如财务专用/或一次性供应商对应统驭科
目”应付帐款-运输费”呢?然后使用FB60确定应付运费呢?是这样的,那天有个家伙将本来一般的总帐科目”短期借款-本金”给整成统驭科目使用供应商管理, “短期借款-利息”整成对应到另一个供应商,如此”独辟新径独具匠心”的思路我也借鉴一下而已,就是要各位看不大明白. (二)方法2:使用事后借记和计划外运输费用
优点:不需要使用MM条件类型,可以灵活决定运输费用是进入存货还是期间费用,当然在各
期间必须一致.
可以实现上面的需求. 缺点:可操作性差
(1) 在MIRO做事后借记LIV时理论上是可以无限扩展的,意思是运输费,装卸费,槽车
费,保险费等等可能对应不同供应商都可使用事后借记,问题是这么多供应商发票校验时输入PO带出的是材料供应商需要手工更改为不同的附加费用提供商,员工难免操作失误.
(2) 如果要提供材料成本组成报表取数相对比较困难. SAP实现:说说SAP中的实现操作.
1.在PO中只输入10000吨价格100元/吨,MIGO时会计分录
Dr:材料 100万(10000吨) Cr:Gr/IR100万
2.定义”计划外运费用”科目,OBYC->UPF.
3. 在IMGＰath :Materials Management->Logistics Invoice Verfication->Incoming Invoice-> Configure How Unplanned Delivery CostsAre Posted (Tcode:SE16->V_169P_B)中有两种设置Unplanned del. Costs设置为空表示计划外运费用金额直接计入进入材料成本(STD则材料采购差异),设置为2计划外费用才会进入”计划外运费用”科目(如图例4-1).
4. MIRO做LIV.
图例4-2-[1]:选择了事后借记.
图例4-2-[2]:注意Inv. Party输入运输商,通常我们输入PO进行发票校验,带出的供应商默认是
材料供应商,注意要更改成运输商,在Unpl. del. Csts输入本期发生运输费用5000元. 假设这样一个业务场景,收货后材料供应商开发票时说:老大,那10000吨材料我可是多付了10000元运费的,考虑一下能不能补上.企业说:咱哥俩谁跟谁,不就10000元钱吗?没问题.于是材料供应商开了100万的材料采购发票和10000的运费发票过来,一起做校验. Unplanned del. Costs设置为空:
Dr:Gr/IR 100万(和MIGO时100万抵消) 材料1万(进材料) Cr:AP 101万
Unplanned del. Costs设置为2:
Dr:Gr/IR 100万(和MIGO时100万抵消) 计划外运费用1万(进计划外费用)
Cr:AP 101万
通常可能的情况是运费发票后到,材料发票已经校验了,就可使用事后借项.
下面实例都假定Unplanned del. Costs设置为空进材料成本,不再区分两种情况,一般地我们想运输费进入材料成本就不设置2.
如果将增值税务(17%和7%的运输进项税)考虑进来,分录就变成如下. 使用正常发票校验校验采购应付款. Dr:Gr/IR 100万
VAT-Input Tax 17万
Cr: AP-材料供应商117万
使用事后借记校验运输发票(如图例4-2). 选中计算税标志. Dr: 材料4650元
VAT – Freight Input Tax 350
Cr: AP-运输商 5000元
假设当期只收到5000元运输发票,则只有4650进材料成本,显然满足上面用户的需求.
同样假设还有装卸公司的装卸费用,第三方仓库租用费等都可无限延用图例4-2的事后借记计划外费用,反正都是进材料,显然如果有的企业运杂费过多(我曾服务的一家外企云杂费用有上十种,并且对应多个供应商)这样非常容易出错,并且都使用计划外费用费用都进材料了,难于区分究竟是何种运杂费,即使你可以使用一个比如text,reference,assignment去注释出运杂费种类,可操作性也很差.
所以通常我们使用第三种方法应计条件类型处理运杂费. (三)方法3:应计条件类型处理运杂费.
关于条件类型 http://www.sapsh.com/bbsxp/images/upfile/2006-2/200622895555.doc
优点:使用应计条件类型,根据经验值将运杂费暂估应计入材料成本,这样材料成本组成报表
很容易写出.
缺点: 1.当应计条件类型多时维护PO时很容易遗忘.
2.暂估的金额如和实际应付额差别大时,材料成本就会失真,特别是暂估值(MIGO收货 当期就进了材料成本)和实际值(发票校验确定的应付在下期)跨期间时显然影响了当
期的移动平均价(其实本来就算整个运输费金额占材料比例也不大,可有的成本核算要求”严格”的企业就喜欢挑漏子). 3.满足不了上面的需求.
SAP实现:说说SAP中的实现操作.
假设企业需要将装卸仓储和运输费用都进入存货成本,同时运输费用能可抵扣7%. 简单点,假设PO用到下面6个condition types.
1.采购净价condition type PB00: Amount->10000 RMB(Vendor A)
2.进项增值税condition type MWST:Amount ->17%*10000 = 1700 RMB 3.应付运输费用condition type FRB1: Amount->1000RMB (Freight vendor B) (可建立Access sequence ZFRB,在此例不建立)
4.运输费可抵扣额condition type ZDK1:Amount->1000*7% = 70RMB Copy from MWST,Access sequence MWST
5.装卸费用condition type ZZX1: Amount->50 RMB(unload/load vendor C) (Copy from FRB1, 可建立Access sequence ) 6.仓储费用condition type ZCC1:Amount->库存总价值的5% ((Copy from ZA01-surchage % on gross)
一个比较简单的处理方法就是将进项增值税和运输费可抵扣额直接在MIRO处理,在PO条件类型中不反应.为此你将FRB1(应付运输费用注意是1000*93%=930进存货成本,对应acocunt key FR1),ZZX1(condition type的Control data 2 tab页的Accruals打上勾,对应account key ZZX),ZCC1(condition type同ZZX1一样,对应account key ZCC),MIGO收货的会
计凭证是:
Dr: 原材料 11529 RMB
Cr:GR/IR 10000 RMB (Vendor A)
应计运输费 930 RMB(Freight vendor B) 应计装卸费用50RMB (vendor C)
应计仓储费549RMB = (10000+930+50)*5%
*你想将各种采购附加成本计入成本,相应的condition type必须对应account key(即可设置各种采购附加费用科目) MIRO时如图1,
图1-[1]:校验材料供应商的应付,此时你输入一17%增值税码(关于税务设置请看本书FI相关配置).
会计凭证如下:
Dr:GR/IR 10000 RMB
应交税金-应交增值税(进项税额for材料)1700 RMB Cr: AP 117000 RMB (for vendor A)
图1-[2]:你看FRB1的condition category是B(delivery cost)就知道,这步校验运输费用和装卸费用,出现两个vendor你选运输费用应付校验如下. Dr: 应计运输费 930 RMB (抵消MIGO时的贷项)
应交税金-应交增值税(进项税额for运费) 70RMB Cr AP 1000 RMB (for vendor B)
装卸费用LIV同运输费用,仓储费是本公司的应计费用不校验.
*通常运输费等可以建立存取顺序然后MEK1维护一个计划价格,如果计划价格和实际支付有差异,进入OBYC-UPF科目,详细请参考本书的实例运输费用处理)
小庖:不会吧,上面那也太简单了,能不能将简单的问题搞复杂点,事实上很多时候vendor报价
都是含税价格,运输费用也是,也就是说ME11维护的info record和MEK1维护的运输计划费用都是含税价(计划费用采用应计方式处理)现在我要MIGO直接生成如下的会计凭证,你给我弄出来.
Dr : 原材料 (采购净价+应付运输费用+装卸费)*(1+5%保险费) 11529RMB = (10000+930+50)*(1+5%)
应交税金-应交增值税(进项税额for材料)1700 RMB 应交税金-应交增值税(进项税额for运费) 70RMB
Cr: GR/IR 11700 RMB(vendor A,含税价格,MIRO就不用输入17%税码校验了) 应计运输费1000RMB (Freight vendor B,已含税,MIRO直接转应付运输费)
应计装卸费用50RMB (vendor C)
应计仓储费549RMB = (10000+930+50)*5%
老屠:那也倒是,不搞复杂一点怎么能显示我们的SAP博大精深呢?不瞒您说,我最喜欢满足各种BT需求将简单的问题复杂化了.
我仔细看了我自己专门量身定购的<<初级会计实务-小学版>>,看了关于材料计价就是看不懂,幸好是小学生版的要是中学版还不知道要被忽优成啥.那个购买材料假设没有其他采购费