归档：发文的存档由具有归档角色的人员办理，该步骤是实现将发文的档案保存到系统中去，便于以后的查询。
3.2编辑发文稿标签
点击图3-2中的“新建”按钮进行拟稿，如图3-4所示（该图显示的页面内容不完全）的发文标签。在图3-4的界面中编辑标题、主题词、公开类别、编辑主送、抄送、抄报、印数栏的内容。系统会根据拟稿人的账号在发文标签中显示拟稿人的名称等内容。
图 3-4 拟稿步骤的发文标签编辑界面
3.3编辑接受人员
编辑主送、抄送、抄报、印数栏的内容时，在主送、抄送、抄报栏输入系统中没有的人员或单位。也可以选择系统中的人员，点击“选择”按钮出现如图3-5的操作界面。
图 3-5 接受人员的选择
在图3-5的操作界面中点击左侧“各单位”项，屏幕的中间部分显示系统中的所有部门，如果勾选“内部群组之各单位列表”右侧的方框，则表示选中所有部门的领导；如果需要选中某个部门或某个部门中的某个人员，则先点击该部门的名称，然后屏幕的右侧显示所选部门的人员。勾选“用户列表”项就会选中该部门中的所有人员。勾选部门名称表示选中该部门的领导作为接受人并在下方的文本框中显示该部门的名称；选中某个人员表示选中该人员为接受人，被选中的接受人员会显示在下方的文本框中。接受人员选择完毕后点击“确定”按钮即可，并退出该界面回到图3-4所示的界面中。“重置”按钮用于重新选择部门和人员，但是不会清空接受人员文本框中的内容。“清空”按钮用于清空接受人员文本框中内容。
3.4拟稿人编辑正文
点击“新增正文”按钮编辑稿件正文的编辑界面，如图3-6所示发文稿件正文的编辑方式和使用方法与平时工作中用到的“Microsoft Office Word”相同，也可以在该界面中打开已经编辑好的发文稿件。拟稿步骤的稿件编辑完毕后点击“编辑完毕”按钮保存拟稿步骤的正文内容，退出正文编辑界面，回到图3-4所示的界面中。“返回”按钮用户退出正文编辑界面（不提示保存正在编辑的内容）。如果对保存过的正文修改，也点击“新增正文”按钮进行操作。
图 3-6 拟稿步骤的正文编辑界面
3.5附件管理
如果发文时需要添加附件，可以点击“增加附件”添加发文的附件，如图3-7所示。在图3-7所示的界面中点击“浏览...”按钮选择附件，附件选择完毕后点击“添加附件”按钮添加附件，并出现“增加成功！”的提示，并在“增加附件”按钮的右侧出现所增加的附件的名称，在“增加附件”按钮的下方出现“删除附件”的按钮。
如果需要对附件进行修改，可以点击“删除附件”按钮，出现图3-8所示的界面。在图3-8所示的界面中勾选需要删除的附件，然后在点击“删除”按钮，系统会出现“您是否确认要删除所选中的记录?”,点击“确定”确认并执行删除动作，点击“取消”按钮放弃删除动作。“关闭”按钮用于退出当前的操作界面。
图 3-7上传附件界面
图 3-8 附件删除界面
在图3-4的界面中有“保存”和“提交”两个按钮。“保存”按钮是用于保存当前编辑好后的信息，但不提交到下一个办理步骤，拟稿人以后还可以对此拟稿的信息再进行修改和编辑。而“提交”按钮是用来将编辑好信息保存并提交到下一个办理步骤，拟稿人不能对提交后的拟稿再进行修改了，除非执行发文要回的操作（发文要回的操作将在后面的章节中说明）。
3.6发文作业按钮说明
发文作业按钮指执行稿件流向的按钮，按钮名称有提交、保存、退回、局内会签、局外会签和局长签发。这些按钮都出现在“发文稿标签”的页面中，如图3-4页面中的“提交”和“保存”。在点击所有作业按钮时都要在“填写意见”栏中填写对发文稿件的办理意见（拟稿步骤除外）。
提交：该按钮用于将当前作业保存并提交到下一个办理步骤。比如，在办理处室领导核稿的步骤时点击“提交”按钮，该稿件就保存并提交到办公室核稿的办理步骤。
从发文流程看，各办理步骤的提交动作为：拟稿→处室领导核稿（表示拟稿的下一个办理步骤为处室领导核稿）、处室领导核稿→办公室核稿、局内会签→处室领导核稿、办公室核稿→局领导签发、局领导签发→文号编辑、局长签发→文号编辑、文号编辑→排版、排版→校对、校对→文书、文书→归档。
在办理归档的步骤时点击“提交”按钮，该稿件就执行完了所有发文步骤并保存在系统中。
保存：该按钮用于将当前作业保存，但不提交到一下个办理步骤。比如，在办理处室领导核稿的步骤时点击“保存”按钮，该稿件就保存在当前办理人员的账号中。
退回：该按钮用于将稿件退回到前一个办理步骤。比如，在办理局长签发的步骤时点击“退回”按钮，该稿件就退回到办理领导签发的人员的账号中。 会签：该按钮用于邀请局内会签人员，只有在“处室领导核稿”的办理步骤界面中显示。点击该按钮会出现人员选择界面需要选择受邀请的人员。
领导签发：该按钮用于将稿件提交到具有局领导（分管领导）角色的账号中，只有在“办公室核稿”的办理步骤界面中显示。点击该按钮会出现人员选择界面需要选择受邀请的人员。
局长签发：该按钮用于邀请局长签发，只有在“领导签发”的办理步骤界面中显示。点击该按钮稿件直接发送到局长的账号中。
3.7对拟稿正文的修改
如果需要对正文内容进行修改，可以点击“发文稿标签”页面中的“正文编辑阅读”栏中正文的标题，出现正文的编辑界面，如图3-9。具有正文编辑权限的角色的人员可以对正文增、删和改的任何动作，正文修改后会在右侧以批注的方式显示修改的内容。并且不同的办理步骤对正文修改时的字体颜色不同。将鼠标放在经过修改的正文的上方会显示该修改内容由谁什么时候做了如何修改，如图3-9所示。正文修改完毕后点击“编辑完毕”按钮保存修改。“关闭”按钮用于退出当前的操作但不保存。
图 3-9 对稿件正文的修改