全面概括 突出特点 分清主次 标明形式 善于借鉴。在标题中应突出主要问题次要问题可以用“等”来表示；当文件内容过于繁杂而又不便在标题中一一标出，内容成分可以不标；历史文书大多没有标题，但相当一部分历史文书有“题头”或“本头”等“事由句”，如“为.....事”，文末使用归纳语，如“所有.....缘由，理合....''等等，表明文件作者对文件主旨的看法，可以成为现代的编者在拟定标题时的参考和借鉴。
3 受文者的标法
文件作者限定的接受者。可能是个人也可能是机关；可能是面向公众等。针对某个人或仅有一个主送机关的行文，一般均应标明受文者，如信件公务电报，公函等；如受文者是几个人或者几个机关，可全部标出，也可标出主要的，其余用等表示；如受文者是不指名的，或属于例行受文者，一般可不标出，如公告，通告，奏折等，如要强调文种的特殊性也可以标出；受文者使用代号别号的应标出本名。
4、文种的标法
文种揭示了文件的体裁和性能，对于判断文件的重要性和实际效用具有一定作用 所以文件标题一般要求标出文件。
文中一般在正文中都有体现，但有的文书如果引用了别的文件就有可能出现其他文种，如转发 层层引据其他文件时，既要通过文件体式和用语标出准确文种。
5、时间的标法
这里的时间是指文件的形成时间，应当选择具有实际意义的标明文件正式形成的时间进行标注，标出时间是按时序排列文件和查找文件的基本前提，所以文件标题中心要有时间。
有的文件可能有几个有意义的时间，要注意选择能标明文件正式形成的时间：如一般公文表发文时间（收文时间）；条约 合同标签发时间，公告通告等表发布时间（或生效时间）；个人文件一般应标定稿时间，草稿若要发表标完成时间，吸怪后的文件标修改时间，如有两个时间需要标出要说的含义。 6地点的标法 指文件形成的地点 三、档案文献的编排体例 （一）年编 按照时间顺序依次排列档案文献。一是按照档案形成的时间排；一是按照内容反映的史实的时间排。其中，第一种是最常见的.最基本的排列方法。 （二）类编 凡按类对入选档案进行区分和集中，然后各类排列按照一定的逻辑进行排列，各类的档案在按照其他方式排列。 类编一般可以按照以下几种方法设类：基本问题、史实发展阶段、题目涉及地区、文献作者、文献通讯者、文种、文献来源等。 以上几种类型可以交叉，如先按基本问题分大类，再按阶段.地区.作者.文种等分出小类。 专题五 档案文献编纂史略 一、孔子的文献编纂思想 ?述而不作——希望通过收集、编纂古代档案文献来构筑自己的政治思想与学说，而不是著书立说，以空理说道； ?多闻阙疑-对有疑问的地方要保留，而不是凭主观意见增补； ?勿意、勿必、勿固、勿我——不臆测、不武断、不固执、不主观； ?信而好古——注重对材料的考证；
?无微不信——重视多种材料的综合利用，不要轻信材料，任何结论都要有证据；
?不语怪、力、乱、神——排出怪异、强力、暴乱、鬼神的内容； ?择善而从——重视多种材料的收集和研究，有比较地尽量选择较优的材料；
?寓作于述——作：创作；述：叙述。利用材料说明问题，避免凭空现象和创作；
?知之为知之——坚持实事求是原则和诚实的态度。 二、汉代刘向、刘歆的文献编纂思想
?备众本：校勘必须广罗异本，仔细勘对；
?定篇章：①同书各部分彼此互参，除去重复；②增加佚文；③将同一性质的书或源出于一人之书合而编为一大书。
?订脱误：校出字句中脱字和误字，订正伪文； ?定书名：摒弃异号，确定书名；（《战国策》）； ?谨编次：成书后确定体例及结构、篇章； ?作叙录：每书校毕，写作叙录；
?存阙疑：态度谨慎、不武断处理。 三、唐代刘知几的文献编纂思想
?从文献汇编的角度确立了《尚书》的地位；
?提出史籍应分为“当时之简”（史料或档案）和“后来之笔”（史书或历史著作），两者应“相须而成，归其一揆”：史料是史书修撰的基础和依据，两者之间既有区别又有联系；史料与史书因性质不同其具体的编纂原则也不一样。
档案文献编纂属于史料书编纂的范畴，确立了文献编纂的独立地位； ?提出史书有“六家”（六种体裁），编纂有“二体”；
?提出史料编纂的基本要求是：“博文实录”，重视考证辨伪，主张实录直书。
?认为史料编纂的作用是“记功司过，彰善瘅（dan 憎恨之意）恶”、“申以劝解，树之风声”；记载史事应该“善恶必书”，“不掩恶，不虚美”，不能“饰非文过”，“曲笔污书”； 四、宋代司马光的文献编纂思想
将史料编纂与撰写史书结合在一起，在编写《资治通鉴》过程中确立了文献编纂的基本过程。
?编写《从目》，即编纂大纲；
?完成长编，即全面选材：“大抵长编，宁失于繁，毋失于略”（初选）、“尽检出一阅，考证异同、斟酌详略、辨别真伪（复选）、决定取舍（定选）”；
?重视注释：“注文应兼顾异说”；
?确定编纂体例：以事系日、以日系月、以月系时、以时系年的基本编纂体例
五、清代章学诚的文献编纂整理思想
①认为《六经》都是根据档案编纂的具有史料价值的书，认为档案文献编纂对文献流传具有重要的意义；
②认为档案是史籍之源，是“见道之器”，可补于政理；
③提出“比次之书”、“比次之法”、“比次之道”、“比次之业”等概念； ④分析了比次之书、独断之学、考索之功三者的关系； ⑤提出了档案编纂的基本原则；
独断之学、考索之功欲其智，比次之书欲其愚；不名家学，不立识解，以之整齐故事，以待后人之裁定。
⑥分析了文献编纂的多种发展途径：“比次之道”有三：有及时撰集以待后人之论定者；
有志著述、先猎群书以聚薪槱（you 古代祭祀的木材）者；有陶冶专家，勒成鸿业者。
六、蔡元培在档案整理方面的贡献
?提出了整理档案的目的，一是在于更好的保管档案，二是在于“公布于世，以副众望”；
?介绍了国外档案公开的情况；
?1922年，蔡元培组织成立了北京大学清代内阁大库档案整理委员会，开始公布重要明清档案；
?1925年故宫博物院文献馆成立，蔡元培将出版明清档案列为其职掌之一，开始了中国近代档案馆的档案文献编纂工作；