文秘与办公自动化（专科）专业 《文书与档案管理》课程辅导材料
第一章 概述
一、单项选择题
1．“文书”一词最早出现在（A） A．汉代 B．唐代 C．宋代 D．明代 2．文书的本质属性是现实（A）
A．执行性 B．政治性 C．机密性 D．信息性（P7） 3．下列选项不是档案特点的是（C）
A．系统性 B．选择性 C．法定性 D．保存性（P9） 4．我国档案室类型复杂，一般主要有（C） A．五种 B．六种 C．七种 D．八种（P16） 5．属于指挥性公文的是（D）
A．通告 B．报告 C．请示 D．指示（P25） 二、名词解释 1．文书
是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料。 2．公文
是指党政机关、企事业单位、群众团体这些法定的机关与组织为了一定的目的，在社会活动中处理公务而形成并使用的具有特定格式的应用性的文字材料。 3．档案
是指机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，作为凭证的文字、图像、声音等的文书和信息材料。 4.文书工作
通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。 三、简答题 1．档案的性质。 （1）原始记录性；
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（2）利用的价值性； （3）科学文化性。
2.简述档案管理的基本内容：（1）档案的收集；（2）档案的整理；（3）档案的鉴定；（4）档案的保管；（5）档案的统计；（6）档案的提供利用。 四、论述题 1．文书的作用。 （1）领导指导作用； （2）行为规范作用； （3）公务联系和知照作用； （4）凭据记载作用；
（5）传递信息和宣传教育作用。（P9） 五、案例分析
1.案例分析：1923年，党的第三次全国代表大会后，中央建立秘书制，决定党内外所有档案文件按照规定由秘书保管。1926年中央成立秘书处，负责全党文件的秘写、传递，档案的保管、处理、保密等工作。以后，又设立了专门负责保管中央档案文件的文件保管处。1923年至1928年，毛泽东、王若飞、邓小平等，都分别担任过党中央秘书长，直接领导文书档案工作。 请分析：
（1）党中央为什么如此重视档案工作？ （2）你认为档案工作的作用何在？ 答：
（1）档案是党和国家宝贵的历史文化财富，它对于工作的查考、经验的总结和科学研究、历史研究都有着极其重要的作用。而且档案保存的年代愈久，也就愈珍贵，对科学研究和历史研究的价值也就愈大。正因为这个原因，党中央才如此重视档案工作。
（2）档案对现实工作及各项社会活动有查考依据作用。现实工作以及各项社会事务活动的开展，需要经常查阅档案，以便为新的工作提供依据和参考。
档案有历史凭据作用。档案比较真实地记录和反映了当时人们的思想和活动，是历史的真迹，可靠性较强，因此，具有不容置辩的证据作用。
档案是科学研究的基础和条件。档案是记录前人研究成果和历史史实的最原始资料，真实可靠，任何研究工作几乎都离不开档案资料。 六、重点
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1.古代所称的“官书”和“公牍”，是今天的公文 2.“文件”一词出现的时间大约在清末 3.档案最本质的属性是原始记录性 4.文书的本质属性是现实执行性
5.文书工作的具体要求是准确、及时、安全、保密
第二章 文书的种类
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一、单项选择题
11．会议纪要用于记载会议议定事项和主要精神，因而具有（C） A．依据性 B．多样性 C．备考性 D．原始性 12．关于经济活动分析报告特点的表述正确的（C） A．重在总结 B．重在调查 C．时间性强 D．时间性弱 二、多项选择题
13．属于科技文书类的选项是（ABCD）
A．专利申请书 B．项目申请书 C．发明申报书 D．权利要求书 E．仲裁申请书
14．文书从其制发机关和作用来分可分为（ABCDE）
A．法规文书 B．党内文书 C．行政文书 D．群体文书 E．个人文书 15．文书从行文关系上分可分为（ABC）
A．上行文 B．下行文 C．平行文 D．内行文 E．外行文 三、名词解释 1．人事文书
是指各级机关在人事管理工作中形成的，反映个人自然情况、社会经历和思想品德、业务工作情况等各种材料的总称。 2．会计文书
是指机关单位在经济活动和财务收支过程中，进行会计核算所形成的各种材料的总称。 3．信访文书
是指处理人民群众来信和来访过程中形成的文书。 3.专用文书
是指在专业职能部门根据专业需要形成和使用的具有一定专业内容和特点的文书。
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四、简答题
1．公告与通告的区别。 （1）发布性质不同； （2）发布机关级别不同； （3）告知事项范围不同。 2．通报的类型。 （1）情况通报； （2）表彰性通报； （3）批评性通报。 3．总结的特点。 （1）指导性； （2）真实性； （3）专门性。
4.简述根据所反映的内容对通知的分类
（1）批转类通知；（2）转发类通知；（3）印发规章类通知；（4）贯彻执行类通知；（5）事项类通知；（6）任免类通知。 5.简述述职报告的特点
（1）述职主体的唯一性；（2）报告内容的规定性；（3）形成时间的特定性；（4）使用价值的鉴定性 五、案例分析
1.宋主任在××集团下属的××酒店办公室工作的历史悠久，工作经验十分丰富。但他文化水平一般，没有经过正规的秘书专业培训。这一天，宋主任接到酒店张经理的一项指示：要他就本酒店与××贸易公司人事纠纷一事的处理向集团公司写一份“请示报告”。宋主任回头把这项任务交给秘书小李。小李刚从大学秘书专业毕业，她清楚地知道“请示”和“报告”是两种不同的文种。根据领导交代的内容事项，她判定应用“请示”。文稿写好后，交给了宋主任。主任一看标题，随手就在“请示”的后面加上“报告”两字，并且对小李说：“我们现在既是‘反映情况’，又是‘请求批准’”，所以要用‘请示报告’”小李刚进公司，主任又是自己的直接顶头上司，当时也就不便加以解释。不过她觉得要把课堂上学的真正用于实践中真是不容易??
（结合请示与报告区别的相关知识分析。要有必要的理论知识阐述，结合案例分析，并谈谈案例带来的启迪）
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2.案例分析：每一个公文文种都有明确的适用范围，都有严格的使用要求，每个制发机关都应根据各自的职权范围、行文目的和工作内容选择单一确定的文种。但在写作实践中，经常出现乱用文种的现象。如：有些单位把“简报”当做法定公文，取代“报告”，用以反映情况；由于“通知”的适用范围很广，功能很多，同其他许多公文文种都有交叉，有人就把“通知”当成了万能文种，似乎什么文件都可以用“通知”制发，本该用“会议纪要”、“批复”、“命令”、“通报”等文种，行文皆用“通知”代替。 请分析：
（1）正确选择公文文种有何意义？ （2）如何恰当地选择公文文种？
答：（1）不同的公文种类及名称，反映着不同的使用目的和要求，反映着不同行文机关的职权范围和行文机关之间的行文关系。因此，正确地选择与使用公文种类及名称，对于公文的形成和处理，都具有十分重要的意义。
（2）根据发文机关的职责权限恰当选用。由于不少文种都只限于一定级别或拥有相应职权的机关才能使用，因此机关行文时一定要根据自身的地位，在自己的权限范围内选择相应文种，否则所发文件无效。
根据发文机关与收文机关的行文关系正确选用。机关制发公文，或是对上行文，或是对下行文，或是平行行文，三种不同的行文反映了不同的行文关系，必须分别在上行文、下行文和平行文对应的文种范围内选择恰当的文种。
根据发文的具体目的和要求准确选用。每份文件都有特定的撰制目的，都是为了实现一定的工作意图和工作目标，因此需要根据不同的行文目的选择不同的文种。 六、重点
1.适用性最单一的文种是批复 2.命令的种类不包括指挥令
3.适用于“向国内外宣布重要事项或法定事项”的文种是公告 4.调查报告《××市古旧书业的变迁》所属的类型是反映社会情况的 5.把文书分为上行文、下行文和平行文，依据的是行文关系 6.属于党政文书的是决定、指示、命令、通知、意见
7.按照内容，信访文书可划分为求决类文书、控告检举类文书、申诉类文书、批评建议类文书
8.公告和通告的区别是发布性质不同、发布机关级别不同、告知事项范围不同
9.根据内容和使用范围，可将函分为几类：（1）商洽函；（2）询问函；（3）请准函；（4）答
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