1.3.1《临淮岗洪水控制工程姜唐湖闸工程施工招标文件》（LHGJTH-02-093） 1.3.2《水利建设项目（工程）档案资料管理规定》（水办[1997]275号） 1.3.3《水利水电建设工程验收规程》（SL223-1999） 1.3.4《科技档案案卷构成的一般规定》（GB/T11822-89）
1.3.5企业的《质量管理手册》（A版）、（QB/AHSLZS.00-2001）和《质量管理程序文件》（A版）（QB-AHSL01-20-2001）
1.4本办法只概括地规定了文件资料管理工作的各项规章制度，不包括诸如表格如何填写之类的技术细节。
1.5本办法由项目部质量安全科和综合办公室负责解释。 2 来文管理
2.1上级、同级单位的工程来文必须由工程资料员接收，接收到的文件应及时登记、注册，呈报相关的领导审阅；文件处理按照批示精神进行有效的复制、分发或传阅，并做好相应记录；未经领导批示的来文一律不得使用于施工中。
2.2工程资料员有权对各种来文的规范性（如是否原件、有无漏字、漏章）按国家标准向来文单位提出质疑，以确保收文的有效性。
2.3电话文件、口头指令等来文应做好详细记录，并经第二当事人予以证明方可收集和使用。
2.4对来文的原件全部进行归档，施工现场则使用其有效的复印版本。 3 成文管理
3.1文件编写必须使用规范用语，语义简要明确，采用相应的公文格式；公文一般由发文机关（文头）、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、主送机关、正文、附件、印章、成文时附注、主题词、抄送（含抄报）机关、印发机关、印发份数和印发日期等部分组成；成文的程序一般包括：拟稿、核稿、会签、审核、签发、复印、签章、分发、传递、立卷（归档）、销毁等十一道程序。
3.2工程资料员对发文的字号、内容的连续性、完整性负责；对发文的接收对象、传递时间负责。 4 收集、发送与复制 6 附件
附件《安徽水利姜唐湖闸工程项目部技术资料归档细则》见后。
收集的方式为各相关人员将自己所收集的文件资料整理后，统一交由资料员进行汇总和归档。
4.2文件的发送由专职文件管理员统一负责；文件发送时应认真做好相应记录。 4.3文件资料在使用过程中需要复制的，需报请相关领导审批后统一交由文件资料员按批准的复印份数进行定量复制；复印后文件资料必须按照“文件资料控制程序（4.2.3）”中的规定进行标识后方可使用,以确保其有效性和可追溯性。 5 档案立卷与移交
5.1在工程资料收集、整理、保存到一定数量、期限后，资料员应根据档案管理办法和工程需要，及时对资料进行立卷工作；按照《科技档案案卷的一般规定》对资料进行分类、装订、立卷、编目，为工程各级检查验收做好准备。
5.2根据资料员的要求，在工地配置足够的档案管理用具，对已立卷、归档的文件资料进行保存，做好日常的防霉、防蛀等工作；同时利用计算机系统对档案库进行科学、系统的管理，以便于查找、借阅，充分发挥其利用价值。
5.3工程竣工后，资料员根据招标要求以及建设单位的具体意见，将竣工档案资料分别移交给相关单位，并做好相应记录。