---限制采访时间。例如，如果记者要求采访的时间长度为1小时，你可以限制为更短的时间。因为记者采访时往往会尽可能延长时间。
---尽量面对面采访。如果对方想进行远程遥控式的采访，你可以要求记者亲自来采访，因为，亲自采访总是比遥控式采访要好。亲自面对面的采访总是让人觉得亲切，而且使被访者比较善谈，正确理解双方的意图。 ---最重要的还有一点，你有权要求记者在完稿或节目播出前请你或采访才象审看一次。 3. 采访前的准备工作
---就记者提供的采访提纲搜集尽量多的资料。如有必要，可以先草拟一份采访稿。
---对于采访中可能涉及的重要内容，搜集并记录下支持此观点的背景材料，例如事例、故事和一些轶事等。这些东西能帮助读者、听众和观众更好地理解你的观点。
---在采访提纲的基础上还需要准备更多的话题，因为，记者通常会从一些既定的问题转移到其他问题上。 ---在采访中，可以想出一句很妙的引语，以使你的发言更加生动。对某个重要事件发表的简短精练的讲话，它通常看似现场的临时发挥，但其实多数情况下都是事先准备好的。特别是在电视或是广播节目中，这些片段会被不断地重复。
---除了记者的录音外，自己也应该对采访录音作个备份。录音是事后校验自己在采访中言论的一种好方法，同时也可以提供给没有听到采访的其他人。
---在采访前给记者提供一些有助于了解采访对像的材料，例如个人资料、事实资料页、文章、图片或是相关的报道。
---也可以向记者建议一些问题或是话题来进行提问。 4. 采访结束后还需要做哪些工作？
---如果你承诺给记者提供补充信息，应立即完成。 ---在采访稿刊出前、电视台播放前最好能审看一次。 ---对采访进行评估、总结。
---获得此次采访中记者、制片人的姓名，及时更新你的媒体人员名单。 ---将此次采访的新闻剪辑片或录像带进行永久性存档保管。
七、策划宣传活动
对于一项宣传工作，我们都希望得到最好的宣传效果。但是对于同样的宣传内容，并非只要提供给越多的媒体，宣传效果就会越好。一项工作完成得效果如何，其实和前期的筹划、准备是分不开的。也就是说，一项宣传活动效果的好坏，关键的环节就是策划。
“策划”这个词并不晦涩难懂，但是很多人在真正工作的过程中，却觉得这个问题似乎太过于专业，不好理解。其实，策划并不是一件很玄的事情，说白了，可能我们在计划完成一项宣传工作的时候，本身就包含着策划，只是没有有意识地去梳理而已。
我们这里指的策划，实际上就是为了达到某一种宣传目的，准备通过某种形式和途径，达到其宣传效果的可操作、可实施的计划和方案。策划内容一般包括宣传的主题，发布的时机，参加的嘉宾、邀请的媒体，提供给媒体的材料，以及如何执行等。下面我们先从第一步说起。 1. 确定主题
我们准备进行一项宣传的时候，首先要明确宣传的主题是什么，然后才能够围绕主题开展工作。确定主题并不是把某项成果简单地贯以“国际上首次”或“取得重大突破”就可以了。对于研究所而言，宣传通常主要以科技成果为主，这类科学新闻的宣传首先要强调科学性勿庸置疑，但是如果要与媒体报道的节奏“合拍”，也要考虑政治性和社会性。
---科学性：我们的科学家都非常严谨，鲜有炒作，所以宣传内容本身的科学性这方面基本没有问题。我们这里指的科学性，是指宣传的主题要尽量突出对宣传内容的科学解读，主题一定要便于媒体和受众理解与接受。我们经常遇到这样的问题：科学家抱怨媒体记者曲解或夸大了某项宣传，尤其是把标题做玄了。其实，如果我们在进行策划的时候，能够把主题进行科学、准确的解读，很多类似的情况大都可以避免。
---政治性：考虑一项和科研有关的宣传时，考虑政治性并不是牵强的。这就是说，不要把科研成果和科研人员完全独立于政治之外。了解政治，是为了顺应主流，对当前形势有一个准确、全面的判断，因而能够抓住问题的关键，更好地找到同媒体宣传的结合点。例如，中央从2004年开始明确提出贯彻落实科学发展观。科学发展观的核心是全面、协调可持续发展，而我们很多研究成果实际上就是为了经济社会的全面协调可持续发展提供知识基础和技术支撑。还有，2005年，中央提出保持共产党员先进性教育，我们在对一些身为党员的科研人员进行团队或人物的宣传时，完全可以结合全国都在重点宣传的先进性教育来进行。
---社会性：我们多次遇到这样的情形，记者拿到新闻稿以后，往往还会追着问，这项成果的意义是什么？能够给人们的生活带来什么样的影响？随着科学技术的发展和公众接受科学知识渠道的增多，人们对科学技术越来越关注。另一方面，对于受众来讲，他最关心的是这项科技成果和自己能够有什么关系。如果过于专业，很难吸引读者，记者的稿件也不好处理，所以，尽量要在主题上能够体现出成果的社会意义，以及结合当时的热点新闻，才能吸引读者或受众，才能起到事半功倍的宣传效果。 2. 把握时机
对于一些资深的媒体记者而言，他们都有一些绝招儿，就是“养”新闻。所谓的“养”新闻，其实就是对于一些有价值的新闻并不急于马上报道，而是放长线钓大鱼，以求发掘潜在的更大的新闻价值，争取达到更大的影响力。同样，对于我们发布信息的一方而言，时机也是同样重要。一般来说，新闻宣传避免零碎敲打，应尽量丰富计划宣传的内容，一项成果出来了，还要考虑相关的即将完成的成果，是否需要相关的成果完成后，放在一起进行宣传？把握好时机，也是宣传成败的关键要素。
策划一项宣传内容，在选择时机的时候，可以在策划前期有意识地关注一些特定的纪念日、特殊的日期。例如，一位女科学家研究的重要成果，如果准备在年初发布，就不如考虑在“三八”妇女节前后发布。因为届时媒体肯定要对女性特别关注，所以策划的时候可以考虑结合这个特殊的节日来发布这条新闻。再比如，和环境有关的成果可以考虑在“世界环境日”期间发布。总的来说，如果策划的时机得当，能够结合媒体关注的热点，你提供的，恰恰是记者非常需要，这样的稿子就容易发出去。否则，不考虑时机进行新闻发布，经常会让记者非常为难，最终的结果往往是记者热热闹闹地来了很多，可最后的发稿却非常少，而且报道力度也会不充分。当然，如果有其他的要求或背景则另当别论。 3．确定预期目标
确定了发布的主题和日期后，接下来需要认真考虑的一个问题就是你希望达到一个什么样的目标。并不是所有的宣传都是做得越大越好，在进行策划的时候，还有一个很重要的原则就是实事求是，要客观看待你所要发布的新闻的份量，同时，还要考虑清楚发布的新闻希望在多大范围内产生影响。是仅仅让在院内有一定的影响，还是希望在本地区产生一定的影响；是希望在全国都要有一定的影响，还是希望海内外都要产生一定的影响。只有这些都确定了，才能正确地选择媒体。 4. 媒体选择
媒体选择也是一份策划方案的重要内容。一般来说，要结合拟发布的内容和希望达到的预期效果来选择媒体。如果科学性很强，而且具有广泛的社会意义，那么媒体选择的面可以宽泛一些；如果发布的成果与当前的国内形势关系密切，那么人民日报、新华社、光明日报等中央级媒体是必不可少的。如果希望能够在海外形成一定的影响，那么可以考虑从人民日报海外版、中新社、以及香港文汇报等媒体中进行选择。如果强调地区性，那么当地的一些销量很大的都市类媒体则是非常重要的传播途径。
上面我们谈到的是报纸的选择，这是因为几乎所有的信息内容几乎都可以通过文字来表达。我们还需要考虑是否需要电视和广播来表达准备发布的内容。电视和广播，尤其是电视，因为需要对画面的信息支撑，所以对信息的要求更高。现在电视台对记者的要求越来越高，如果能够拍摄到的画面仅仅是一个发布会或会议的现场，那么记者很难将这条信息发布出去。所以，要尽量针对发布的信息，使电视台的记者能够拍摄到相关的实质内容。另一方面，现场发布信息时的嘉宾也非常重要，记者可以对他们进行采访，如果是比较权威的人士，这条消息发布的机率就会大得多。
如果需要电视进一步报道，做一些访谈类的节目，那么一定要和编导提前进行充分的沟通。科技新闻是所有新闻种类中最难做好的一类新闻，它需要记者对某些领域要有一定程度的连续性的深入了解。这样的记者现在比较少。尤其是电视的编导，他们每天要面对不同领域的选题，其它领域的选题在很短的时间内比较容易理解和介入，而科
学新闻一般比较很难达到这点。所以，这就需要我们和编导提前进行充分的沟通和策划。不要寄希望于编导为专家，认为给他们提供一份材料之后便万事大吉了。如果要想对宣传的内容有一个准确的把握，主持人不问外行话，不把我们想要传播的内容传播不准确，剑走偏锋，那就一定要和编导合作，提前完成一份策划方案，这份方案不仅是为了给访谈的嘉宾看，而主要是为了提供给电视台的主持人和导播。方案应将主持人所要提出的问题全部列出，以及列出嘉宾的回答要点。 5. 关于嘉宾
圈定媒体后，如果需要进行现场发布，那么与会的嘉宾至关重要。除了当事人之外，发布内容领域的权威人士的参与也及其重要。一般来说，评价性或结论性的信息发布尽量由“外”人评价效果会更好。例如，如果是与科技部或基金委合作，可邀请这些部门相关级别的领导参会，请他们发布结论。另外，如果记者分散地对这些专家或领导单独采访，那么会有大量的协调工作需要去做，但效果未必很好。如果把他们请到现场来，记者对他们直接进行现场采访，效果就会好很多，也会提高工作效率。如果是权威人士，那么这条消息发布的机率就会大得多。 6. 材料准备和发布
参见新闻通稿和新闻发布会。 7. 确定相关责任人和执行时限
策划的目的是为了执行。所以要在策划的时候明确每一个步骤具体由谁来负责，需要在什么时间完成。 八、接待
由于办公室系统，尤其是负责对外宣传的同志，往往还肩负着对外联络与接待的任务，而且联络接待与对外宣传工作密切相关。现专门作一简单介绍，供参考。 1. 邀请领导
---行文。以组织名义向被邀请领导的部门发邀请函。
---落实。首先在文件发出两三天后就要询问对方是否收到。大约两天后再询问由哪个部门哪个人来具体协调，直接给他打电话，恳请给予必要的帮助。再过两天就可以直接询问协调结果。如果没有结果，你要根据日程进度两天一沟通，甚至一天催一次。不要怕对方不耐烦。
如果邀请领导因故来不了，要及时向你的领导汇报并采取其他措施，例如邀请同级别的其他领导或级别低一级的领导。
---与领导秘书沟通，及时将请柬和车证送达，并记下领导秘书手机号码。
2. 交通、车位和引导 ---预留足够的车位。
---安排相应级别的领导在门口迎候。提前时间应在半小时与一刻钟之间，视领导级别和路程远近有关。一般的，级别越高的领导、路程越远的，提前量要越大。
---引导。在电梯口、会前休息室门口、会议室门口都应有人守候或引导。
---签到。在来宾休息室门口、会议室门口或电梯出口处等明显处设签到处，请领导和嘉宾签到或题词。 ---如果领导和嘉宾提前时间较多，就得考虑临时通知我方参会人员提前到场，人到齐后可提前开始。 3. 会场布置 ---会标。 ---鲜花。
---桌签。排序：先按领导级别，同级别再按单位序列。主席台排位：如果最高领导是一位，主席台尽量设单人数，第一位排中间，第二位排在第一位的左臂，第三位排在第一位的右臂，依次左右类推。如果最高级别、而且是同级别的领导有两位，主席台应设双位数。以中心为界，面向台下，左边为一，右边为二，依此左右类推。 ---资料。可包括会议议程、领导和来宾名单，领导讲话或报告内容、背景资料、纸、笔等。 ---辅助设备。包括话筒、录音、投影、幕布、激光笔等。 ---服务。茶水杯、矿泉水、毛巾。如果上果盘，还须加纸巾。 4. 照相
照相的排位与主席台排位相同。如果在室外照相，考虑到天气等因素，还需准备室内方案。建议请新大北这类的专业照相公司承担，至少须提前一个小时到场，并调试好所有装备。 5. 会议纪要或简报
主要包括会况、确定的主要事项、领导讲话要点等。 6. 礼品和宣传材料
如果对方以组织的名义赠送礼品，我方应对等回赠。给领导和来宾个人的礼品应视情况而定。可选择有本
单位特色的、价钱不超过200元的物品。宣传材料包括单位介绍、年报、可视化资料等。 九、媒体记者通讯录 1. 通讯社 2. 报社 3. 杂志社 4. 广播电台 5. 电视台 6. 院内媒体